Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des prestataires ?
Un logiciel de gestion des prestataires est un système qui permet de gérer les données essentielles liées à l'emploi de prestataires indépendants, en automatisant l'ensemble du cycle de vie de l'emploi, de l'onboarding jusqu'au paiement. Bien que les fonctionnalités varient selon les systèmes, cela peut inclure des informations relatives à l'assurance, à la santé, à la sécurité et à la formation, ainsi que d'autres informations pertinentes pour le prestataire et pour la personne ou l'organisation qui recrute.
Qu'est-ce qu'un prestataire indépendant ?
Un prestataire indépendant est un type d'intervenant externe qui se voit confier une tâche par une personne ou une entreprise dans le cadre d'un énoncé des travaux. Bien que l'entité responsable de l'embauche contrôle les résultats, les prestataires disposent généralement d'une plus grande liberté que les collaborateurs à temps plein dans leur travail.
Aux États-Unis, les prestataires sont considérés comme des travailleurs indépendants soumis à l'obligation de remplir le formulaire 1099 de l'IRS, ce qui signifie que leurs revenus sont soumis à l'impôt sur le travail indépendant. En outre, ils n'ont pas droit à la plupart des avantages sociaux offerts aux salariés, tels que l'assurance maladie ou les cotisations de retraite.
Quels sont les défis liés à l'utilisation simultanée de prestataires et de salariés ?
De plus en plus d'entreprises ont recours à des prestataires et autres intervenants externes en plus de leurs salariés. Étant donné que les prestataires sont soumis à des lois et réglementations différentes de celles des salariés, des pratiques distinctes en matière d'embauche, d'onboarding, de paiement et de gestion doivent être mises en place pour garantir la conformité. Par conséquent, il peut être difficile de gérer ces prestataires au quotidien avec les mêmes processus et dans les mêmes systèmes que les salariés.
À quel moment les entreprises ont-elles besoin d'un logiciel de gestion des prestataires ?
Les entreprises peuvent tirer parti d'un logiciel de gestion des prestataires dès lors qu'elles ont recours à des prestataires, mais l'utilisation d'un tel logiciel devient d'autant plus précieuse que le nombre et le type de collaborateurs, ainsi que la complexité de leur gestion, augmentent.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des prestataires ?
Un bon logiciel de gestion des prestataires simplifie les tâches de gestion liées à ces derniers tout au long du cycle de vie de l'emploi. Il s'agit notamment d'aider votre entreprise à :
- Rationaliser l'onboarding et l'offboarding
- Gérer les affectations
- Suivre et analyser la performance des collaborateurs
- Simplifier la facturation
- Atténuer les risques de sécurité et de non-conformité
« Nous avons réussi à réduire de 25 % nos dépenses liées aux intervenants externes au cours des six premiers mois. La capacité à rationaliser le nombre d'agences, les tarifs appliqués et les postes à publier s'est révélée un important facteur d'économies. »
– Kerry Kiley, Head of Extended Workforce Program Management, Workday (Session Workday Rising 2023)
Fonctionnalités d'un bon logiciel de gestion des prestataires
Bien que les fonctionnalités exactes de ce type de logiciel puissent varier selon le fournisseur, les caractéristiques typiques d'un logiciel de gestion des prestataires incluent généralement l'amélioration des processus d'onboarding, de gestion des affectations et de facturation, la réduction des risques, le suivi des effectifs et les capacités de reporting.
Un logiciel de gestion des prestataires peut-il être intégré à un logiciel de gestion du capital humain ?
Oui, dans certains cas, il est possible d'intégrer un logiciel de gestion des prestataires dans un logiciel HCM. Cependant, cela dépend des systèmes que vous utilisez. Certains fournisseurs de logiciels simplifient considérablement le processus en proposant une solution de gestion complète des talents.
Quelle est la différence entre un logiciel de gestion des prestataires et un système de gestion des fournisseurs ?
Un système de gestion des fournisseurs (VMS) inclut de nombreuses fonctionnalités présentes dans un logiciel de gestion des prestataires, dans la mesure où un tel système permet également d'automatiser et de simplifier les processus liés à la gestion des intervenants externes. Toutefois, un VMS va au-delà de ces fonctions et soutient les équipes qui gèrent tous types de collaborateurs externes, y compris les travailleurs temporaires, les employés rémunérés à l'heure et les freelances, le tout dans un seul système d'enregistrement. Un VMS dispose des outils nécessaires pour gérer les exigences de projets plus importants grâce à des capacités complètes de gestion des énoncés des travaux, et offre davantage en matière de fonctionnalités essentielles de gestion des fournisseurs, notamment dans les domaines de la facturation, de la collaboration, de la configurabilité et plus encore.
« Nous avons pris conscience de notre besoin d'une seule source de données qui nous permettrait de voir et de gérer de manière globale nos effectifs externes. Nous savions que nous devions être plus agiles et plus adaptables, et nous avions donc besoin d'un outil qui nous assisterait dans ce parcours. »
– Sarah Keisling, Associate VP, Talent Management and HR Operations, Banner Health (Session Workday Rising 2023)