Comprendre les systèmes RH
Un système RH permet de gérer les effectifs, les processus et les données au sein d'une seule et même plateforme. Il peut s'occuper de l'embauche, du suivi des absences et du traitement de la paie, et doter les dirigeants de précieux insights sur leurs effectifs. Ce guide explique en quoi consiste un système RH, comment cela fonctionne et comment choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise.
Systèmes RH : une manière plus intelligente de gérer vos effectifs
Les ressources humaines peuvent se révéler complexes lorsque l'entreprise embauche rapidement et que les collaborateurs sont répartis entre différents bureaux et fuseaux horaires. La gestion d'un effectif croissant de freelances et autres prestataires indépendants ajoute par ailleurs une couche de complexité qu'il est difficile de suivre manuellement. Ces difficultés sont aggravées lorsque la personne ou l'équipe chargée de gérer les absences, la paie et les avantages sociaux s'appuie sur des processus manuels ou sur des données et des outils obsolètes. Qui plus est, les processus manuels perdent en fiabilité à mesure que les effectifs augmentent.
Un système RH réunit tous ces éléments en un seul endroit. Les systèmes RH offrent une visibilité centralisée sur les données relatives aux effectifs et des outils pour soutenir les opérations RH. Les entreprises peuvent ainsi mieux contrôler leurs processus RH et gagner du temps grâce à l'automatisation.
Principaux points à retenir
- Un système RH aide les entreprises à gérer l'embauche, la paie, les avantages sociaux et les performances en un seul endroit afin de remplacer les tâches manuelles et d'être plus efficaces.
- À mesure que les entreprises se sont complexifiées dans les années 2000, les systèmes RH ont évolué, passant d'outils papier à des plateformes Cloud flexibles.
- Les différents types de systèmes RH, tels que les SIRH et les systèmes HCM et HRMS, offrent des niveaux de fonctionnalité variables en fonction de la taille et des objectifs de votre équipe.
- Les plateformes RH modernes sont conçues pour gérer l'évolutivité, l'automatisation et l'intégration de manière sûre et fiable.
- Une mise en œuvre réussie nécessite une planification minutieuse, des données fiables, la formation des équipes et une collaboration transversale dès le départ.
- Workday Human Capital Management (HCM) permet une gestion du capital humain plus intelligente grâce à des données en temps réel, des workflows personnalisables et des outils qui évoluent avec vos effectifs.
« Vos collaborateurs sont votre principale ressource, mais des systèmes obsolètes reviennent à les faire travailler avec une main derrière le dos. »
– Melinda Rogers, Chief Information Officer, Department of Justice
Qu'est-ce qu'un système RH ?
Un système RH est un logiciel qui aide les entreprises à gérer les données, les processus et les performances des collaborateurs. Il s'agit d'une plateforme centrale qui remplace les feuilles de calcul et les tâches manuelles en combinant toutes les applications et tous les processus RH en un seul système. Avec un système RH, les dirigeants d'entreprise bénéficient de meilleures données, réduisent les retards et disposent de plus de temps pour résoudre les problèmes liés aux effectifs.
Un système de gestion RH robuste vous aide à assurer les fonctions essentielles des ressources humaines, notamment :
- Recruter de nouveaux collaborateurs et effectuer leur onboarding
- Suivre les temps, les présences et les congés
- Gérer la paie et les avantages sociaux
- Évaluer la performance et le développement
Il existe trois principaux types de systèmes RH, chacun offrant différents niveaux d'assistance en fonction des besoins de l'entreprise.
Système d'information de gestion des ressources humaines
Un système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH) est un logiciel qui stocke les données relatives aux collaborateurs et prend en charge les tâches RH de base. Ces systèmes comportent des sous-catégories de logiciels aux portées différentes. Par exemple, certaines plateformes SIRH sont opérationnelles, c'est-à-dire qu'elles gèrent des fonctions essentielles, telles que la gestion des temps et la simple tenue des registres. D'autres sont plus complètes, combinant ces éléments de base avec des outils supplémentaires, tels que l'analyse, le suivi de la conformité et les workflows, pour prendre en charge une planification RH plus large.
Gestion du capital humain
Les systèmes de gestion du capital humain (HCM, pour Human Capital Management) associent les tâches RH centrales à la stratégie de gestion des talents. Outre les fonctionnalités essentielles, ils soutiennent la planification stratégique des effectifs, la formation, le développement et la planification de la succession, et proposent d'autres outils qui favorisent la croissance à long terme. Ces plateformes sont conçues pour les entreprises qui alignent leur stratégie RH sur leurs objectifs plus larges.
Système de gestion des ressources humaines
Souvent utilisé de manière interchangeable avec le SIRH ou le HCM, un système de gestion des ressources humaines (SGRH ou HRMS, pour Human Resource Management System) combine des fonctions administratives et stratégiques. Il peut tout inclure, du traitement de la paie aux analyses avancées, dans un seul et même package. Certains fournisseurs utilisant le terme HRMS comme un mot fourre-tout, il convient de vérifier ce qui est inclus.
L'évolution des systèmes RH
Les systèmes RH modernes ont évolué, passant d'outils de suivi manuels à des plateformes Cloud qui automatisent les tâches liées aux effectifs.
Avec l'essor des systèmes RH digitaux, les équipes RH ont pu accéder aux données des collaborateurs et exécuter des processus de base depuis n'importe où. Des systèmes tels que Workday ont permis aux entreprises de consacrer moins de temps à des tâches comme le traitement de la paie, le développement du personnel, la gestion des temps et la gestion des avantages sociaux, et d'en améliorer la précision.
Processus manuels contre plateformes modernes
Les processus RH manuels peuvent être efficaces dans le cas d'une équipe réduite, mais ils ne sont pas évolutifs. La gestion des effectifs devient de plus en plus complexe à mesure que l'entreprise se développe. Les formulaires papier, les feuilles de calcul et les outils non connectés peuvent ralentir même l'équipe RH la plus efficace, laissant place aux erreurs et aux retards. D'autre part, les systèmes RH modernes gèrent les tâches avec rapidité et précision, de sorte que les dirigeants disposent des outils nécessaires pour agir sur les données en temps réel.
Voici quelques différences essentielles entre les processus manuels et les systèmes modernes de gestion des ressources humaines :
Automatisation
Processus manuels
Nécessitent la saisie répétitive de données et une surveillance humaine fréquente
Systèmes modernes
Automatisent les tâches telles que la paie, l'onboarding et la gestion des temps
Intégration
Processus manuels
Les outils sont généralement déconnectés ou limités
Systèmes modernes
Les données et les processus sont regroupés sur une seule plateforme
Évolutivité
Processus manuels
Deviennent plus difficiles à gérer à mesure que les équipes grandissent
Systèmes modernes
Conçu pour soutenir les entreprises à mesure qu'elles embauchent et se développent à l'international
Précision des données
Processus manuels
Sujets aux fautes de frappe et au travail en double
Systèmes modernes
Réduisent les erreurs grâce à la validation, aux workflows et à la centralisation des données
Conformité
Processus manuels
Risque de décalage par rapport à l'évolution du droit du travail ou des normes de reporting
Systèmes modernes
Outils de conformité intégrés et mises à jour automatiques pour contribuer à réduire les risques
Reporting et insights
Processus manuels
Visibilité limitée et reporting chronophage
Systèmes modernes
Tableaux de bord en temps réel et rapports personnalisables qui accélèrent la prise de décision
Expérience collaborateur
Processus manuels
Délais d'attente souvent longs et self-service limité
Systèmes modernes
Fonctionnalités en self-service et accès mobile pour améliorer l'ergonomie et l'engagement
Sécurité
Processus manuels
Fichiers physiques qui augmentent le risque de perte et de violations de données
Systèmes modernes
Sécurité de niveau professionnel et contrôles d'accès pour protéger les informations sensibles
Le saviez-vous ?
L'IA joue un rôle important dans les systèmes RH modernes. Elle simplifie la sélection des CV, anticipe le turnover des collaborateurs, personnalise les parcours de formation, automatise les tâches de routine, telles que les approbations de congés, et met en lumière les tendances en matière d'effectifs grâce à des analyses prédictives en temps réel.
Avantages des systèmes RH modernes
Au fur et à mesure que les équipes s'agrandissent et que les exigences de conformité s'accumulent, il devient de plus en plus difficile d'assurer le bon fonctionnement des RH sans mettre en place les systèmes adéquats. Un système de gestion des ressources humaines moderne vous aide à mettre de l'ordre dans les processus RH en maintenant vos données connectées. Voici ce que vous pouvez attendre d'un système RH performant tel que Workday.
Prise de décision améliorée grâce à des données en temps réel
Les systèmes RH modernes centralisent et mettent à jour les informations relatives aux effectifs, ce qui aide les dirigeants à prendre des décisions opportunes et data-driven.
Vous pouvez rapidement voir les postes à pourvoir, la capacité des équipes, les tendances en matière de turnover ou les écarts de compétences à venir afin d'agir rapidement, d'allouer des ressources, de modifier les priorités si nécessaire et de planifier l'avenir.
Telstra a utilisé le système RH unifié Workday pour s'assurer d'affecter les bonnes personnes aux tâches en fonction des données des collaborateurs. « Nous avons plus de 20 000 compétences dans le système Workday Adaptive Planning, explique Darren Fewster, Transformation, Communications & People Executive chez Telstra. Chaque trimestre, l'outil nous aide à attribuer aux collaborateurs de nouvelles tâches et priorités en fonction de leurs compétences et accréditations, et des besoins de l'entreprise. En tant que responsable du personnel, si je connais les capacités des membres de mon équipe et des personnes travaillant ailleurs dans l'entreprise, je peux m'assurer que j'affecte les bons collaborateurs dotés des bonnes compétences aux bonnes priorités. »
Onboarding plus rapide et plus fluide
Les systèmes RH modernes automatisent les tâches d'onboarding et les personnalisent en fonction des rôles. Ainsi, une nouvelle recrue peut obtenir l'accès au système, des informations sur les avantages sociaux et des modules de formation dans un seul tableau de bord avant de commencer son premier jour de travail. Cela permet aux RH de gagner du temps et aux nouveaux collaborateurs de se sentir préparés dès le départ.
Par exemple, Advocate Health Staffing a réduit son délai pour pourvoir un poste de neuf jours à moins de cinq jours grâce à un processus d'embauche et d'onboarding plus fluide, plus automatisé et plus efficace avec Workday.
Renforcement de la conformité et de la gestion des risques
Les systèmes RH modernes vous aident à garder une longueur d'avance sur l'évolution des réglementations grâce à des outils de conformité et à des alertes intégrés. Si une juridiction modifie sa politique en matière de congés maladie, par exemple, le système peut automatiquement signaler les collaborateurs concernés, mettre à jour les soldes de congés et appliquer de nouvelles règles.
DATEV utilise la plateforme RH de Workday pour répondre aux exigences réglementaires allemandes en matière de gestion des ressources humaines, notamment en ce qui concerne les congés. L'entreprise réunit toutes les données des collaborateurs sur la plateforme afin de faciliter le reporting des congés annuels pour elle-même et les collaborateurs, ces derniers pouvant utiliser des outils en self-service pour consulter leurs soldes de congés.
Amélioration de l'expérience collaborateur
Les collaborateurs s'attendent à ce que leur système RH soit aussi convivial que les applications qu'ils utilisent tous les jours. Un système RH moderne permet aux collaborateurs de mettre à jour leurs informations, de demander des congés, de consulter leurs fiches de paie ou de s'inscrire eux-mêmes aux régimes d'avantages sociaux. Cet accès peut réduire les frictions liées à l'attente de réponses aux e-mails ou aux démarches administratives.
Non seulement le comté de Tulsa a réduit de 50 % le temps de traitement de la paie grâce aux outils RH de Workday, mais ses collaborateurs peuvent désormais accéder à leurs informations, telles que les retenues sur salaire et les rapports sur les congés, et les mettre à jour indépendamment, sans supervision des RH.
Surmonter les problèmes et les défis des systèmes RH
Pour tirer le meilleur parti des logiciels modernes, il faut du temps, des capacités de planification et une volonté d'adaptation. Si ces systèmes peuvent certes résoudre de nombreux défis RH, ils soulèvent aussi de nouvelles questions concernant le coût, la confidentialité des données et le changement. La bonne nouvelle, c'est qu'en se préparant à ces défis, les entreprises peuvent souvent réduire les effets de ces problèmes ou les éviter complètement.
Coût initial et investissement en ressources
La mise en œuvre et l'apprentissage des systèmes RH modernes nécessitent souvent beaucoup de temps et d'investissements.
Cependant, un investissement précoce se révèle souvent payant plus tard, car cela permet de réduire les risques de non-conformité et d'améliorer la prise de décision. Pour rester sur la bonne voie, trouvez une solution adaptée à votre taille et à votre budget, et élaborez un plan de déploiement prévoyant une formation et un support suffisants.
Problèmes de migration des données
Transférer des données de plateformes obsolètes ou de processus manuels vers un nouveau système digital comporte toujours un risque de perte de données ou d'erreurs. Pour protéger vos données autant que possible, procédez à un audit complet des données avant de réaliser le transfert. Nettoyez vos données et travaillez en étroite collaboration avec votre fournisseur de technologie RH pour les mapper correctement.
Résistance au changement des collaborateurs ou de l'équipe dirigeante
Les effectifs se sentent à l'aise avec les systèmes qu'ils connaissent, même s'ils ne fonctionnent pas bien. Les nouvelles technologies peuvent créer de la confusion ou susciter des réactions négatives de la part d'équipes habituées à faire les choses d'une certaine manière.
Proposez une formation pratique pour aider les collaborateurs à adopter le nouveau système en toute confiance. Par exemple, expliquez aux collaborateurs qu'ils peuvent demander des congés et télécharger leurs fiches de paie sans avoir besoin de contacter les RH.
Limitations de l'évolutivité
Certains systèmes RH qui fonctionnent bien pour une équipe de 50 personnes peuvent s'essouffler à partir de 500 personnes. À mesure que vos effectifs augmentent ou deviennent plus complexes, des fonctionnalités telles que les workflows personnalisés, la prise en charge de la conformité internationale ou des analyses plus approfondies peuvent devenir essentielles. Lorsque vous choisissez une plateforme, pensez à demain, quitte à payer un peu plus cher au départ pour des fonctionnalités qui se révéleront nécessaires plus tard. Recherchez une architecture flexible et des mises à jour régulières, et renseignez-vous sur la manière dont d'autres entreprises se sont développées en utilisant le système.
Préoccupations en matière de sécurité et de confidentialité des données
Les RH détiennent un grand nombre de données sensibles, notamment des données sur la paie et les performances, et des informations personnelles. Il est compréhensible que les collaborateurs soient réticents à voir toutes ces données hébergées sur une seule plateforme. Les systèmes RH modernes tels que Workday sont dotés de solides fonctionnalités de sécurité, y compris le chiffrement et les autorisations selon le rôle, afin de protéger les données. Choisissez un système RH avec des audits de sécurité réguliers et des outils de conformité natifs.
Le saviez-vous ?
Certains systèmes RH modernes peuvent utiliser le Machine Learning pour signaler les risques potentiels de burnout. Ils suivent les tendances telles que les heures supplémentaires à répétition, les pauses manquées ou les baisses soudaines des scores d'engagement, puis alertent les responsables lorsque quelque chose semble anormal afin que les équipes puissent agir avant un burnout.
Comment mettre en œuvre un système RH
Le déploiement d'un nouveau système de gestion des ressources humaines modifie la manière dont votre équipe effectue ses tâches quotidiennes et prend des décisions de haut niveau. Le choix du logiciel n'est qu'une étape du parcours. Vous devez également vous assurer que votre nouveau système RH s'intègre bien à vos processus, à vos données et à vos effectifs. Suivez les étapes suivantes pour assurer une implémentation réussie.
1. Dressez la carte de vos processus RH existants
Avant d'introduire un nouveau système, documentez la façon dont les choses fonctionnent actuellement, du recrutement à la paie en passant par l'onboarding et le suivi des performances. Cette approche vous aide à identifier les points de friction, les étapes redondantes et les possibilités d'automatisation. Discutez avec l'équipe RH et les chefs de service pour comprendre où ils ont besoin d'aide et où les disruptions se produisent habituellement. Utilisez ces informations pour vous orienter vers un système RH qui vous aidera à résoudre ces problèmes.
2. Mettez les acteurs impliqués dans la boucle dès le départ
La Finance, l'IT, les responsables de service et l'équipe juridique peuvent tous s'appuyer sur les mêmes données que votre équipe RH. Il est essentiel de les impliquer très tôt pour recueillir leurs commentaires sur les intégrations et les exigences de conformité. Mieux encore : désignez une équipe d'implémentation transversale pour superviser le projet, y compris la configuration du logiciel pour répondre aux besoins de chaque service et l'élaboration d'un programme de formation pour les utilisateurs finaux du système.
3. Préparez vos données
Effectuez un audit des données pour détecter les doublons, les erreurs et les champs manquants. Standardisez les conventions d'appellation, les intitulés de poste et les données relatives aux sites. Si vous utilisiez des feuilles de calcul ou des outils plus anciens, prévoyez du temps supplémentaire pour reformater et vérifier vos données. Plus vos données seront propres, plus votre lancement sera aisé.
4. Configurez les workflows et l'automatisation
Avec la mise en place d'un nouveau système RH, il se peut que vos workflows doivent être modifiés. Dès le départ, optimisez vos processus pour les adapter à votre système moderne. Cela peut impliquer l'automatisation de votre processus d'onboarding ou l'utilisation de modèles pour standardiser les évaluations de la performance et les audits de conformité. Bien qu'il faille un certain temps pour tout mettre en place, votre système devrait en fin de compte éliminer une grande partie du travail manuel.
5. Formez les équipes et communiquez clairement
Assurez-vous que vos collaborateurs savent comment tirer le meilleur parti de votre système RH. Proposez une formation pratique spécifique au rôle, car les besoins ne sont pas les mêmes entre les RH et les responsables de service, par exemple. Gardez la documentation accessible et prévoyez du temps pour répondre aux questions. Tout au long du déploiement, communiquez sur les changements et sur la manière dont ils aideront les collaborateurs au quotidien.
6. Restez à l'écoute des collaborateurs
Il est peu probable que tous les collaborateurs aient la même expérience lorsqu'ils commencent à utiliser le nouveau système RH, mais vous devriez savoir comment le système fonctionne dans des cas concrets. Donnez aux collaborateurs la possibilité de fournir un feedback ouvert par le biais d'enquêtes, de réunions ou de tout autre moyen approprié pour votre organisation. Suivez également les taux d'adoption pour voir où les équipes rencontrent des difficultés. Utilisez ces insights pour affiner la formation et ajuster votre système afin de mieux répondre aux besoins des personnes qui l'utilisent.
Comment les systèmes RH Workday permettent une gestion RH plus intelligente
Une gestion efficace des effectifs nécessite de la visibilité, de l'agilité et des outils qui soutiennent les collaborateurs à chaque étape. Workday est un système RH unifié qui réunit les données sur les personnes, les workflows et les analyses au sein d'une seule plateforme. Il y a beaucoup à faire lorsque vous effectuez l'onboarding d'une nouvelle recrue ou planifiez votre prochain pipeline de leadership, mais Workday vous aide à agir avec confiance et rapidité.
Parce qu'il s'agit d'un système unique, Workday relie des fonctions RH souvent gérées séparément, telles que le recrutement, la formation et la performance, de sorte que les données en temps réel éclairent les décisions. Votre équipe RH peut ainsi consacrer plus de temps à soutenir les talents de votre organisation.
Principales fonctionnalités de Workday HCM :
- Données RH connectées : Workday relie les dossiers des collaborateurs, les objectifs, la rémunération et le feedback dans un seul système, ce qui permet aux dirigeants d'avoir une vue complète de chaque membre de l'équipe
- Visibilité en temps réel : les managers et les équipes RH peuvent rapidement accéder aux données actualisées sur les effectifs et les pénuries de talents
- Workflows configurables : les workflows personnalisés vous permettent d'adapter les processus tels que l'onboarding, les promotions et les évaluations de la performance à votre entreprise
- Self-service collaborateur : les employés peuvent consulter leurs fiches de paie, mettre à jour leurs coordonnées ou demander des congés quand ils le souhaitent
- Insights basés sur l'IA : Workday utilise le Machine Learning pour mettre en évidence des tendances comme les baisses d'engagement des collaborateurs ou les risques de départ, pour que vous puissiez agir rapidement
- Évolutivité entre les équipes et les régions : Workday s'adapte à votre taille et à votre structure, que vous gériez 100 collaborateurs ou 10 000 dans plusieurs pays
Mettre en œuvre un système RH
Les systèmes RH modernes évoluent constamment en y ajoutant des outils IA, des fonctionnalités d'analyse plus approfondies et plus de flexibilité pour soutenir des effectifs en constante évolution. Mais même le meilleur système ne donnera pas de résultats sans une mise en œuvre réfléchie et un engagement résolu de la part de votre équipe. Si vous êtes prêt à transformer les RH en une fonction plus stratégique et axée sur les talents, choisissez un système qui correspond à vos objectifs, soutient vos collaborateurs et peut évoluer avec votre entreprise.
Projetez vos RH vers l'avenir