Czym jest zarządzanie pracownikami? Co warto wiedzieć przy wyborze rozwiązania WFM
Czym jest zarządzanie pracownikami w obliczu dynamicznie zmieniających się potrzeb pracowników oraz transformacji samego modelu pracy? Poniżej omawiamy, co organizacje powinny wziąć pod uwagę przy wyborze rozwiązań do zarządzania pracownikami, które pozwalają przydzielać odpowiednie talenty we właściwym czasie.
Dla pracodawcy pracownicy to dwie strony tego samego medalu: stanowią zarówno największy koszt firmy, jak i jej największy atut. Każdego dnia mają bezpośredni wpływ na wszystko – od postrzegania marki po marże zysku. Nic dziwnego, że badania konsekwentnie potwierdzają ścisły związek między zaangażowaniem, produktywnością i rentownością.
Ponieważ pracownicy mają tak kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy, odwiecznym zadaniem kierownictwa jest znalezienie sposobu na zmaksymalizowanie ich wydajności i produktywności. Jednak wraz z radykalnymi zmianami charakteru pracy i oczekiwań pracowników w ostatnich latach odpowiedzialność ta stała się jeszcze większa. Współcześni menedżerowie muszą rozumieć nie tylko, kiedy i gdzie rozmieścić pracowników, ale także jak te uwarunkowania będą się zmieniać w przyszłości. Chcąc zapewnić odpowiednią liczbę pracowników o odpowiednich umiejętnościach w odpowiednim czasie – teraz i w przyszłości – kadra kierownicza stosuje procesy zarządzania pracownikami (WFM).
Poniżej omawiamy, czym jest zarządzanie pracownikami w obliczu zmieniających się oczekiwań pracowników oraz charakteru pracy, a także co organizacje powinny wziąć pod uwagę przy wyborze rozwiązań WFM umożliwiających przydzielanie odpowiednich talentów we właściwym czasie.
Czym jest zarządzanie pracownikami?
Zarządzanie pracownikami polega na wdrażaniu procesów, które pozwalają zmaksymalizować wydajność i produktywność pracowników.
W najprostszym ujęciu WFM koncentruje się na zarządzaniu czasem. Pozwala firmom określić, ilu pracowników potrzebują do realizacji zadania lub obsadzenia zmiany każdego dnia, tygodnia i miesiąca. Narzędzia WFM służą przede wszystkim do zarządzania pracownikami, którzy muszą być obecni na miejscu (np. pracownicy pierwszej linii), a ich główną zaletą jest pomoc firmom w planowaniu grafiku i śledzeniu czasu pracy. Zaawansowane narzędzia pomagają też przewidzieć, ilu pracowników będzie potrzebnych, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom biznesowym, np. w przypadku nowego projektu czy sezonowego wzrostu ruchu.
Tradycyjnie WFM bazowało na podejściu odgórnym, w którym przełożeni tworzyli grafiki zmian dla swoich zespołów (wyobraź sobie wydrukowane arkusze kalkulacyjne przyklejone do ścian w pokoju socjalnym). Takie ręczne podejście utrwalało postrzeganie ewidencji czasu pracy i planowania grafiku jako nudnej, choć koniecznej, części pracy działu HR. Koniecznej? Tak, ale pozbawionej strategicznego znaczenia i potencjału innowacyjnego kojarzących się z takimi obszarami HR, jak świadczenia pracownicze czy szkolenia i rozwój.
Na szczęście ewoluujący charakter pracy zmienił to postrzeganie WFM. Wraz z upowszechnieniem się modelu rozszerzonej kadry pracowniczej, obejmującej pracowników etatowych, niepełnoetatowych, tymczasowych i freelancerów, planowanie godzin i zadań przy jednoczesnym monitorowaniu efektywności stało się niezwykle złożone. Zapomnij o prostym rozdzielaniu godzin między pracowników; dzisiejsi menedżerowie muszą uwzględniać preferencje dotyczące grafiku, indywidualne umiejętności, ograniczenia budżetowe i zgodność w odniesieniu do różnych kategorii pracowników. Procesy ręczne ani stare, odrębne systemy już nie wystarczają.
Ta coraz bardziej skomplikowana rzeczywistość uwypukliła znaczenie zarządzania pracownikami bazującego na danych i nowoczesnych narzędziach WFM.
Dlaczego zarządzanie pracownikami jest ważne?
Bezprecedensowe zawirowania ostatnich lat – pandemia, niedobory pracowników czy problemy z łańcuchem dostaw – podkreśliły potrzebę maksymalnego wykorzystania przez firmy swoich zasobów kadrowych przy jednoczesnym dostosowywaniu się do zmian i nowych możliwości. Liderzy biznesu muszą umieć przygotować swoich pracowników na zmiany, jednocześnie przestrzegając przepisów dotyczących harmonogramów pracy i wytycznych BHP.
W obliczu nieustannych zmian pracodawcy muszą inwestować w przyciąganie, zatrzymywanie i rozwijanie najcenniejszego zasobu: pracowników.
Co więcej, firmy nie mogą już pozwolić sobie na traktowanie pracowników godzinowych jako łatwych do zastąpienia ani uznawać ich potrzeb związanych z grafikiem za drugorzędne. Dziś pracownicy godzinowi i tymczasowi stanowią trzon wielu organizacji i oczekują odpowiedniego traktowania.
Nowoczesne zarządzanie pracownikami może wykraczać daleko poza planowanie grafiku i śledzenie czasu pracy, pomagając liderom w zarządzaniu tymi zmieniającymi się standardami. W najszerszym ujęciu WFM wykorzystuje dane w czasie rzeczywistym i AI, łącząc planowanie zasobów kadrowych ze strategicznym planowaniem na poziomie całego przedsiębiorstwa. Pozwala to zmaksymalizować wydajność, efektywność i zaangażowanie pracowników przy jednoczesnym ograniczaniu ryzyka organizacyjnego. Takie podejście tworzy także jedno wiarygodne źródło danych, zamiast zmuszać kierownictwo do wyszukiwania informacji o pracownikach zatrudnionych na pełny etat w systemie zarządzania kapitałem ludzkim (HCM), a danych dotyczących pracowników tymczasowych w oddzielnym systemie zarządzania dostawcami (VMS). Ujednolicone rozwiązanie pozwala liderom działów HR, finansów i operacji w pełni zrozumieć całkowite koszty pracy, nawet w obliczu coraz większej złożoności struktury zatrudnienia i rosnącej liczby alternatywnych form zatrudnienia.
Czym jest oprogramowanie do zarządzania pracownikami?
Jak wspomnieliśmy wcześniej, wiele organizacji utknęło w miejscu, stosując ręczne procesy, odrębne systemy i rozproszone dane do zarządzania pracownikami. Problem polega na tym, że takie podejście sprawdza się tylko wtedy, gdy ludzie, harmonogramy i rejestracja czasu pracy są całkowicie przewidywalne.
Oczywiście ludzka natura i złożoność życia pracowników sprawiają, że planowanie nie jest procesem statycznym. Jednocześnie na kierownikach operacyjnych ciąży rosnąca presja, aby dostosowywać operacje kadrowe do szerszej strategii firmy, wdrażać nowe modele biznesowe, przenosić pracowników między stanowiskami i lokalizacjami oraz wychodzić naprzeciw nowym oczekiwaniom pracowników. W takim środowisku tradycyjne zarządzanie pracownikami po prostu się nie sprawdza.
Z kolei platformy WFM tworzą jedno źródło danych czerpiące z ujednoliconego systemu zarządzania czasem pracy, harmonogramami i wynagrodzeniami. Wykorzystują AI, aby dopasowywać popyt na pracę do podaży i uzyskiwać kluczowe informacje kadrowe, pomagając menedżerom optymalizować grafiki zgodnie z potrzebami biznesowymi, przepisami prawa pracy i preferencjami pracowników.
Oprócz optymalizacji planowania narzędzia te umożliwiają organizacjom generowanie raportów w czasie rzeczywistym, zapewniają pełny wgląd w koszty pracy i usprawniają podejmowanie decyzji. Dzięki zaawansowanemu podejściu do zarządzania pracownikami i odpowiedniemu oprogramowaniu organizacje mogą bez trudu przydzielać właściwe zasoby we właściwym miejscu i czasie.
Na przykład oprogramowanie Workday Scheduling i Labor Optimization zapewnia korzyści w następujących obszarach:
Planowanie: zaawansowane rozwiązanie do planowania zorientowane na pracownika wykorzystuje AI, aby zrównoważyć zapotrzebowanie na pracowników z ich preferencjami. Generuje zoptymalizowane grafiki, dając pracownikom godzinowym większą elastyczność i kontrolę.
Anomalie czasu pracy: Workday, jako część centrum czasu i planowania dla menedżerów, automatycznie wykrywa możliwe błędy w rejestracji czasu pracy i powiadamia o nietypowych wpisach. Pozwala to zaoszczędzić czas i poprawia dokładność listy płac oraz kosztów pracy.
Wskazywanie umiejętności i zarządzanie nimi: dzięki spójności strategii kadrowej z profilem umiejętności organizacje mogą szybko przydzielać odpowiednio wykwalifikowanych pracowników do odpowiednich zadań. Mogą też identyfikować luki w umiejętnościach.
Prognozowanie popytu: prognozowanie zapotrzebowania wykorzystuje uczenie maszynowe i dostarcza danych do silnika optymalizacyjnego bazującego na Workday AI. Pomaga menedżerom tworzyć harmonogramy zoptymalizowane pod kątem prognozowanego zapotrzebowania na pracowników, uwzględniając czynniki zewnętrzne, takie jak historia sprzedaży i natężenia ruchu klientów, dane pogodowe czy informacje o lokalnych wydarzeniach.
Dzięki zarządzaniu pracownikami działy HR i operacyjne mogą w pełni wykorzystać potencjał ludzi, aby nie tylko reagować na zmiany, ale także osiągać sukcesy – zarówno w obliczu pandemii, jak i nowych możliwości rynkowych czy rosnącej presji konkurencyjnej.
Ponieważ pracownicy mają tak kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy, odwiecznym zadaniem kierownictwa jest znalezienie sposobu na zmaksymalizowanie ich wydajności i produktywności.
Jak wygląda zarządzanie pracownikami w praktyce?
Oprogramowanie Workday do zarządzania pracownikami zapewnia zarówno pracownikom, jak i menedżerom większą kontrolę nad życiem zawodowym. Jednocześnie pomaga firmom spełniać wymogi biznesowe i prawne.
Dzięki Workday Scheduling i Labor Optimization pracownicy mogą wskazywać, kiedy i gdzie chcą pracować. Mogą wybierać preferowane godziny i lokalizacje, zapisywać się na dodatkowe zmiany i zamieniać na godziny ze współpracownikami. Narzędzia do automatycznego planowania uwzględniają preferencje pracowników, przypisując ich do zmian, które najlepiej im odpowiadają. Gdy menedżerowie przeglądają i dostosowują automatyczny harmonogram, Workday na bieżąco weryfikuje go pod kątem dostępności i kwalifikacji pracowników. Gdy kierownik zatwierdzi kalendarz, pracownicy otrzymują powiadomienie z prośbą o sprawdzenie harmonogramu pracy na nadchodzący tydzień.
Taki system zapobiega nieporozumieniom związanym z planowaniem, umożliwiając płynną komunikację. Załóżmy na przykład, że pracownik przegląda nadchodzący grafik i zdaje sobie sprawę, że nie może już pracować w środowe popołudnie. Zamiast kontaktować się z kierownikiem i czekać na odpowiedź, może po prostu zaznaczyć zmianę w aplikacji Workday. Przełożony natychmiast otrzymuje powiadomienie wraz z sugestiami dotyczącymi innych pracowników, których harmonogramy i umiejętności odpowiadają środowemu wakatowi.
Ponadto zarówno pracownik, jak i kierownik mogą opublikować godziny na tablicy wolnych zmian, aby każdy inny pracownik posiadający odpowiednie kwalifikacje mógł je przejąć. Na tablicy wolnych zmian pracownicy widzą tylko te zmiany, które odpowiadają im kwalifikacjom. Gdy ktoś przejmie zmianę, kierownik ją zatwierdza, a inni zainteresowani pracownicy otrzymują powiadomienie.
W międzyczasie Workday monitoruje harmonogram pod kątem wymogów regulacyjnych i zgodności. Kierownik otrzymuje powiadomienia, jeśli na przykład dodatkowa zmiana spowodowałaby przekroczenie nadgodzin lub gdy pracownik nie skorzysta z obowiązkowej przerwy na posiłek.
W ten sposób korzystając z prostego i płynnego planowania, wszyscy mogą lepiej pogodzić pracę z życiem prywatnym. W przypadku osób, które mają kilka etatów lub łączą życie zawodowe z obowiązkami opiekuna czy studenta, taka elastyczność w planowaniu grafiku zapewnia doświadczenie pracownika, jakiego potrzebują. Dzięki niemu czują się bardziej zaangażowani i doceniani.
Jakie są główne korzyści płynące z narzędzi do zarządzania pracownikami?
Przydzielanie odpowiednich pracowników we właściwym czasie i miejscu gwarantuje, że praca jest wykonywana prawidłowo i sprawnie. Organizacje unikają dzięki temu wielu problemów – od zbyt małej liczby lub nieodpowiednio przeszkolonych pracowników po kosztowne błędy w zakresie zgodności i problemy prawne. W efekcie zoptymalizowane narzędzia WFM pomagają firmom – zwłaszcza tym, które w dużym stopniu opierają się na pracownikach tymczasowych i godzinowych – osiągać i utrzymywać przewagę konkurencyjną, ułatwiając przy tym życie zarówno kierownikom, jak i pracownikom.
Ponadto inteligentne rozwiązania do planowania zorientowane na pracowników pozwalają liderom operacyjnym poprawiać produktywność i ograniczać koszty pracy dzięki dynamicznemu zarządzaniu zapotrzebowaniem. Dzięki tym narzędziom menedżerowie pierwszej linii mogą zarządzać grafikami zespołu w ujęciu tygodniowym i dziennym, a także widzieć prognozowane i rzeczywiste koszty pracy.
Oprogramowanie Workday do optymalizacji zatrudniania zapewnia zarówno pracownikom, jak i menedżerom większą kontrolę nad życiem zawodowym. Jednocześnie pomaga firmom spełniać wymogi biznesowe i prawne.
Ta elastyczność przynosi korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Zwłaszcza w kontekście deficytu talentów pracodawcy muszą zapewniać pozytywne doświadczenia zawodowe, które zachęcają do pozostania w firmie. Dając pracownikom możliwość zarządzania własnym grafikiem w dedykowanej aplikacji, organizacje mogą zwiększyć satysfakcję pracowników i ograniczyć rotację. Podobnie narzędzia do planowania dostosowane do urządzeń przenośnych zapewniają pracownikom, którzy coraz częściej pracują zdalnie i nie mają stałego stanowiska pracy, większą autonomię. To z kolei usprawnia rekrutację i zwiększa retencję.
Poznaj korzyści płynące z Workday Scheduling i Labor Optimization.
Wykorzystaj potencjał każdego pracownika: znajomość umiejętności każdego pracownika pozwala firmie wykorzystywać je w miarę potrzeb. Poznanie pracownika to pierwszy krok do jego zaangażowania.
Usprawnij obsadzanie stanowisk i planowanie: zarządzanie pracownikami pozwala pracodawcom przydzielać zasoby tam, gdzie są najbardziej potrzebne, w odpowiednim momencie.
Zapewnij przewidywalne koszty pracy: harmonogram oparty na wiarygodnych, aktualnych danych zapewnia przejrzystość kosztów pracy. Lepsza widoczność to doskonałe wyniki biznesowe.
Obniż koszty administracyjne: mniej pracy ręcznej pomaga obniżyć koszty administracyjne.
Analiza kosztów pracy w czasie rzeczywistym: menedżerowie zyskują wgląd w koszty pracy w czasie rzeczywistym bez czekania na integrację z listą płac, ponieważ wszystkie dane Workday (w tym czas pracy, nieobecności i grafik) są dostępne natychmiast w jednym miejscu.
Daj pracownikom kontrolę: w czasach niedoboru umiejętności i wysokiej rotacji pracownicy oczekują od pracodawców elastyczności. Firma, która zapewnia elastyczność w planowaniu i przejrzystość, staje się pożądanym pracodawcą.
Ponadto Workday Scheduling i Labor Optimization udostępnia ocenę harmonogramu, pokazując planistom i kierownikom operacyjnym za pomocą wskaźników ilościowych, czy spełniają one potrzeby kadrowe i biznesowe. Dzięki tej ocenie mogą sprawdzić, czy uda im się zmniejszyć koszty pracy przy jednoczesnym obsadzeniu wszystkich wymaganych godzin.
Jakie są kluczowe kryteria wyboru narzędzi do zarządzania pracownikami?
W nowym świecie elastycznej pracy odgórne podejście, w którym pracodawcy ustalają grafiki, staje się przeżytkiem – tak jak faks. Ujednolicone oprogramowanie WFM pomaga firmom skuteczniej i łatwiej przyciągać, angażować i zatrzymywać talenty.
Oprogramowanie WFM powinno zapewniać:
- Jednolite źródło danych o kadrach
- Przejrzystość kosztów i innych kluczowych wskaźników kadrowych
- Automatyczne generowanie grafików uwzględniające preferencje pracowników i dane w czasie rzeczywistym, np. urlopy
- Usprawnione planowanie, które daje menedżerom pierwszej linii więcej czasu na szkolenie zespołów i obsługę klientów
- Prosty i przyjazny interfejs użytkownika, dzięki któremu pracownicy mogą łatwo realizować zadania kadrowe i administracyjne.
Narzędzia Workday WFM dostosowują się do narzędzi używanych przez pracowników, dzięki czemu nie muszą oni przełączać się między oddzielnymi systemami. Workday integruje się z naturalnymi przestrzeniami roboczymi, takimi jak Microsoft Teams, umożliwiając pracownikom szybkie działania – jak wnioskowanie o urlop czy rejestrowanie obecności – w naturalnym toku codziennej pracy.
Jak ewoluuje zarządzanie pracownikami?
W obliczu nieustannych zmian pracodawcy muszą inwestować w przyciąganie, zatrzymywanie i rozwijanie najcenniejszego zasobu: pracowników. Nowoczesne zarządzanie pracownikami to coś więcej niż traktowanie ich jak danych w arkuszu rekrutacyjnym, harmonogramie czy zestawieniu kosztów. System, który po prostu wpisuje pracowników do kalendarza, mógł kiedyś wystarczyć – ale nie dziś. Współcześni pracodawcy potrzebują bardziej zaawansowanych technik i systemów WFM, które rozumieją i charakteryzują ludzi na podstawie ich umiejętności, preferencji, doświadczeń i potrzeb.
Organizacje nie mogą już polegać na przestarzałych systemach WFM, które oferują niewiele wglądu w umiejętności pracowników. Zamiast tego potrzebują oprogramowania, które pozwala pracownikom szybko reagować i przyjmować zmiany. Innymi słowy, potrzebują optymalizacji zatrudnienia, czyli szerszej platformy łączącej możliwości WFM z innymi funkcjami HR, takimi jak obsługa świadczeń, rekrutacja i zarządzanie talentami.
Jako strategia, optymalizacja zatrudnienia wprowadza umiejętności do procesu zarządzania pracownikami, łącząc efektywność zautomatyzowanego WFM z elastycznością podejścia do talentów opartego na umiejętnościach. Integruje aplikacje WFM z procesami HR i operacyjnymi, takimi jak zarządzanie talentami i umiejętnościami, rekrutacja, świadczenia, wynagrodzenia, doświadczenie pracownika oraz planowanie i analityka.
Oprogramowania WFM zarządzającego czasem, grafikami, nieobecnościami i płacami nie można już traktować jedynie jako miłego dodatku ułatwiającego prowadzenie działalności. Obecnie zapewnia ono niezbędny punkt kontaktu między pracodawcami a pracownikami, umożliwiając im zarządzanie własnym życiem zawodowym i optymalizację go, a jednocześnie przyczyniając się do sukcesu firmy.
Dowiedz się więcej o łączeniu możliwości Workday Human Capital Management z niezbędnymi rozwiązaniami do zarządzania pracownikami, aby w pełni wykorzystać potencjał swojej kadry, zwiększyć produktywność oraz angażować i zatrzymywać talenty.
Dowiedz się więcej o Workday Workforce Management.