Wat is een financieel managementsysteem (FMS)?

Hoe werken legacysystemen voor financieel management?

Financieel managementsystemen zijn ontwikkeld om accountingtaken te vereenvoudigen en ondersteuning te bieden bij het samenstellen van periodieke financiële rapportages. Vroeger was dit proces strikt en eenvoudig: beginnend met het registreren van transacties en eindigend met het bijwerken van het grootboek. Bij de verwerking van transacties via accounting, worden sommige details eruit gehaald en worden samengevatte posten gebruikt om saldi bij te werken. Deze systemen ondersteunen alleen financiële rapportages op basis van de manier waarop accountingsegmenten in het begin zijn opgezet.

Organisaties hebben voor rijkere zakelijke inzichten en rapportages over financieel management datawarehouses en tools voor business intelligence en rapportages nodig, naast hun FMS. Dit vraagt om het maken en onderhouden van dure integraties, maakt datareconciliatie ingewikkelder en verhoogt het risico op fouten. Deze oplossing leidt uiteindelijk vaak tot gestagneerde silo's met onsamenhangende data en onnauwkeurige financiële overzichten. 

Met verschillende systemen voor accounting, consolidatie, reconciliatie, inkoop, opbrengst, compliance en meer wordt de FMS-omgeving van een organisatie alleen maar complexer. Gefragmenteerde systemen belemmeren realtime inzichten, groei en het aanpassingsvermogen van leaders binnen een organisatie. Het opschalen of aanpassen van deze systemen voor een bedrijf gaat traag, is duur en is soms bijna onmogelijk.

Wat maakt een cloudgebaseerd systeem voor financieel management anders?

Cloudgebaseerde systemen voor financieel management zijn ontworpen om de rigide processen te elimineren die de transacties samenvatten die benodigd zijn voor het genereren van financiële rapportages. 

Met een systeem als Workday Financial Management behouden alle transacties hun rijke zakelijke informatie en worden ze onmiddellijk weergegeven in financiële, management- en operationele rapportages. Het systeem profiteert ook van ingebouwde AI die automatisering biedt, intelligente voorspellingen mogelijk maakt en de privacy beschermt. 

Met één cloudgebaseerd systeem dat alle transacties vastlegt en fundamentele basisprocessen ondersteunt krijgen financeteams realtime toegang tot bedrijfsinformatie. Met één bron van waarheid voor bedrijfsdata kunnen bedrijven plannen, uitvoeren en analyseren in één systeem.

Waarom is een cloudsysteem voor financieel management belangrijk?

De financiële activiteiten van een bedrijf vormen de basis van het succes ervan. Financeteams worden steeds vaker gevraagd om de leiding te nemen bij het nemen van beslissingen. Een cloudgebaseerd FMS helpt financeafdelingen betere beslissingen te nemen en inzichten te bieden aan stakeholders in het hele bedrijf, van marketing en verkoop tot product en operaties. Zo wordt de strategie onderbouwd en wordt de impact van nieuwe bedrijfsprocessen op de winstgevendheid van context voorzien.

Volgens Workday zijn er twee dingen nodig om dit succesvol te doen: eenvoudige toegang tot actuele finance- en HR-data en de mogelijkheid om verschillende databronnen samen te brengen voor multidimensionale rapportages en analytics.

Niet-financiële data, met name informatie uit operationele systemen, geven cijfers meer context en bieden inzicht in de achterliggende redenen van de bedrijfsprestaties. Of het nu gaat om inventarisbeheer of cashflow, het begrijpen van het waarom achter de data is essentieel voor een effectieve besluitvorming.

Welke invloed heeft technologie op financiële processen?

Een financieel systeem dat klaar is voor de toekomst heeft geavanceerde back-endtechnologie nodig om belangrijke functies zoals transacties, rapportages en analytics op één plek af te handelen. Hierdoor kan het financeteam plannen, transacties uitvoeren, analyseren en rapportages maken over data zonder het systeem te verlaten. Een cloudgebaseerd systeem voor financieel management maakt dit mogelijk.

Door transacties en analytics in één systeem te combineren, kunnen financiële data die in het FMS zijn opgeslagen, direct worden verwerkt, geconsolideerd en gerapporteerd. Dit systeem maakt de gelijktijdige verwerking van transacties en analytics mogelijk en biedt realtime toegang tot financiële data. Zodra een transactie plaatsvindt, kan hetzelfde systeem die onmiddellijk gebruiken voor rapportages en analyses.

Financeteams kunnen dagelijks geconsolideerde rapporten genereren voor meerdere juridische entiteiten en valuta's. Zo besparen ze tijd bij het berekenen van debiteuren en het afsluiten van de boeken. Geautomatiseerde workflows helpen organisaties om eenvoudig processen te creëren of te wijzigen en af te stemmen op veranderingen in de sector of regelgeving.

Kortom, een FMS moet:

• Een volledig, nauwkeurig en actueel beeld van de business bieden

• Executives van relevante, contextuele zakelijke inzichten voorzien

• CFO's en hun teams in staat stellen veranderingen in de organisatie, processen en rapportages door te voeren zonder bedrijfsprocessen te onderbreken

Hoe helpt een cloudgebaseerd FMS financeteams om veranderende uitdagingen aan te gaan?

In de afgelopen jaren is het mandaat van de CFO geëvolueerd van een rol als accountant of boekhouder naar een strategische partner voor de business die verantwoordelijk is voor het creëren van waarde. CEO's verwachten rijke, toekomstgerichte inzichten van finance om risico's te beheren, nieuwe kansen te ontdekken en economische schokken en volatiliteit te doorstaan. De huidige en toekomstige waarde van de onderneming is afhankelijk geworden van de kwaliteit van dit soort inzichten. 

Van finance wordt verwacht dat ze inzichten verschaffen aan een breder publiek en in een zakelijke omgeving die steeds dynamischer wordt. Het is dus noodzakelijk dat finance actie onderneemt, nieuwe technologie omarmt en een meer strategische rol gaat vervullen binnen de organisatie.

Om dit te bereiken moeten financeteams inzichten leveren die verder gaan dan de grootboekgegevens waar legacysystemen voor zijn ontworpen.

Toch is dat voor veel financeteams erg moeilijk. Ze houden zich nog steeds bezig met traditionele transactietaken en besteden veel tijd aan het verzamelen van data. Kostbare tijd die ze beter kunnen besteden aan het analyseren van data en strategische partnerships. Gefragmenteerde en verouderde financesystemen maken het moeilijk, zo niet onmogelijk, om op het juiste moment toegang te krijgen tot de juiste data.

En bij veel organisaties zitten waardevolle data opgesloten in legacysystemen, spreadsheets en organisatorische silo's. Het toegankelijk maken van deze data is ingewikkeld, laat staan dat de data is te combineren met externe databronnen. Dit weerhoudt hen ervan om de datamodellen te ontwikkelen en de voorspellingen te doen die hun organisatie nodig heeft.

Door de verschillende datastromen van moderne bedrijfsorganisaties te combineren in een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) zijn organisaties in staat om zowel financiële als niet-financiële data te registreren, te analyseren en erover te rapporteren om waarde te creëren voor stakeholders. (Een ERP-systeem verwijst naar het pakket van softwareapplicaties die nodig zijn om een bedrijf te runnen. Denk hierbij aan finance, human resources, supplychain, customer relationship management of inventarisbeheer − in één systeem.)

Waarom zijn realtime data in financieel management zo belangrijk?

Elke dag weer stroomt er een enorme hoeveelheid data door organisaties. Bedrijven die deze data gebruiken en effectief analyseren, zijn in staat om sneller betere beslissingen te nemen.

Bedrijven kunnen bijvoorbeeld analytics gebruiken om in realtime te zien welke klanten het meest winstgevend zijn. Meestal is hier een aparte analyticsoplossing voor nodig die werkt buiten hun FMS om.

Afdelingen zoals marketing gebruiken data om de klantervaring te transformeren en steeds meer te personaliseren. Business leaders creëren nieuwe inkomstenstromen door naast producten ook datagedreven services aan te bieden. Maar het belangrijkste onderscheidende kenmerk hier is de snelheid waarmee cloudgebaseerde, geautomatiseerde systemen voor financieel management executives helpen inzichten te genereren en waarde te creëren.

Hoogwaardige data-analytics verbeteren de forecasting van inkomsten door dit geavanceerder en nauwkeuriger te maken. Door het combineren van financiële en niet-financiële data (zoals klantdata of data uit andere operationele systemen) komen nieuwe inzichten aan het licht. Dit kan zelfs leiden tot nieuwe, moderne en nuttigere KPI's. 

Uitgebreide bedrijfsdata die in de cloud worden opgeslagen zijn ook aan te leveren via financiële scorecards en dashboards die toegankelijk zijn vanaf mobiele apparaten. Executives krijgen dan in realtime een momentopname van de business, zodat de belangrijkste metrics direct zijn te volgen. Dat betekent geen verrassingen meer en geen vertraging meer bij het reageren op marktveranderingen.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van een cloudgebaseerd systeem voor financieel management?

Elk modern financieel managementsysteem zou CFO's en hun teams moeten helpen om zich niet langer alleen bezig te houden met het beheren van financiële controles en transacties, maar ook met het bieden van echte inzichten die de business transformeren en waarde creëren. 

Workday koos, met één cloudgebaseerd systeem voor alle financiële processen, voor een totaal andere benadering van financieel management. Dit is een systeem dat organisaties in staat stelt om het volgende te doen:

De business sturen op basis van realtime inzichten. Een cloudgebaseerd systeem met een in-memory datamodel dat transacties in realtime vastlegt, de belangrijke processen ondersteunt en financeteams in staat stelt sneller betere beslissingen te nemen.

Met vertrouwen consolideren en afsluiten. De cloudgebaseerde architectuur van Workday elimineert complexe en tijdrovende lineaire processen en biedt een aanpak die sneller, wendbaarder en nauwkeuriger is. In plaats van tot het einde van een maand, kwartaal of jaar te moeten wachten op een geconsolideerd overzicht van de business, hebben organisaties op elk moment toegang tot die informatie terwijl ze naar een zero-day-afsluiting toewerken.

Plannen voor en voorbereiden op de toekomst. Workday combineert finance- en HR-transacties met rapportage- en planningsfuncties, elimineert datamigratie en -reconciliatie voor een iteratiever en efficiënter planningsproces op basis van actuele transactiedata.

Proactief en effectief risico's beheren. Workday gaat verder dan het monitoren van transacties. Het biedt ook 'always-on' audittrail om alle veranderingen vast te leggen. Bedrijven kunnen goedkeuringslimieten managen, configureren en erop toezien, drempels vaststellen en taken van elkaar scheiden. Op die manier helpt Workday fraude en risico's te verminderen.

Verandering omarmen. Verandering is een constante, en in Workday kun je op elk moment wijzigingen doorvoeren en configuraties aanpassen. Zodra de wijzigingen zijn geconfigureerd, worden ze meteen toegepast op de relevante organisaties, transacties en rapporten voor finance, HR en planning.

Met het juiste cloudgebaseerde FMS heeft een bedrijf niet alleen een manier om financiële transacties te volgen, maar ook één om organisatorische agility te verbeteren en plannings- en forecastingprocessen te versnellen. Zo wordt een betere voorbereiding mogelijk op toekomstige uitdagingen in een veranderende wereld.