Mogłoby się wydawać, że proces rekrutacyjny 7-Eleven, jednego z czołowych sprzedawców detalicznych w Stanach Zjednoczonych, był równie szybki i płynny jak jego działalność biznesowa. Jednak sklepy sieci 7-Eleven borykały się z problemami związanymi z centralizacją rekrutacji, co prowadziło do niespójnych i niewygodnych doświadczeń, które odczuwali zarówno kandydaci, jak i zespoły rekrutacyjne. Firma zdecydowała się więc na zmianę: sklepy franczyzowe miały przyjąć zdecentralizowane podejście, a ich kierownicy mieli sami zajmować się rekrutacją. Brakowało im jednak wystarczających zasobów, aby zająć się zarówno działalnością sklepu, jak i logistyką rekrutacji. To spowalniało proces i prowadziło do dużej liczby rezygnacji kandydatów.
„Zanim udało się umówić kandydatów na rozmowę, znajdowali oni pracę gdzie indziej” – powiedziała Rachel Allen, dyrektorka ds. pozyskiwania talentów w 7-Eleven.
Scentralizowane placówki należące do firmy miały podobne problemy – obsadzenie jednego stanowiska zajmowało 10 dni. Kiedy więc doszło do przejęcia sieci Speedway i ponad 3800 nowych, zdecentralizowanych placówek, firma postanowiła wesprzeć kierowników, zapewniając im odpowiednie zasoby rekrutacyjne.
Automatyzacja procesu rekrutacji
Firma 7-Eleven rozpoczęła strategiczną modernizację technologii pozyskiwania talentów, aby skrócić czas zatrudnienia i stworzyć usprawniony proces rekrutacji zarówno w scentralizowanych, jak i zdecentralizowanych placówkach. W tym celu postawiła na Workday Paradox – rozwiązanie, które sieć Speedway wdrożyła wcześniej na niewielką skalę. Wspólnie obie firmy stworzyły kompleksowe narzędzie rekrutacyjne, oparte na agencie AI o imieniu Rita.
Agent Rita jest dostępny przez całą dobę za pośrednictwem widżetu na stronie kariery, ogłoszeń o pracę lub kodu QR w sklepie. W ciągu kilku minut przeprowadza kandydatów przez wczesne etapy procesu aplikacyjnego za pomocą wiadomości tekstowych i usprawnia korespondencję po rozmowie kwalifikacyjnej dla wszystkich. Gdy Rita zajmuje się pracą administracyjną, rekruterzy i kierownicy sklepów mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach.
Paradox to pierwsze rozwiązanie, które naprawdę radzi sobie z masową rekrutacją. To był dla nas przełom.
Dyrektorka ds. pozyskiwania talentów
Proces aplikacyjny prosty jak wysłanie SMS-a
Dzięki Ricie firma 7-Eleven zmienia proces ubiegania się o pracę w proste rozmowy. Gdy kandydaci mają pytania, Rita może natychmiast na nie odpowiedzieć. Jeśli kandydat jest gotowy do aplikowania, Rita sprawia, że proces selekcji jest angażujący i łatwy, a wszystko odbywa się za pomocą kilku prostych wiadomości tekstowych. „To całkowicie zmieniło nasz proces rekrutacyjny i doświadczenia kandydatów” – powiedziała Allen.
Rita usprawnia również planowanie rozmów kwalifikacyjnych, wysyłając do zakwalifikowanych kandydatów SMS-y z dostępnymi terminami w oparciu o dostępność kierownika sklepu lub rekrutera. Gdy kandydat wybierze termin, Rita automatycznie powiadamia rekrutera i rezerwuje czas w jego kalendarzu. Kierownicy sklepów, którzy najlepiej wiedzą, kiedy panuje największy ruch, a kiedy mają trochę wolnego czasu, mogą skonfigurować Ritę tak, aby planowała rozmowy tylko w określonych blokach czasowych. To zapewnia płynne działanie sklepu.
Oszczędność czasu jest niewyobrażalna. Jesteśmy zachwyceni, że możemy zaoszczędzić sklepom tyle godzin.
Dyrektorka ds. pozyskiwania talentów
Nowy system ewidencji: konwersacyjny system ATS Workday Paradox
W sieci 7-Eleven 55% sklepów działa na zasadzie franczyzy. Firma wspiera te placówki za pomocą konwersacyjnego systemu ATS Workday Paradox, platformy do zarządzania kandydatami opartej na AI. Konwersacyjny system ATS Workday Paradox został stworzony z myślą o masowej rekrutacji pracowników pierwszej linii i sprawia, że zarządzanie ofertami pracy jest tak proste jak użycie przełącznika. Gdy kierownik otwiera rekrutację na dane stanowisko, Rita zajmuje się resztą: selekcją, planowaniem rozmów, składaniem ofert po rozmowie i wdrożeniem. W razie potrzeby kierownicy sklepów mogą ustawić limity rekrutacji, aby zwiększyć optymalizację, lub ręcznie zarządzać kandydatami za pomocą kilku kliknięć.
Wykorzystanie integracji z Workday Recruiting
Placówki należące do 7-Eleven podlegają scentralizowanemu zespołowi ds. pozyskiwania talentów, który korzysta z Workday Recruiting. W ich przypadku firma zdecydowała się zminimalizować zarządzanie zmianą i zintegrować Workday Paradox Candidate Experience Agent z istniejącym systemem ATS. W tym procesie Rita nadal selekcjonuje i umawia kandydatów w ciągu kilku minut, a informacje o nich są przechowywane w znajomym systemie, którego rekruterzy używają na co dzień.
Rekruterzy rekrutują, kierownicy zarządzają, a AI zajmuje się resztą.
Dyrektorka ds. pozyskiwania talentów
Nowa rola rekruterów i lepsze doświadczenie w sklepie
Dzięki temu, że Rita obsługuje 95% procesu rekrutacyjnego, firma 7-Eleven mogła skierować swoje zasoby do nowych zadań i ról w scentralizowanym zespole rekrutacyjnym. „Osoby, które były dotychczas obciążone powtarzalnymi zadaniami, mogą teraz pełnić rolę konsultantów i doradców oraz wykonywać pracę bardziej skoncentrowaną na ludziach” – powiedziała Allen.
Również placówki franczyzowe czerpią z tego korzyści. Dzięki tysiącom zaoszczędzonych godzin tygodniowo kierownicy mogą skupić się na zatrudnianiu odpowiednich kandydatów, co dodatkowo poprawia doświadczenie klientów. Jest to możliwe dzięki zautomatyzowanej selekcji i planowaniu rozmów przez Ritę.