Qu'est-ce que le suivi des effectifs dans les RH ?

Pourquoi le suivi des effectifs est important

Le suivi des effectifs aide les dirigeants à exercer un meilleur contrôle opérationnel. Il permet aux RH et à la Finance de travailler à partir des mêmes chiffres pour gérer le rythme d'embauche, modéliser la capacité par service ou par site, et aligner les postes sur les budgets avant de s'engager. Un suivi quotidien des effectifs améliore également la gouvernance en permettant aux auditeurs et aux équipes de consulter les informations liées à la conformité, telles que la représentation en matière de diversité, d'équité et d'inclusion (DEI), et de vérifier que les rôles sont conformes aux approbations et aux règles du travail.

Les chiffres mis en évidence par le suivi des effectifs permettent de prendre des décisions plus éclairées. Par exemple, les RH peuvent identifier les équipes qui dépassent le cadre de leurs responsabilités ou repérer les fonctions à fort taux de vacance présentant un risque de non-respect des livrables. Les équipes Finance peuvent comparer les postes prévus et les postes pourvus en cours de cycle, puis réaffecter les fonds budgétaires initialement alloués aux postes vacants. Le suivi des effectifs permet également aux dirigeants d'obtenir une vision plus claire de l'attrition et de la vitesse d'embauche, afin d'aligner la stratégie sur les effectifs actuels.

Composantes clés du suivi des effectifs

Un rapport de suivi des effectifs utile combine des champs spécifiques et des éléments visuels clairs, et est publié à intervalles réguliers afin que les dirigeants puissent obtenir rapidement des réponses. Les rapports de suivi des effectifs comportent généralement les éléments clés suivants :

• Champs de données courants : les rapports de suivi des effectifs indiquent le service, le poste, le type d'emploi, le site, le responsable, les dates de début et de fin, le centre de coûts, l'ETP et des remarques sur les postes actuellement ouverts ou vacants.

• Éléments visuels : des éléments visuels tels que des cartes thermiques et des graphiques ajoutent de la profondeur au suivi des effectifs. Ces éléments aident les dirigeants à comparer les données sur les effectifs par organisation, site ou niveau, et fournissent un contexte pour les postes vacants et les répartitions par entité ou données démographiques.

• Fréquence de reporting et distribution : la plupart des équipes reçoivent un aperçu opérationnel quotidien ou hebdomadaire, un package de fin de mois pour les dirigeants et des vues du trimestre en cours pour les cycles de planification, fournis via des tableaux de bord selon le rôle ou des synthèses planifiées avec des dates claires.

Comment créer un rapport de suivi des effectifs

Suivez ces étapes pour générer un rapport de suivi des effectifs (notez que les étapes spécifiques peuvent varier en fonction de votre logiciel) :

1. Optimiser les données : nettoyez vos données avec des identifiants de collaborateur et de poste standardisés, une taxonomie unique du type d'emploi et une logique de date d'effet pour refléter avec précision les mutations, les congés et les départs. Résolvez les données dupliquées ou manquantes avant de procéder au rapprochement.

2. Regrouper les sources principales : connectez le SIRH (pour les données relatives aux collaborateurs et aux postes), au système de paie (pour les centres de coûts et le statut de rémunération) et au système de suivi des temps (pour les heures et les ETP). Ajoutez éventuellement les demandes du système de suivi des candidatures (ATS) afin de faire apparaître les postes vacants et les remplacements.

3. Définir le périmètre et la date limite : précisez le type de population (collaborateurs, prestataires ou les deux), les dates nécessaires et si le rapport doit être un instantané actuel ou inclure des données historiques.

4. Créer des champs et des calculs : créez un tableau unique avec une ligne par personne occupant un poste, chacune comportant des identifiants clairs, tels que l'ID du collaborateur ou du poste, et les dates d'effet. Ajoutez ensuite des colonnes calculées, telles que l'ETP, l'indicateur de poste vacant, les embauches nettes, l'attrition ou les responsabilités, et documentez chaque définition afin que les RH et la Finance interprètent les résultats de la même manière.

5. Créer des visuels et des filtres : identifiez les questions auxquelles vous devez répondre (par exemple : « Où les postes vacants ralentissent-ils l'exécution ? »). Choisissez le graphique le plus simple qui répond à chaque question et définissez des filtres par défaut par organisation, type de contrat ou site. Ajoutez sur chaque carte de KPI une légende d'une ligne indiquant trois choses : la date de référence, la population concernée et la méthode (instantané ou tendance).

6. Définir le rythme et la responsabilité : liez les actualisations aux échéances opérationnelles réelles, telles que la finalisation de la paie, et publiez à un moment cohérent avec une étiquette de date visible. Nommez un responsable pour surveiller et corriger les écarts de données et tenir un petit journal des modifications pour la transparence des changements.

Si vous ne disposez pas de logiciel de suivi des effectifs, vous pouvez également créer votre rapport manuellement dans Excel. Pour ce faire, exportez les données au format CSV depuis vos systèmes SIRH, de paie et de gestion des temps. Utilisez ensuite un outil d'optimisation des données CSV pour nettoyer les données, les fusionner et supprimer les doublons. Créez des tableaux croisés dynamiques pour analyser les tendances et les totaux dans les données, et définissez des critères de mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence des éléments tels que les postes vacants, les valeurs aberrantes et les schémas.

Que vous utilisiez Excel ou un outil de suivi des effectifs, voici un exemple de la façon dont vous pourriez configurer votre tableau de bord pour une vue d'ensemble efficace :

• Ligne des principaux KPI : total des effectifs, total des ETP, postes ouverts, taux de vacance

• Filtres du panneau de gauche : organisation, site, type d'emploi, niveau, responsable

• Tendance centrale : courbe sur 12 mois indiquant les effectifs, les ajouts nets et l'attrition

• Graphique à barres de droite : effectifs par service ou par site

• Colonnes du tableau du bas : personne, rôle, responsable, site, centre de coûts, type d'emploi, ETP, dates de début/fin, ID de poste, indicateur de poste vacant

Les défis courants liés au reporting des effectifs et comment les relever

Le suivi des effectifs peut échouer lorsque les RH, la Finance et l'équipe de recrutement ne peuvent pas collaborer avec les mêmes définitions, dates ou sources de données. Les systèmes cloisonnés entraînent des incohérences dans les données et ralentissent les rapprochements, ce qui crée des goulets d'étranglement dans la planification. Pour résoudre les défis liés au rapprochement des effectifs, les entreprises ont besoin de règles partagées et d'un espace unique pour comparer les prévisions avec les personnes occupant réellement les postes dans l'entreprise.

Ces obstacles sont courants dans les équipes qui ne disposent pas d'un processus efficace de planification des effectifs.

Gérer les incohérences de données entre les systèmes

Les SIRH, les systèmes de paie et les systèmes de suivi des candidatures utilisent souvent des appellations différentes pour désigner une même personne ou un même poste, ce qui crée des problèmes potentiels de données dupliquées et non optimisées lorsque vous connectez ces systèmes à une plateforme unifiée.

Solution : identifiez et résolvez les problèmes critiques de qualité des données avant de transférer celles-ci en appliquant un identifiant unique par personne et par poste, une taxonomie unique des types d'emploi et des enregistrements datés reflétant les mutations, les congés et les fins de contrat. Rapprochez ensuite les plans et les chiffres réels dans un seul tableau, afin que la fonction Finance puisse expliquer les écarts par rôle, région et niveau de rémunération.

Garantir la précision en temps réel et la confidentialité des données

Dans la planification des effectifs, les erreurs et les risques surviennent lorsqu'on utilise des données obsolètes et des systèmes manuels qui ne protègent pas les données.

La solution ? Utiliser les technologies les plus récentes pour superviser la planification stratégique des effectifs et la planification RH, telles que l'IA de Workday, peut aider votre entreprise à surmonter ces problèmes. Des tableaux de bord dynamiques selon le rôle affichent les tendances et les rapports en temps réel, et sont actualisés dès que vous avez besoin de données à jour. Les outils modernes incluent également des fonctions de reporting à la fois conviviales et en self-service qui permettent aux responsables et aux auditeurs d'accéder aux informations dont ils ont besoin, tout en préservant la confidentialité des données.

Assurer la cohérence du reporting entre les services ou les régions

Chaque fois qu'une équipe crée sa propre version d'un rapport de suivi des effectifs, elle applique des règles et des horodatages différents. Cela peut entraîner des totaux avec des résultats incohérents (par exemple, un rapport comptabilise les prestataires ou les collaborateurs en congé, un autre non) et des chiffres extraits à des dates différentes qui ne correspondent pas. Les dirigeants risquent de se retrouver avec des chiffres peu fiables qui entravent leur capacité à prendre des décisions éclairées.

La solution ? Standardiser la définition des effectifs par rapport aux ETP et utiliser des modèles de reporting pour présenter les mêmes indicateurs et vues dans l'ensemble des services. Les outils de planification modernes prennent en charge les workflows collaboratifs dès le départ, de sorte que les RH, la Finance et l'équipe dirigeante peuvent aligner leurs plans en utilisant les mêmes chiffres.

Avantages de l'utilisation d'un logiciel RH pour automatiser le suivi des effectifs

Des tableaux de bord automatisés créent un suivi dynamique des effectifs sur lequel les dirigeants peuvent s'appuyer pour prendre des décisions concernant leurs collaborateurs. Les entreprises reçoivent des données propres des outils RH, Finance et de gestion du temps pour des mises à jour en temps réel, de sorte que les décisions reflètent l'équipe actuelle.

Un reporting plus rapide et plus précis, avec un impact réel

Les pipelines de données automatisés réduisent les workflows manuels et le risque de recevoir des rapports obsolètes. Avec un reporting automatisé, tous les totaux correspondent aux systèmes sources de données, garantissant la cohérence des définitions et des paramètres d'un mois à l'autre. Cette approche permet un audit et une prise de décision à la fois plus rapides et plus précis.

Rolls-Royce a créé un hub de données centralisé avec Workday Prism Analytics pour obtenir une visibilité fiable sur les coûts des effectifs. Cette solution améliore la précision et donne aux dirigeants la confiance nécessaire pour prendre des décisions en s'appuyant sur les chiffres. « Il a été très important de bien comprendre notre base de coûts, d'utiliser des informations précises consolidées dans un seul système et de pouvoir les mettre à jour ou les extraire très rapidement et facilement, explique Marcus Millership, Transformation Director des Global Business Services chez Rolls-Royce. Une visibilité totale de nos effectifs et de la manière dont nous planifions un budget est essentielle, et c'est ce que nous avons maintenant. »

Intégrations pour unifier les RH, la Finance et la planification

Lorsque le modèle de budget et de prévisions inclut les effectifs, une seule modification, comme une embauche approuvée ou l'ajout d'une date de début, met à jour les plans immédiatement. À partir de ce moment, tous les services consultent les mêmes informations, ce qui contribue à une planification éclairée.

Shutterstock a connecté les RH et la Finance dans Workday, créé un calendrier de clôture de la planification des effectifs et offert aux dirigeants un accès propre et en temps réel pour prendre des décisions plus rapidement. L'entreprise attribue des milliers d'heures économisées chaque année à cette stratégie centralisée qui donne la priorité à l'intégration.

Une visibilité en temps réel pour les équipes internationales

Les dirigeants internationaux ont besoin d'une vue unique des effectifs ventilés par pays, entité et type d'emploi. Les plateformes RH modernes centralisent les données issues des systèmes SIRH, de paie et de gestion du temps dans des tableaux de bord régis par des règles, puis appliquent des définitions standards et des enregistrements à date d'effet pour fournir une liste en temps réel des effectifs avec des filtres par pays, entité et type de collaborateur.

Avago a remplacé les données déconnectées de ses entités internationales par une vue unique et toujours disponible des effectifs, ce qui a harmonisé les processus entre les régions et fait des RH un partenaire plus solide pour l'entreprise. « Il y a la répartition par pays, les effectifs en temps réel et la composition du personnel, a expliqué Chong Yee Lin, Global HRIS Senior Manager chez Avago en évoquant le nouveau suivi des effectifs de l'entreprise axé sur une perspective internationale. Vous pouvez facilement le segmenter par collaborateurs ou par intervenants extérieurs. Les chefs de service peuvent rapidement consulter leur propre liste en temps réel. »

Une planification de scénarios qui suit le rythme du changement

Lorsque les marchés évoluent, les entreprises peuvent avoir besoin de mettre à jour leurs plans d'embauche peu de temps après. Les effectifs, les facteurs de coûts et les modèles de revenus connectés au sein d'une plateforme RH automatisée permettent aux équipes FP&A de tester les changements de dates de début, les combinaisons de rôles ou les scénarios de sites.

Lucid Software utilise Workday Adaptive Planning pour superviser les effectifs à tout moment, tant pour la planification actuelle que future. La plateforme permet à l'entreprise d'itérer les scénarios selon les besoins tout en collaborant avec les RevOps pour aligner les effectifs sur la planification des ventes.

Gouvernance et sécurité intégrées

Les plateformes RH automatisées offrent un accès selon le rôle, un seul modèle de sécurité et des pistes d'audit permettant aux responsables d'explorer ce dont ils ont besoin sans exposer de données sensibles.

L'University of Virginia a trouvé de la valeur à utiliser Workday pour unifier ses systèmes RH, regroupant 3 plateformes RH et 22 processus de reprise après sinistre en un seul système. Ce faisant, l'université a renforcé la sécurité grâce à un accès selon le rôle et un audit cohérent.

Bonnes pratiques du suivi des effectifs

Le suivi des effectifs peut varier d'une organisation à l'autre, mais il repose généralement sur les mêmes principes fondamentaux pour apporter une véritable valeur ajoutée à l'entreprise. Suivez ces bonnes pratiques de planification des effectifs pour transformer le suivi des effectifs en un outil stratégique indispensable à votre entreprise :

Aligner les rapports sur les objectifs organisationnels

Pour renforcer le suivi des effectifs, définissez l'intention de votre entreprise : quelles décisions cette vue doit-elle permettre aux dirigeants, aux RH et à la Finance ? Par exemple, vos principales priorités peuvent être la discipline en matière de coûts ou encore la conformité. Traduisez chaque priorité en questions auxquelles vos dirigeants doivent répondre, puis élaborez le rapport autour de ces questions.

Utiliser la visualisation des données pour les présentations aux dirigeants

Les dirigeants ont besoin de données claires pour déterminer la direction qu'ils souhaitent prendre. Les visuels proposés par les rapports de suivi des effectifs permettent de comparer efficacement et rapidement les tendances et les indicateurs, afin que les dirigeants disposent des informations dont ils ont besoin dans un format pratique et convivial. Les tableaux de bord intégrés mettent automatiquement ces visuels à jour avec des données en temps réel, ce qui aide les dirigeants à prendre des décisions éclairées au moment opportun.

Établir des benchmarks et suivre l'évolution au fil du temps

Définissez quelques indicateurs à prioriser dans vos rapports de suivi des effectifs. Déterminez un objectif initial pour chaque indicateur en vous basant sur la moyenne de l'année précédente, puis affinez-le en tenant compte du feedback des dirigeants. Créez des objectifs distincts pour les grandes régions ou entités dont les conditions opérationnelles et les objectifs peuvent différer. Ensuite, établissez un rapport de référence couvrant les 12 derniers mois, qui servira d'outil de comparaison pour chaque indicateur.

Générez un nouveau rapport mensuel pour chaque indicateur, incluant la valeur de référence, la valeur actuelle, l'objectif et l'écart. Ajoutez un commentaire au suivi afin d'expliquer les changements effectués depuis la dernière période. Utilisez votre logiciel de reporting RH pour définir des seuils qui déclenchent une action ou une alerte, par exemple lorsque le taux de postes vacants dépasse l'objectif, afin d'identifier rapidement les situations où vos plans d'effectifs doivent évoluer.

Indicateurs RH connexes à suivre

L'effectif est un élément fondamental des analyses RH. Il indique le nombre de collaborateurs et leur lieu de travail, en maintenant tous les indicateurs connexes directement liés aux individus et à leurs coûts associés. Les entreprises qui souhaitent disposer d'une visibilité claire sur l'ensemble de leur fonction RH associent les indicateurs de suivi des effectifs à d'autres indicateurs associés du tableau de bord des ressources humaines et ajoutent ainsi du contexte à leur suivi.

Les principaux indicateurs à suivre sont les suivants :

• Taux de turnover : mesure la proportion de collaborateurs qui quittent l'entreprise sur une période donnée, signalant les domaines où l'expérience et la capacité sont menacées.

• Taux de fidélisation : indique combien de collaborateurs restent, révélant si votre culture, votre rémunération et vos parcours de carrière suffisent à conserver les talents clés.

• Taux de postes vacants : suit les postes approuvés qui restent non pourvus, ce qui peut vous indiquer où les postes vacants peuvent créer des goulots d'étranglement en matière d'exécution.
• Ratios de diversité : rendent compte de la représentation à tous les niveaux et sur tous les sites, reliant les résultats d'embauche et de promotion aux objectifs d'équité.

Transformez vos effectifs en avantage stratégique pour votre entreprise

Le suivi des effectifs est essentiel pour aligner les décisions d'embauche sur le budget et les délais de livraison. Les plateformes RH modernes comme Workday peuvent vous aider à transformer votre planification des effectifs en un processus stratégique qui reste à jour et permet de détecter les risques en amont. Passez des exportations manuelles aux tableaux de bord automatisés pour bénéficier de responsabilités claires, de définitions et processus standardisés, et d'actualisations en temps réel. Envisagez d'utiliser une plateforme unifiée comme Workday pour connecter les effectifs à d'autres processus de gestion clés dans les RH, la Finance et les opérations, et ainsi accélérer les prévisions et optimiser la planification des capacités.