Seit fast einem Jahrhundert setzt sich das dänische Unternehmen ALK dafür ein, das Leben von Menschen mit Allergien zu verbessern. Als weltweit führendes Unternehmen im Bereich der Allergie-Immuntherapie ist das innovative Pharmaunternehmen einzigartig in seinem Engagement für forschungsorientierte Produkte und Lösungen, die nicht nur die Allergiesymptome bekämpfen, sondern auch für eine lang anhaltende Linderung sorgen, indem sie die eigentlichen Ursachen angehen.
Durch organisches Wachstum, Übernahmen und Fusionen ist ALK auf mehr als 2.300 Mitarbeiter in 20 verschiedenen Ländern angewachsen. Die Leiter der HR-Abteilung des Unternehmens wussten, dass sie eine innovative Lösung finden mussten, die den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht wurde. Provisorisch hinzugefügte Lösungen hätten nicht funktioniert. Hier kam Workday ins Spiel.
Das große Ganze
„Seit 2013 verfolgen wir eine Strategie zur Globalisierung der HR und zur Optimierung unserer Personalprozesse“, erklärt Pernille Tang Raschke, Senior Vice President HR und interne Kommunikation bei ALK. „Mit einer Vielzahl von unterschiedlichen Lösungen, Prozessen und Anwendungen, die über das gesamte Unternehmen verteilt waren – darunter mehr als 19 HR-IT-Anwendungen, 10 Entgeltabrechnungsprozesse und 15 verschiedene Länder, in denen Personalverwaltungs- und FTE-Daten doppelt geführt wurden – wussten wir, dass wir eine effiziente, standardisierte Lösung brauchten, die uns eine globale Verknüpfung ermöglicht.“
„Wir benötigten vor allem eine Lösung, die fundierte Entscheidungen auf Grundlage zuverlässiger Daten mit Echtzeit-Reporting ermöglicht, einen besseren Überblick über unsere Personalsituation und Performance bietet und unser Unternehmen durch ein besseres Vergütungsmanagement voranbringt“, fügt Tang hinzu. Außerdem sollte die HR-Abteilung in der Lage sein, einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen, anstatt sich mit zeitraubenden manuellen und operativen Aufgaben aufzuhalten.
Mit Workday war ALK in der Lage, eine wirklich einheitliche, globale HR-Lösung zu entwickeln. „Es war ein Erfolg“, sagt Minje de Lasson, Director of HR Effectiveness und HRIS. „Wir haben die Lösung pünktlich, im Rahmen des Budgets, mit korrekten Daten und mit einer Akzeptanz von 80 % in Betrieb genommen.“ Und die Vorteile waren nach dem kurzen siebenmonatigen Einsatz sofort sichtbar.
Workday hilft uns, die Optimierung innerhalb des Unternehmens und der HR-Abteilung voranzutreiben. Mit globalen Prozessen wird die Qualität länderübergreifend angeglichen und sichergestellt, dass globale Manager und die HR-Abteilung effizienter arbeiten können.
Director of HR Effectiveness and HRIS
Vereinfachung durch eine einheitliche Datenbasis
„Unsere Manager haben früher viel manuelle Arbeit mit zahlreichen Prozessen und Lösungen geleistet, die in jedem Land anders waren“, erklärt de Lasson. „Wenn man so viele verschiedene Lösungen verwendet, wie kann man dann erwarten, dass man sich ein vollständiges Bild von der Organisation machen kann, um sie effektiv zu verwalten?“ Mit einem einzigen, leicht zugänglichen System und vollständigen HR-Daten in Workday hat ALK nun einen Echtzeit-Einblick in seine Daten und Talente, sodass es bessere Entscheidungshilfen anbieten kann.
Transparenz war ein weiterer wichtiger Grund für ALK, eine neue HR-Lösung einzuführen. „Die Transparenz der Daten ermöglicht es uns, Trends zu beobachten und das Gesamtbild zu sehen, anstatt auf individueller Ebene zu spekulieren“, erklärt de Lasson. Transparente Daten machen es für die HR-Abteilung und die Führungskräfte von ALK noch wertvoller. „Wir können uns jetzt um die Geschäfte selbst kümmern, mit Daten, denen wir vertrauen können. Die HR-Abteilung ist besser gerüstet für qualifizierte Diskussionen und das Hinterfragen und Unterstützen von Unternehmensentscheidungen und -veränderungen wie z. B. Wachstum und Übernahmen.“
„ALK hat viele große Umstrukturierungen durchlaufen, und mit Workday ist das sehr einfach“, erklärt de Lasson. „Früher waren Änderungen an Geschäftsprozessen groß und teilweise sehr unangenehm. Mit Workday ist es einfach, Änderungen vorzunehmen, wenn sich das Unternehmen weiterentwickelt, und es ist leicht, die neue Organisation zu erkennen.“
Intuitiv and innovativ
Für ALK war es wichtig, gut funktionierende globalisierte Prozesse zu schaffen, mit mehr Effizienz, Compliance, Qualität und klarer Steuerung. Aber das ist nicht der einzige Grund, warum ALK sich für Workday entschieden hat. „Workday bietet die intuitivste Anwendererfahrung“, berichtet de Lasson. „Es steht außer Frage, es ist anwenderfreundlich.“
„Wir hatten das Gefühl, dass wir einen Schritt in die Zukunft machen. Wir bekommen hier eine zukunftssichere Lösung“, sagt Raschke.
Und diese Erfahrung ist unternehmensweit zu spüren. Eduardo Vilas Ventura, Leiter der Abteilung Product Supply in Spanien, erklärt: „Workday hilft Managern wirklich, die Eigenverantwortung zu erhöhen. Wenn Sie mit Mitarbeitern zusammensitzen, brauchen Sie nicht zu sagen: „Ich muss mit der HR-Abteilung sprechen“, denn Workday macht es einfach, Fragen sofort zu beantworten. Es ist für Manager und Mitarbeiter insgesamt förderlicher“.
Globale Ziele verwirklichen
Während ALK weiterhin interessante Innovationen im Bereich der Immuntherapie entwickelt, unterstützt Workday das Unternehmen bei der Umsetzung seiner HR-Globalisierungsziele. „Workday ermöglicht es uns, das Unternehmen zu unterstützen, indem wir kosteneffiziente Personaldienstleistungen erbringen, starke lokale HR-Kompetenzen sicherstellen und das Unternehmen durch die Förderung einer engagierten Personalagenda wachsen lassen. Wir verfügen jetzt über die Lösungen und Prozesse, die wir brauchen, um uns anzupassen und unser sich ständig veränderndes Geschäft zu unterstützen“, sagt Tang Raschke.