Wat zijn rapportages over financieel management?
Rapportages over financieel management vertalen data naar actiegerichte inzichten, ondersteunen bedrijven bij het overwinnen van uitdagingen, het voldoen aan compliance-eisen en het bepalen van de strategische koers. Met de juiste aanpak groeit finance uit tot een essentiële motor voor het succes van de organisatie.
Maak kennis met rapportages over financieel management.
Bij rapportages over financieel management draait het om het communiceren van financiële informatie over de prestaties van je bedrijf. Stakeholders (zoals management, verschillende bedrijfsonderdelen, afdelingshoofden, investeerders en toezichthouders) ontvangen zo de inzichten die nodig zijn om weloverwogen beslissingen te nemen op basis van de financiële gezondheid van de organisatie.
Goed uitgevoerde financiële rapporten bieden inzicht in het verleden, het heden en de toekomst. Ze ondersteunen het bedrijf bij het omgaan met volatiliteit, het doorgronden van organisatorische complexiteit, het voldoen aan compliance-eisen en het bepalen van de operationele koers. In een tijd waarin veranderingen elkaar snel opvolgen, zijn financiële rapporten onmisbaar voor het aansturen van het bedrijf en vormen ze een belangrijk instrument voor het management.
Voorbeelden van rapporten over financieel management.
Er bestaan verschillende soorten financiële rapporten, maar ze hebben allemaal hetzelfde doel: financiële data op een betekenisvolle en bruikbare manier presenteren aan de doelgroep. Hieronder volgen enkele voorbeelden van deze rapporten en de manier waarop ze data omzetten in een krachtige strategische tool.
Jaarverslag.
Het jaarverslag biedt een volledig overzicht van de financiële prestaties van een bedrijf over het afgelopen jaar. Belangrijke documenten zoals de winst- en verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht maken hier deel van uit, vaak aangevuld met een toelichting van het management (MD&A).
Dit rapport is vooral bedoeld voor externe stakeholders zoals investeerders, toezichthouders en kredietverstrekkers, en geeft een gedetailleerd beeld van de financiële gezondheid, behaalde resultaten en toekomstverwachtingen van het bedrijf
Maandrapport.
Bij het maandrapport ligt de focus op de financiële prestaties op korte termijn en het helpt bedrijven om binnen budgetten en operationele doelstellingen te blijven. Het bevat doorgaans financiële metrics zoals omzet, kosten en winstmarges over de betreffende maand, inclusief afwijkingen ten opzichte van prognoses.
Maandrapporten worden intern gebruikt door het management en bieden tijdige inzichten voor bijsturing en strategische aanpassingen.
Inkomstenoverzicht.
Het inkomstenoverzicht, ook wel de winst- en verliesrekening genoemd, geeft een overzicht van omzet, kosten en winstgevendheid over een bepaalde periode. Door onderscheid te maken tussen operationele en niet-operationele inkomsten en uitgaven, wordt duidelijk of een bedrijf winst of verlies draait. Dit rapport is essentieel voor het beoordelen van de operationele efficiëntie en het nemen van beslissingen over kostenbeheersing en groeikansen.
Kasstroomoverzicht.
Het kasstroomoverzicht laat zien hoe geld in en uit de business stroomt. Het is onderverdeeld in operationele, investerings- en financieringsactiviteiten, en toont hoe dagelijkse bedrijfsvoering, langetermijninvesteringen en financiële verplichtingen de liquiditeit beïnvloeden. Kasstroomoverzichten zijn onmisbaar om te waarborgen dat een bedrijf in staat is om te voldoen aan kortetermijnverplichtingen en activiteiten voort te zetten.
Het maken van rapportages over financieel management verbeteren.
De meeste FP&A-teams (financiële planning en analyse) erkennen het belang van rapportages over financieel management. De uitdaging ligt in het opstellen van tijdige, nauwkeurige en efficiënte rapportages die bedrijven in staat stellen snel bij te sturen. Met deze vier stappen verbetert het rapportageproces en neemt de wendbaarheid toe:
Stap 1: centraliseer alle data.
Zonder een centraal datasysteem verdwijnt er eindeloos veel tijd in het verzamelen van informatie uit verschillende bronsystemen. En het wordt alleen maar erger. Naarmate bedrijven steeds meer systemen inzetten om elk detail vast te leggen, raakt de beschikbare tijd snel op wanneer alle gegevens handmatig en afzonderlijk verzameld moeten worden.
Stap 2: stem de boodschap af op het publiek.
Niet iedereen spreekt de taal van de accountant. Je rapporten worden lang niet altijd gelezen door financeprofessionals. Door de behoeften van de doelgroep te begrijpen en rapporten daarop af te stemmen, ontstaat een strategisch gesprek in plaats van een muur van cijfers. Operationele leaders vragen bijvoorbeeld om gedetailleerde metrics voor hun afdeling, terwijl het management juist behoefte heeft aan een beknopt overzicht van de hele business. Hoe relevanter de informatie, hoe waardevoller je rapporten.
Stap 3: maak gebruik van visualisaties.
Een verhaal krijgt meer kracht met beelden, en dat geldt ook voor rapportages. Datavisualisatie, zoals grafieken en diagrammen, vormt een essentieel onderdeel van goede analyses. Door cijfers visueel te presenteren, wordt het verhaal achter de data zichtbaar en vallen afwijkingen of knelpunten sneller op. Een beeld zegt meer dan duizend woorden én onthult de waarde van duizend cijfers.
Stap 4: maak selfservice-rapportages mogelijk.
Als je een euro kreeg voor elke keer dat je een financieel rapport moest opstellen voor een andere afdeling, zou finance de best gefinancierde afdeling van het hele bedrijf zijn. Natuurlijk help je graag, maar rapportages maken voor anderen betekent minder tijd voor je eigen waardevolle strategische werkzaamheden.
Met selfservice-rapportages en dashboards krijgt de financeafdeling tijd terug, terwijl andere afdelingen direct toegang krijgen tot de benodigde data, zonder wekenlang te hoeven wachten.
Goede rapportages leiden tot betere resultaten.
Door deze stappen te zetten, levert het FP&A-team een belangrijke bijdrage en verstevigt het zijn positie als strategische businesspartner. Maar verouderde technologieën kunnen je financeteam overstelpen met onbelangrijke taken, waardoor ze geen echte meerwaarde kunnen leveren aan de business. Moderne cloudoplossingen voor finance, zoals die van Workday, ondersteunen actieve planning en rapportages, zodat financeteams beter in staat zijn om hun werk te doen. Gebruik Workday Adaptive Planning om het volgende te doen:
Nauwkeurigheid verbeteren.
Gebruik één bron van waarheid om financiële rapporten en metrics over planning en de operatie te combineren in een moderne cloudgebaseerde softwareoplossing voor finance. Zo kan iedereen in de organisatie eenvoudig rapporten raadplegen en bijwerken, van granulair tot geconsolideerd, en waar nodig inzoomen op de informatie die ze nodig hebben. Kies daarom voor een holistische aanpak en implementeer zinvolle oplossingen die fouten vanaf het begin voorkomen.
Handmatige dataverzameling elimineren.
Ontsluit alle financiële data in de cloud en maak een einde aan het op handmatige wijze aggregeren van data. Dit maakt dat het financeteam zich kan richten op strategische analyses en doelen en zorgt dat de rapportages altijd up-to-date zijn. Wanneer data worden gecentraliseerd en eenvoudige taken worden geautomatiseerd kan finance de rapportagefunctie verbeteren en het topmanagement voorzien van relevante analyses die de besluitvorming verbeteren.
Samenwerking verbeteren.
Voorzie metrics en rapportages van relevante opmerkingen. Door het toevoegen van opmerkingen die afwijkingen verklaren wordt het eenvoudiger om de actuals te vergelijken met de plannen. Met selfservice-rapportages zijn businessmanagers bovendien actiever betrokken en krijgen ze toegang tot de data die ze nodig hebben. Managers hoeven geen nieuw rapport aan te vragen, maar kunnen dit zelf opstellen. Als finance beter wordt betrokken, wint iedereen.
Data interpreteren.
Maak moeiteloos je aangepaste rapporten en dashboards en deel relevante en visueel aantrekkelijke 'stories' op eenvoudige wijze met de organisatie. Rapportages hebben meer impact als ze kunnen worden voorzien van commentaren en verhalen. Belanghebbenden willen niet alleen accurate statements, ze willen weten welk verhaal een cijfer vertelt en wat dit betekent voor de business. En trends worden sneller opgemerkt wanneer data visueel worden gepresenteerd.
Het risico van niets doen.
De meeste bedrijven weten dat hun rapportages over financieel management beter kunnen. En toch doen ze weinig om dit te veranderen. Dit heeft verschillende redenen, van 'het is te ingewikkeld' tot 'we hebben te weinig tijd'.
Maar als je dit thema op de lange baan schuift loopt het bedrijf uiteindelijk risico. Het is veel effectiever als financeteams niet door de achteruitkijkspiegel kijken (een statische benadering) maar vooruitkijken om te voorspellen wat er komen gaat. Terwijl je concurrenten nieuwe marktkansen identificeren ben je nog historische data aan het afspeuren en laat je belangrijke kansen liggen.
Waarom zijn rapportages over financieel management belangrijk?
Moderne planning biedt méér dan het verbeteren van de manier waarop je werkt. Het verandert ook de perceptie van de financefunctie binnen de organisatie, het versterkt relaties met de business en het transformeert FP&A-teams. Zo wordt finance een waardevolle 'intelligence provider' waar de business op kan vertrouwen voor hun besluitvorming.