Czym jest system zarządzania dostawcami?
System zarządzania dostawcami (VMS) to rozwiązanie programowe, które pomaga zarządzać całym cyklem życia pracowników tymczasowych – od pozyskiwania, zaangażowania, zarządzania i fakturowania po raportowanie, aż po zakończenie współpracy. Umożliwia to menedżerom programów zarządzanie kosztami, wydajnością, jakością i ryzykiem w ramach jednej platformy.
Kim jest dostawca?
Mówiąc ogólnie, dostawca przekazuje firmie towary i usługi. Niezależnie od tego, czy jest to osoba fizyczna, czy organizacja, dostawca oferuje coś wartościowego, czego kupujący potrzebuje do osiągnięcia swoich celów.
W kontekście zarządzania pracownikami, mianem dostawcy określa się podmioty objęte wsparciem technologii VMS – czyli agencje zatrudnienia kontraktowego, dostawców usług oraz samych pracowników tymczasowych. Krótko mówiąc, termin „dostawca” odnosi się do podmiotów dostarczających osoby lub talenty, które stanowią zewnętrzne zasoby pracownicze organizacji.
Kim jest pracownik tymczasowy?
Pracownik tymczasowy to każdy, kto świadczy pracę na rzecz Twojej organizacji, nie będąc jej bezpośrednim pracownikiem. Typowe przykłady obejmują pracowników tymczasowych, konsultantów, pracowników dorywczych i freelancerów.
Ważne jest, aby zdawać sobie sprawę, że różne osoby i organizacje czasami używają innych terminów, mówiąc o pracownikach tymczasowych. W związku z tym podczas omawiania talentów zewnętrznych pomocne może być wyjaśnienie, o której grupie mowa.
Dlaczego potrzebujesz systemu zarządzania dostawcami?
System VMS zapewnia Ci łatwy i szybki dostęp do informacji o współpracownikach zewnętrznych, co pozwala podejmować sprawniejsze, bardziej optymalne i pewne decyzje. Obejmuje to decyzje o wysokiej wartości związane ze sposobem pozyskiwania, angażowania, zarządzania i wynagradzania zarówno pracowników tymczasowych, jak i całej kadry pracowniczej.
Oprogramowanie do zarządzania dostawcami może być również potężnym narzędziem zapewniającym bezpieczeństwo i zgodność organizacji z przepisami. Brak łatwego sposobu śledzenia i rejestrowania statusu oraz innych informacji dotyczących pracowników zewnętrznych może prowadzić do powstawania kluczowych luk i stwarzać zagrożenia dla finansów oraz reputacji Twojej organizacji.
Powiększanie się rozszerzonej kadry pracowniczej wymaga wprowadzenia rozwiązania do zarządzania nią, które pozwoli na opracowanie i realizację skutecznej strategii w tym obszarze. Choć rozwiązania te są najczęściej wykorzystywane przez zespół biura zarządzania projektami (ang. project management office, PMO) do codziennych zadań operacyjnych, zebrane dane mogą być wykorzystywane w całej organizacji. Na przykład zespoły HR, finansowy i IT mogą łatwo uzyskać dostęp do informacji i analizować je, umożliwiając planowanie zatrudnienia i strategię działania.
Jakie są korzyści płynące z systemu zarządzania dostawcami?
Dzięki temu, że system VMS pozwala skuteczniej wykorzystywać pracowników tymczasowych, Twoja organizacja może z łatwością dostosowywać się do szybkich zmian w branży, uzupełniać braki w umiejętnościach i przyciągać największe talenty – a wszystko to w jednym centralnym systemie ewidencji.
Do korzyści płynących z oprogramowania do zarządzania wykonawcami należą:
Usprawnienie i automatyzację żmudnych, ręcznych procesów
Zwiększenie widoczności wszystkich rodzajów pracowników
Szybsze zatrudnianie i poszerzanie puli talentów
Zarządzanie zgodnością i ograniczanie ryzyka
Optymalizacja procesów wdrażania i zakończenia współpracy
Uproszczenie fakturowania i redukcja kosztów
Wspieranie globalnego wzrostu.
„Oprogramowanie Workday VNDLY znacznie poprawiło widoczność naszych pracowników tymczasowych. Znamy teraz liczbę i lokalizację naszych pracowników, wysokość wydatków, którymi zarządzamy, oraz dostawców wspierających program. Co więcej, korzystamy z solidnych możliwości raportowania, aby prognozować zapotrzebowanie na pracowników”.
– dyrektor ds. zaopatrzenia strategicznego, College Board
Jakie są funkcje systemu zarządzania dostawcami?
Chociaż dokładne możliwości mogą się różnić w zależności od dostawcy, typowe funkcje oprogramowania VMS zazwyczaj obejmują zarządzanie dostawcami, dystrybucję zamówień, skonsolidowane rozliczenia, ograniczanie ryzyka, śledzenie zatrudnienia i znaczną poprawę możliwości raportowania w porównaniu z systemami i procesami ręcznymi.
Obecnie systemy te często obejmują zarządzanie konsultantami pracującymi na podstawie zestawienia zakresu prac (ang. statement of work, SOW) oraz usług zlecanych na zewnątrz. Ze względu na ten szerszy zakres oferowanych usług, niektórzy dostawcy VMS mogą opisywać swoje rozwiązania jako „system rozszerzonej kadry pracowniczej” lub „platforma rozszerzonej kadry pracowniczej”.
Jak zarządzać globalną zgodnością za pomocą systemu zarządzania dostawcami
System VMS jest cennym narzędziem we współczesnym, globalnym środowisku pracy, w którym liderzy coraz częściej zarządzają zespołami działającymi ponad granicami. Ze względu na to, że przepisy lokalne mogą znacznie się różnić w poszczególnych krajach, ważne jest uzyskanie wsparcia w zakresie obsługi wymagań dotyczących fakturowania, przepisów prawa pracy, regulacji dotyczących danych oraz innych wyzwań związanych z pracą na skalę globalną.
W celu usprawnienia globalnego zarządzania zgodnością system VMS powinien dysponować rozbudowanymi funkcjonalnościami, które ułatwią nawigację w następujących obszarach: fakturowanie międzynarodowe, krajowe struktury podatkowe, rozliczanie w walutach lokalnych, złożone kalkulacje stawek oraz lokalne przepisy pracy.
Do globalnych korzyści biznesowych płynące z oprogramowania do zarządzania pracownikami tymczasowymi należą:
Unikanie kar i grzywien dzięki kluczowym funkcjom wspierającym globalne potrzeby.
Łatwe raportowanie kompleksowych danych dotyczących pracy tymczasowej, niezależnie od kategorii, rodzaju umowy, działu czy lokalizacji.
Centralizacja informacji z wielu krajów w celu podejmowania decyzji opartych na danych i zmniejszenia ryzyka.
Dlaczego bezpieczeństwo ma znaczenie w systemie zarządzania dostawcami?
Jeśli oceniasz system VMS, uwzględnienie kwestii dotyczących bezpieczeństwa ma kluczowe znaczenie. Zatrudnianie różnorodnych typów pracowników niesie ze sobą specyficzne ryzyka w zakresie zgodności i bezpieczeństwa, które mogą być trudne do rozwiązania bez właściwej technologii.
Systemy zarządzania dostawcami rejestrują i przechowują dane osobowe pracowników – a także informacje dotyczące Twojej organizacji i jej partnerów – dlatego muszą one spełniać wyjątkowo wysokie standardy zarówno w całej branży VMS, jak i w krajach zatrudnienia Twoich pracowników. Upewnij się, że Twój system VMS ma wbudowane kompleksowe, techniczne zabezpieczenia mające na celu ochronę Twoich danych. Kontrole bezpieczeństwa powinny być potwierdzone przez zaufane strony trzecie.
Połączenie systemu zarządzania dostawcami z zarządzaniem kapitałem ludzkim
Coraz więcej organizacji polega na zróżnicowanej grupie pracowników, w tym na wykonawcach, dostawcach usług, sprzedawcach rynkowych, a nawet botach. Zasoby kadrowe nie ograniczają się już do pracowników etatowych. W rezultacie wiele dzisiejszych organizacji potrzebuje bardziej holistycznej strategii zarządzania personelem, która uwzględnia całą kadrę pracowniczą.
Biorąc pod uwagę tę ciągłą zmianę w dynamice zatrudnienia, połączenie systemu zarządzania dostawcami i rozwiązania do zarządzania kapitałem ludzkim (ang. human capital management, HCM) może być nieocenionym narzędziem do tworzenia pełnej widoczności zatrudnienia i eliminowania rozproszonych źródeł informacji. Połączenie VMS i HCM umożliwia płynny przepływ danych między systemami, tworząc zwinne, ujednolicone podejście, które usprawnia pracę wszystkich pracowników.
Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie rozwiązania VMS i HCM można ze sobą połączyć. Niektóre integracje są bardziej efektywne i przyjazne dla użytkownika niż inne. Jest to ważna funkcja, którą należy wziąć pod uwagę przy ocenie opcji technologicznych dla pracowników.
Elementy skutecznego systemu zarządzania dostawcami
Chociaż dokładne elementy oprogramowania do zarządzania pracownikami tymczasowymi mogą się różnić, istnieją pewne funkcje, które w połączeniu pozwalają zbudować naprawdę efektywny system VMS. Przykłady ważnych komponentów obejmują:
Zarządzanie rozszerzoną kadrą pracowniczą
Możliwości związane z zarządzaniem rozszerzoną kadrą pracowniczą pozwalają organizacji skuteczniej wspierać kompleksowy cykl zatrudnienia wykonawców zewnętrznych – w tym pozyskiwanie, wdrażanie, zarządzanie, fakturowanie i zakończenie współpracy. Ostatecznie funkcje te umożliwiają lepsze planowanie, zarządzanie i analizowanie potrzeb oraz wydatków związanych z pracą tymczasową.
Zestawienie zakresu prac (SOW)
Funkcje SOW zapewniają narzędzia potrzebne do mapowania i przestrzegania wymagań SOW dotyczących pracy tymczasowej – umożliwiając zarządzanie złożonymi projektami w jednym miejscu. Dzięki funkcjom SOW w VMS można zapewnić firmie dostęp do kadry pracowniczej, która jest niezbędna do pomyślnej realizacji projektu.
Zarządzanie profilami pracowników
Dzięki możliwościom zarządzania profilami pracowników można szybko i łatwo zidentyfikować podstawowe informacje potrzebne do podejmowania odpowiednich decyzji w ramach programu zarządzania rozszerzoną kadrą pracowniczą. Oszczędzaj czas i pieniądze, mając pewność, kto pracuje, gdzie wykonuje pracę, jak długo i jaki jest koszt jego zatrudnienia.
Rola sztucznej inteligencji w oprogramowaniu do zarządzania dostawcami
Firmy oferujące systemy zarządzania dostawcami coraz częściej wykorzystują uczenie maszynowe i inne strategie oparte na AI w celu usprawnienia procesów, zwiększenia wydajności zespołów i odkrycia potencjalnych oszczędności. Dobrym przykładem są zadania związane z rekrutacją. Narzędzia VMS oparte na uczeniu maszynowym mogą wspierać zespoły HR i zaopatrzenia w szybkim identyfikowaniu kandydatów najlepiej spełniających Twoje wymagania, uwzględniając ich doświadczenie i oczekiwania dotyczące stawek. Automatyzując i upraszczając procesy rekrutacyjne, sztuczna inteligencja może pomóc organizacji zaoszczędzić czas i pieniądze, dając liderom HR i zaopatrzenia swobodę skupienia się na bardziej znaczących zadaniach.