Czym jest zarządzanie umowami w sektorze opieki zdrowotnej?
Skuteczne zarządzanie umowami w sektorze opieki zdrowotnej obejmuje wysoce efektywne systemy, które obsługują każdy rodzaj żądania związanego z umowami, w tym ich odnowienia, jak również podpisy odręczne, zapewniając jednocześnie pełną zgodność z przepisami branżowymi, takimi jak HIPAA, PHI i BAA.
Skuteczny system zarządzania umowami w sektorze opieki zdrowotnej przynosi ogromne korzyści kadrze kierowniczej szpitali, pacjentom, ubezpieczycielom, pracownikom, partnerom biznesowym i wszystkim innym podmiotom z branży opieki zdrowotnej, ze względu na zmniejszenie kosztów marnotrawstwa i ograniczenie ryzyka związanego z naruszeniami postanowień umów.
Codzienne operacje podmiotów świadczących usługi opieki zdrowotnej obejmują zarządzanie umowami przy pomocy głównie ręcznych procesów, takich jak obsługa papierowych dokumentów, wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail, korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych i współdzielonych dysków. Ta ilość ręcznych operacji może być dużym obciążeniem dla skuteczności systemu zarządzania szpitalem.
Przeciętnie w wyniku niewłaściwego zarządzania umowami firmy tracą 9,2% rocznych przychodów. Badanie firmy Black Book z 2019 r. wykazało, że około 96% systemów zarządzania w amerykańskiej ochronie zdrowia opiera się na procesach manualnych lub przestarzałym oprogramowaniu, które nie spełnia wymagań modelu opieki zdrowotnej opartej na wartości (ang. value-based care).
Potrzeba obniżenia kosztów w branży opieki zdrowotnej jest coraz bardziej nagląca, a jednym z obiecujących rozwiązań jest automatyzacja zarządzania umowami, która może poważnie ograniczyć straty ponoszone w wyniku ręcznych lub anachronicznych procesów zarządzania umowami. Redukcję kosztów można osiągnąć, wdrażając wysoce wydajne oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umów (ang. Contract Lifecycle Management, CLM), które bazuje na modelu opłaty za wartość (ang. fee-for-value), w którym zapłata zależy od efektów zdrowotnych i jakości opieki.
Dlaczego zautomatyzowane zarządzanie umowami ma znaczenie w sektorze opieki zdrowotnej?
Każda sfera działalności szpitala generuje ogrom zadań administracyjnych o różnej częstotliwości wykonywania, które zapewniają właściwe funkcjonowanie placówki – są to m.in. takie czynności, jak prowadzenie dokumentacji, księgowanie rachunków, paragonów i wydatków szpitalnych, a także śledzenie regulacji prawnych.
Wszystkie te zadania razem wzięte są bardzo uciążliwe, jeśli są wykonywane ręcznie. Ilość papierkowej roboty, możliwe błędy ludzkie i czas zmarnowany na sortowanie dokumentów sprawiają, że ten proces jest wysoce nieefektywny.
Przeciętny szpital utrzymuje w każdym momencie ponad 1000 relacji biznesowych, co oznacza, że system opieki zdrowotnej ma do czynienia z bardzo dużą ilością umów. Niewłaściwe zarządzanie tymi umowami może powodować np. wycieki informacji. Są one bardziej powszechne w systemach papierowych i powodują problemy prawne z powodu naruszenia umów.
W jaki sposób oprogramowanie do zarządzania umowami przynosi korzyści placówce opieki zdrowotnej?
Automatyzacja zarządzania umowami umożliwia:
1. Sprawne śledzenie kluczowych etapów w realizacji umów i konieczności ich odnowienia
W odróżnieniu od ręcznego prowadzenia dokumentacji, oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umów powoduje, że każda umowa jest automatycznie śledzona aż do daty jej odnowienia. Zapewnia to pełne wywiązywanie się z ujętych w umowach terminów i płynną realizację kontraktów długoterminowych.
Najlepsze oprogramowanie posiada również funkcje automatycznego przypominania obu stronom o nadchodzących terminach kluczowych etapów realizacji umowy (skonfigurowanych przez użytkownika) przed ich upływem.
Dzięki temu szpital może uniknąć przeoczenia wszelakich terminów: audytu, płatności, wygaśnięcia umów, czy zwrotu kosztów.
2. Ograniczenie ryzyka wycieku danych i naruszenia przepisów o ochronie danych.
Najlepsze programy do zarządzania umowami w służbie zdrowia są wyposażone w solidne zabezpieczenia polegające na szyfrowaniu 256-bitowym, dodatkowej warstwie zabezpieczeń uzyskanej przez uwierzytelnianie dwuskładnikowe i ochronie antywirusowej. Wszystkie te funkcje pomagają zapewnić bezpieczeństwo umów zawieranych przez szpitale.
Wysoki poziom bezpieczeństwa zapobiega wszelkim wyciekom danych na zewnątrz i próbom włamań ze źródeł zewnętrznych. Eliminuje również ryzyko wycieku informacji wewnątrz firmy, które występuje w systemach opartych na dokumentacji papierowej, gdzie nieupoważniony personel, np. pracownicy niskiego szczebla, może przez przypadek uzyskać dostęp do poufnych treści podczas wykonywania manualnych zadań administracyjnych (takich jak kserowanie i przekazywanie dokumentów).
3. Uproszczenie systemu zarządzania.
Dzięki automatyzacji maleje ogólne obciążenie obsługą dużej liczby umów. Oprogramowanie pozwala uprościć pewne procesy, w tym negocjacje umów, analizę ryzyka zakupowego oraz raportowanie całkowitych wydatków u określonych dostawców i partnerów.
4. Ułatwione przygotowanie umów.
W przeciwieństwie do tradycyjnej papierologii, korzystanie z oprogramowania pozwala względnie łatwo zautomatyzować tworzenie umów. Można przygotowywać wiele umów za jednym razem, dzięki dobrze zaprojektowanemu i zautomatyzowanemu szablonowi, który eliminuje wszelkie możliwe ryzyko błędów spotykanych w sytuacji przeciążenia dużą liczbą nowych umów sporządzanych tradycyjnie.
Najlepsze praktyki w zakresie zarządzania umowami w sektorze opieki zdrowotnej
Poniżej przedstawiamy niektóre z najlepszych praktyk wdrażania zarządzania umowami w sektorze opieki zdrowotnej.
1. Efektywne korzystanie z narzędzi do automatyzacji
Automatyzacja pozwala uniknąć powtarzalnych i żmudnych zadań dzięki użyciu narzędzi informatycznych do mechanicznego wypełniania określonych danych i wysyłania zautomatyzowanych powiadomień, przyspieszających przebieg operacji zarządzania umowami.
2. Integracja zarządzania umowami z systemem CRM
Integracja systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM) i efektywnego oprogramowania do zarządzania umowami pozwala uniknąć dublowania danych i zapewnia dostęp do umów zarówno z poziomu dokumentacji pacjenta, jak i dostawcy.
3. Przestrzeganie zgodności umów z regulacjami prawnymi
W przeciwieństwie do ręcznego systemu zarządzania umowami, w którym niemal niemożliwe jest śledzenie zasad rządzących umowami, oprogramowanie pozwala łatwo powiązać każdą umowę z odpowiednimi zasadami w sposób cyfrowy. Pomaga to w utrzymaniu wysokiego poziomu zorganizowania.
4. Regularne przeprowadzanie kontroli zgodności umów z przepisami
Ważne jest, aby przeprowadzać regularne audyty zgodności umów z obowiązującymi przepisami w celu wykrycia wszelkich uchybień w systemie lub zmian w poziomie zgodności. Po drodze mogą pojawić się niezgodności mogące powodować rozbieżności między przepisami krajowymi i lokalnymi. W związku z tym istnieje potrzeba systematycznego korzystania z zewnętrznych audytorów w celu przeprowadzania kontroli systemu na wypadek, gdyby wewnątrz firmy przeoczono coś istotnego.
System Workday Contract Lifecycle Management dla sektora opieki zdrowotnej wspierany przez platformę Evisort AI
Workday pozostaje głównym graczem na rynku zarządzania umowami w sektorze opieki zdrowotnej, dzięki bogatemu w rozmaite funkcje rozwiązaniu Workday Contract Lifecycle Management, wspieranemu przez Evisort AI. Korzystają z niego tysiące dostawców usług medycznych. Oprogramowanie Workday Contract Lifecycle Management zostało stworzone z myślą o rozwiązywaniu głównych problemów w systemie zarządzania umowami w sektorze opieki zdrowotnej i oferuje skalowalne rozwiązanie działające w modelu „rozliczenie za efekt”.
Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak rozwiązanie Workday Contract Lifecycle Management dla sektora opieki zdrowotnej ze wsparciem platformy Evisort AI, może pomóc Twojej organizacji w skutecznym zarządzaniu umowami.