Kryptowährungen, problematische Schuldenrestrukturierung, Überziehungsschutzgebühren – dies sind nur einige Herausforderungen, bei denen die American Bankers Association (ABA) ihre Mitglieder unterstützt. Seit nahezu 150 Jahren bietet der Verband seinen Mitgliedern nicht nur Expertise, Beratung, Training und Zertifizierungen, sondern vertritt sie auch bei Regierung und Behörden sowie bei komplexen Verfahren im Zusammenhang mit dem 23,7 Billionen USD schweren Bankensektor.
Als Fachverband ist die ABA bestrebt, Zeit und Kosten in möglichst großem Umfang einzusparen, um die Beitragsgebühren gering zu halten und ihre Services für die Mitglieder zu verbessern. Die veralteten Technologien des Branchenverbands erwiesen sich jedoch als Hindernis für Effizienz, Einblicke und strategische Planung. Beim Finanz- und HR-Team waren sieben verschiedene Systeme im Einsatz und die zentralen Workflows umfassten komplett papierbasierte Prozesse. Für entscheidungsrelevante Berichte mussten die Teams entweder manuell Daten in isolierten Spreadsheets zusammenführen und analysieren oder auf die monatlichen Berichte des IT-Teams warten. Und da die Berichte auf Informationen aus manuellen Prozessen basierten, mussten die Mitarbeiter die Zahlen erst verifizieren, wodurch sich Entscheidungen noch weiter verzögerten.
Nachhaltige Effizienz
ABA entschied sich für das Deployment von Workday, um die Effizienz im Finanz- und Personalwesen zu verbessern und der Belegschaft umfassende On-Demand-Einblicke in die Verbandsdaten zu gewähren. Alethia Baggett, Chief HR Officer bei der American Bankers Association, erklärt: „Die Leute hingen weniger an den Technologien als an den schon seit 20 Jahren bestehenden Prozessen. Unsere größte Herausforderung bestand also darin, eine veränderte Einstellung hinsichtlich der etablierten Arbeitsweisen zu bewirken.“ Die Begeisterung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die neue Lösung trug dazu bei, die Erstimplementierung zu beschleunigen und ein flexibleres Mindset für kontinuierliche Verbesserungen der Workflows zu fördern. „Obwohl wir die Lösung jeden Tag nutzen, lernen wir immer wieder Neues dazu und nehmen Anpassungen vor“, so Karin Flynn, Chief Financial Officer bei der American Bankers Association. „Workday hat sich intensiv mit dem Thema Change Management auseinandergesetzt. Entsprechend beeindruckend sind die vorkonfigurierten Funktionen, die die Lösung dafür bereitstellt.“
Alles, was wir tun, basiert auf einheitlichen Finanz- und HR-Daten. Dadurch werden Spesenabrechnungen, Zeitnachweise, Performance-Reviews, Bedarfsanforderungen, Budgets und Headcount-Management vereinfacht.
Chief HR Officer
Aktuelle und umfassende Einblicke in Geschäftsabläufe
Die Konsolidierung von Finanz- und Personaldaten und die Bereitstellung von standardisierten, intuitiven digitalen Tools entlastet die Teams, sodass sie sich geschäftskritischen Aktivitäten zum Vorteil der Mitglieder und der Banken-Community widmen können. „Entscheidend sind die Selfservice-Funktionen, die uns jetzt zur Verfügung stehen“, so Flynn. „Jeder kann seine Daten in der Lösung einsehen und sicher sein, dass sie korrekt sind.“ Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen Informationen nicht mehr manuell aus unterschiedlichen Systemen extrahieren und zusammenführen. Stattdessen können Finanz- und HR-Manager mühelos ganzheitliche Erkenntnisse abrufen, z. B. welche Stellen unbesetzt sind und welche Gehälter und Zusatzleistungen damit verknüpft sind. Außerdem können sich Auditoren selbständig bei der Lösung anmelden und die benötigten Daten einfach suchen und prüfen.
Durch die Automatisierung von Workflows, die früher manuell gemanagt wurden, wie Spesenabrechnungen, Kreditorenbuchhaltung und Ertragsrealisierung, wird enorm viel Zeit eingespart. Die Gewissheit, dass diese Workflows lückenlos dokumentiert werden, ist ein zusätzliches Plus und schafft aus Sicht des Risikomanagements enorme Sicherheit.
Chief Financial Officer
Entscheidungsrelevante Daten mit einem Klick
On-Demand-Zugriff auf Informationen beschleunigt die Entscheidungsfindung und hilft Teams dabei, Kernaufgaben schneller zu erledigen. „Wir beobachten enorme Effizienzgewinne“, bestätigt Baggett. Wenn das Management zuvor den Performance-Review einer Mitarbeiterin mit den Vergütungsdaten und der Vergütungsmatrix des Verbands vergleichen wollte, mussten ein oder zwei Mitarbeiter einen Tag Zeit investieren, um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen. „Heute kann ich diesen Bericht per Button-Klick in Workday in Echtzeit abrufen“, so Baggett. Auch die Erstellung von Performance-Reviews ist jetzt einfacher. „Manager werden jetzt benachrichtigt, wenn der Performance-Review eines Mitarbeiters ansteht“, so Baggett weiter. „Und statt eine Frage nach der anderen zu stellen, klicken sie auf eine Schaltfläche, um die gewünschte Seite aufzurufen und auf einen Blick zu sehen, was zu tun ist. Allein dadurch ergibt sich eine Zeiteinsparung von etwa 10 Tagen pro Jahr.“
Unsere früheren Finanz- und HR-Abläufe und unsere aktuelle Arbeitsweise unterscheiden sich wie Tag und Nacht.
Chief HR Officer
Maximale Mitgliedervorteile
Statt unnötig Zeit in Reporting und doppelte Datenprüfung zu investieren, konzentrieren sich die Führungskräfte nun darauf, den Verband – und seine Mitgliedsbanken – fit für die Zukunft zu machen. „In meiner Rolle habe ich mich stets primär um die Personalangelegenheiten unseres Verbands gekümmert“, erklärt Baggett abschließend. „Dank Workday habe ich jedoch mehr Zeit für die strategische Planung und kann mich verstärkt der Frage widmen, wie wir unsere Ziele am besten erreichen.“
Jetzt stehen mir mehr Daten als jemals zuvor zur Verfügung, um unseren CEO effektiv zu beraten.
Chief HR Officer
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