Qu'est-ce que la gestion de l'énoncé des travaux (SOW) ?
Un énoncé des travaux (également appelé cahier des charges ou « SOW » pour « statement of work ») est un document convenu qui décrit l'ensemble des responsabilités, des exigences et des tâches d'un projet ou d'un contrat entre deux parties ou plus.
En quoi consiste la gestion de l'énoncé des travaux (SOW) ?
La gestion de l'énoncé des travaux (SOW) désigne le processus qui permet de s'assurer qu'un projet reste sur la bonne voie grâce à l'utilisation d'un document – l'énoncé des travaux (SOW) – qui décrit les conditions préalablement convenues entre deux parties pour l'exécution de l'étendue des travaux. Bien que les détails exacts inclus dans un énoncé des travaux puissent varier en fonction du projet et de l'organisation qui recrute, ils clarifient en général l'objectif de la mission et la manière dont elle doit être menée à bien. Ces détails incluent généralement ce qui suit :
La taille du projet
Les rôles et responsabilités des deux parties, généralement un prestataire ou un fournisseur et l'organisation qui a recours à ses services
Les livrables du projet
Le calendrier, y compris les étapes importantes et les échéances
Les attentes en matière de performance, y compris les critères d'achèvement du projet
Le fait de finaliser ces détails et d'en convenir à l'avance contribue à garantir que le projet sera achevé dans les délais et dans le respect du budget.
À mesure que la complexité des projets augmente, les entreprises peuvent constater qu'il devient plus difficile d'établir clairement les exigences de l'énoncé des travaux et de s'y conformer. Par conséquent, une gestion efficace de l'énoncé des travaux (SOW) est importante pour :
Renforcer la supervision du projet
Maintenir le contrôle du budget
Respecter les délais
Gérer efficacement les ordres de modification
Réduire les risques du projet
Vous gérez des projets complexes qui impliquent des prestataires indépendants ? Un système de gestion des fournisseurs (VMS) peut fournir les outils dont vous avez besoin pour gérer efficacement et en un seul endroit les exigences de l'énoncé des travaux relatives aux intervenants externes.
Pourquoi est-il important d'avoir un énoncé des travaux ?
L'énoncé des travaux est l'occasion de clarifier les attentes et de s'assurer que toutes les parties sont alignées avant le début du travail. C'est pourquoi il est souvent inclus dans un contrat formel, bien qu'il ne s'agisse pas d'un contrat ni d'un document juridiquement contraignant en soi. Cependant, l'énoncé des travaux est un outil important pour :
Établir des lignes directrices claires sur la manière dont le travail doit être réalisé et livré
Accélérer le processus d'approbation en s'assurant de l'adhésion et de l'alignement des acteurs impliqués avant le début du travail
Éviter les erreurs dues à une mauvaise communication ou à des attentes floues
En outre, lorsqu'un projet est complexe ou que son champ d'application est particulièrement large, on observe couramment un phénomène appelé « dérive des objectifs », c'est-à-dire l'augmentation progressive des exigences du travail au-delà de ce qui avait été initialement convenu. Un énoncé des travaux clair peut aider votre entreprise à s'assurer que le projet est entièrement défini dès le départ, ce qui permet d'éviter les retards inutiles et les dépenses supplémentaires.
Cependant, même avec un énoncé des travaux parfaitement défini, des modifications postérieures peuvent encore être ajoutées à l'accord initial en raison de circonstances imprévues. Mais avec un système de gestion de l'énoncé des travaux (SOW) solide, vous disposez des capacités de suivi et de reporting nécessaires pour permettre aux dirigeants d'effectuer les changements qui s'imposent. Un VMS peut s'avérer d'une aide précieuse en la matière.
Quand est-il important d'avoir un énoncé des travaux ? Un énoncé des travaux peut être utile chaque fois que vous travaillez sur un projet avec un fournisseur ou un prestataire indépendant, c'est-à-dire une personne qui n'est pas salariée de votre entreprise. Cependant, la nécessité d'un énoncé des travaux augmente avec l'ampleur et la complexité du projet, tout comme l'importance de gérer efficacement ces documents et les processus associés.
C'est particulièrement vrai dans le contexte de la gestion des intervenants externes, où un reporting solide et une ventilation détaillée des coûts du projet peuvent fournir aux dirigeants une vue d'ensemble des besoins RH élargis de votre entreprise. Vous serez ainsi mieux à même de prendre en compte les collaborateurs externes dès le début de votre processus de planification des talents, ce qui favorisera une prise de décision et une planification financière plus stratégiques.
Le saviez-vous ?
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Quelle est la différence entre un énoncé des travaux et l'étendue des travaux ?
Bien que les termes « énoncé des travaux » et « étendue des travaux » soient souvent utilisés de manière interchangeable, ils diffèrent dans leur définition exacte. L'étendue des travaux est plus limitée. Dans la plupart des contextes, le terme fait référence aux jalons et étapes importantes qui doivent être achevés pour qu'un projet soit considéré comme terminé.
L'étendue des travaux peut faire partie intégrante de l'énoncé des travaux, ce qui est souvent le cas. Toutefois, un énoncé des travaux comprend généralement des informations de haut niveau supplémentaires, telles que la mission du projet et les critères de réussite. L'étendue des travaux, en revanche, se concentre plus spécifiquement sur la définition des paramètres d'achèvement du travail.
Un « contrat-cadre de services » est un autre terme courant utilisé dans ce contexte. Bien que lié à l'énoncé des travaux, un contrat-cadre de services est utilisé pour établir et définir plus largement les conditions générales d'une relation entre un client et un fournisseur ou un autre prestataire de services. Ces parties peuvent ensuite créer un énoncé des travaux pour tout projet ultérieur une fois le contrat-cadre de services mis en place.
Quels sont les différents types d'énoncés des travaux ?
Bien que votre entreprise et vous-même soyez libres de créer un énoncé des travaux qui réponde au mieux à vos besoins spécifiques, ces types de documents se répartissent généralement en trois grandes catégories : l'énoncé des travaux basé sur le niveau d'effort, l'énoncé des travaux détaillé (ou de conception) et l'énoncé des travaux basé sur la performance. Chacune de ces options présente des avantages qui lui sont propres, et la catégorie la mieux adaptée à votre projet dépendra en grande partie de vos objectifs.
L'énoncé des travaux basé sur le niveau d'effort, parfois également appelé énoncé des travaux « temps et moyens matériels », est une forme assez générale du document qui porte principalement sur les heures de travail et les moyens matériels requis pour le projet, ainsi que sur les informations relatives aux coûts. Il est extrêmement polyvalent et peut être utilisé dans un large éventail de contextes, y compris pour des missions de courte durée. Un énoncé des travaux basé sur le niveau d'effort peut s'avérer particulièrement utile si vous n'êtes pas tout à fait sûr du temps ou des ressources nécessaires pour mener à bien votre projet.
L'énoncé des travaux détaillé (ou de conception) est le plus spécifique des trois catégories. Il comprend généralement des instructions et des exigences très détaillées concernant non seulement les résultats souhaités, mais aussi la manière dont le travail doit être effectué et les moyens matériels/ressources à utiliser. Ce niveau de spécificité peut s'avérer particulièrement utile si le projet implique d'importantes réglementations sectorielles ou d'autres exigences de conformité.
L'énoncé des travaux basé sur la performance porte principalement sur les résultats du projet, avec peu d'instructions spécifiques sur la façon dont le travail doit être effectué. Au contraire, le prestataire ou le fournisseur est libre de décider de la meilleure façon d'exécuter les tâches dans les délais et le respect du budget. Ce type d'énoncé des travaux convient mieux aux projets pour lesquels l'entreprise qui recrute se préoccupe avant tout du résultat du projet et ne souhaite pas être impliquée dans les opérations quotidiennes qui mènent à ce résultat.
Comment rédiger un énoncé des travaux et meilleures pratiques
De nombreux rôles au sein de votre entreprise peuvent rédiger un énoncé des travaux, mais cette responsabilité est souvent confiée à un membre de la gestion de projet. Les acteurs impliqués dans le projet ou même les groupes d'utilisateurs peuvent également apporter leur contribution.
Il n'existe pas d'exigences techniques concernant la rédaction d'un énoncé des travaux. Les informations exactes que vous inclurez varieront en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise et de votre projet. Toutefois, les étapes suivantes peuvent vous donner un point de départ :
Donnez une vue d'ensemble de la mission ou de l'objectif, y compris une description de haut niveau du périmètre du projet.
Décrivez les tâches spécifiques à réaliser et/ou les livrables à fournir, ainsi que toutes les exigences pertinentes pour chacun.
Établissez un calendrier indiquant les dates de début et de fin, ainsi que d'autres étapes importantes ou échéances.
Dressez la liste des ressources requises, y compris le personnel et les personnes responsables de chaque élément à fournir.
Pensez à ajouter des données financières, y compris les coûts du projet ou les modalités de paiement. Cela peut être nécessaire ou non en fonction des détails inclus dans votre contrat.
Précisez les conditions supplémentaires, telles que les indicateurs de réussite ou les critères d'acceptation.
Il peut également être utile d'ajouter un glossaire ou une annexe contenant des expressions ou des acronymes utilisés par votre organisation et susceptibles d'être inconnus du prestataire.