Comprendre la planification par scénarios.
La planification par scénarios est essentielle pour réussir dans l’environnement commercial dynamique d’aujourd’hui. Ce guide explique comment fonctionne la planification par scénarios, quels sont les outils qui la soutiennent et comment elle aide les organisations de tous les secteurs à prospérer.
La planification par scénarios dans un monde des affaires incertain.
Toutes les entreprises sont confrontées à l’incertitude : les marchés évoluent, des concurrents apparaissent et des perturbations se produisent sans prévenir. La planification par scénarios aide les organisations à faire face à ces inconnues en se préparant à plusieurs avenirs possibles, et pas seulement à celui qu’elles espèrent ou auquel elles s’attendent. C’est un moyen d’anticiper, de tester des stratégies et de faire en sorte que votre entreprise soit prête à agir, quoi qu’il arrive.
Contrairement aux plans statiques qui supposent une seule voie prévisible, la planification par scénarios envisage un éventail de possibilités et permet aux responsables d’accepter les perturbations, ce que les entreprises les plus prospères font régulièrement, selon la Harvard Business Review (HBR).
L’étude de la HBR montre que les trois quarts des leaders de la croissance et de la rentabilité sont à l’origine de bouleversements dans leur secteur, alors que leurs homologues moins avant-gardistes se situent systématiquement en milieu de peloton.
« Les personnes les plus performantes n’ont pas peur des grands changements, écrivent les spécialistes de la HBR. Au cours de l’année prochaine, 63 % d’entre elles modifieront considérablement leur modèle économique, et elles sont neuf fois plus susceptibles de connaître un changement total de leur modèle économique cette année. Elles voient le changement de modèle d’entreprise d’un œil beaucoup plus positif. »
La planification par scénarios est essentielle pour atteindre ce niveau de prévoyance et de confiance stratégique, aligner les équipes sur des objectifs communs et naviguer dans l’incertitude avec assurance et détermination.
Principaux points à retenir.
La planification par scénarios aide les entreprises à se préparer à l’incertitude en explorant plusieurs avenirs possibles.
Le processus de planification par scénarios consiste à déterminer des variables clés, à élaborer des scénarios et à créer des stratégies adaptables.
La planification par scénarios améliore la prise de décision, la gestion des risques et la flexibilité organisationnelle.
La planification par scénarios pose des problèmes communs, notamment en termes de délais, de précision des données et de complexité d’exécution.
La technologie simplifie la planification par scénarios grâce à des outils de modélisation, d’analyse et de collaboration.
« Les personnes les plus performantes n’ont pas peur des grands changements. Au cours de l’année prochaine, 63 % d’entre elles modifieront leur modèle d’entreprise de manière significative. »
- Harvard Business Review
Qu’est-ce que la planification par scénarios?
La planification par scénarios est un processus utilisé par les entreprises pour relever les principales incertitudes futures, évaluer l’impact des scénarios potentiels sur l’entreprise et créer des plans flexibles pouvant s’adapter à différents résultats. Les facteurs généralement analysés lors de la planification par scénarios sont les suivants :
Conditions du marché : changements économiques, pressions concurrentielles et tendances sectorielles
Risques opérationnels : vulnérabilités de la chaîne d’approvisionnement, contraintes en matière de ressources ou de perturbations.
Changements réglementaires : nouvelles lois, exigences de conformité ou politiques gouvernementales
Développements technologiques : innovations émergentes susceptibles de perturber ou d’améliorer les activités.
Comportement du client : évolution de la demande, des préférences ou des habitudes d’achat
En évaluant ces facteurs de manière proactive, les décisionnaires peuvent déterminer les risques et les possibilités et préparer leur entreprise en conséquence. Ils n’ont plus besoin de se fier à des suppositions ou de croiser les doigts pour qu’un seul résultat se réalise. Au contraire, ils peuvent élaborer des stratégies résilientes qui réussissent dans diverses conditions grâce à la prévoyance et à une planification stratégique flexible.
Comment fonctionne la planification par scénarios?
Une planification par scénarios réussie nécessite une approche structurée et approfondie. Les équipes doivent s’assurer que toutes les informations pertinentes se trouvent au même endroit et qu’elles disposent des bons outils pour la modélisation et la prise de décision. Voici les étapes importantes à suivre lors d’un exercice de planification par scénarios :
1. Identifier les variables clés.
La première étape de la planification par scénarios consiste à trouver les facteurs les plus susceptibles d’avoir un impact sur l’avenir de votre organisation. Ces variables doivent inclure des forces externes telles que les changements économiques, les changements réglementaires ou l’évolution des préférences des clients, ainsi que des dynamiques internes telles que la disponibilité des ressources, la capacité opérationnelle ou la taille de la main-d’œuvre.
Commencez le projet de planification par scénarios en recueillant les commentaires des principales parties prenantes dans tous les services. La diversité des points de vue est essentielle pour ne pas négliger les variables qui ne relèvent pas d’un seul domaine d’expertise. Une fois que vous avez dressé une liste, classez les facteurs par ordre de priorité en fonction de deux critères :
- Impact potentiel : quelles sont les variables susceptibles d’affecter le plus significativement vos objectifs et vos activités?
- Probabilité : quelle est la probabilité que chaque variable change de manière à influencer votre entreprise?
En hiérarchisant les variables les plus pertinentes pour votre organisation, vous pouvez vous assurer que vos plans incluent les difficultés et les possibilités les plus importantes.
2. Élaborer des scénarios.
Ensuite, élaborez plusieurs scénarios en utilisant les variables que vous avez classées par ordre de priorité afin d’imaginer un éventail de possibilités futures. Chaque scénario doit raconter une histoire distincte sur ce à quoi l’avenir pourrait ressembler et fournir un cadre pour l’analyse de ses implications. Voici comment structurer le processus d’élaboration d’un scénario :
1. Encadrer les scénarios : identifier la portée de chaque scénario. Concentrez-vous sur ce qui pourrait se produire au cours d’une période donnée, par exemple le prochain trimestre, la prochaine année ou le prochain cycle de marché.
2. Définir les scénarios : créer de 3 à 5 scénarios détaillés pour couvrir un éventail de résultats :
- Meilleur des cas : un avenir optimal où les conditions s’améliorent de manière significative.
- Pire des cas : un avenir difficile où les risques se matérialisent.
- Cas le plus probable : scénario basé sur des tendances et des hypothèses raisonnables.
Rendez-les mesurables en attribuant des conditions et des chiffres spécifiques à chaque scénario. Élaborez un texte expliquant les principaux moteurs, les effets attendus et les défis majeurs pour chaque scénario. L’objectif est de créer des scénarios à la fois réalistes et utiles à la prise de décision.
3. Analyser les impacts potentiels.
Une fois ces scénarios en main, l’étape suivante consiste à évaluer l’impact que chacun d’entre eux pourrait avoir sur les objectifs, les opérations et les stratégies de votre organisation. Pour ce faire, il convient d’étudier en profondeur les risques et les possibilités potentiels de chaque scénario.
Commencez par poser ces questions clés :
- Quels risques spécifiques ce scénario soulève-t-il?
- Quel serait l’impact sur nos objectifs financiers, notre capacité opérationnelle ou notre main-d’œuvre?
- Quelles sont les possibilités que nous pourrions exploiter dans ce scénario?
Quantifier les impacts dans la mesure du possible. Calculez les effets financiers de chaque scénario, estimez les changements dans les demandes de ressources et déterminez comment les mesures telles que les marges bénéficiaires, la productivité ou la satisfaction des clients pourraient évoluer. Cette analyse sert de base à l’élaboration de stratégies exploitables.
4. Formuler des stratégies.
Une fois que les impacts de chaque scénario sont compris, il est temps d’élaborer des stratégies adaptées à chacun d’entre eux. Concentrez-vous sur ces trois éléments :
Traiter les risques : identifier des actions spécifiques pour atténuer les défis potentiels. Par exemple : dans le pire des scénarios impliquant des retards dans la chaîne d’approvisionnement, vous pourriez diversifier vos fournisseurs ou augmenter vos réserves de stock.
Tirer parti des possibilités : planifier la manière de tirer parti des conditions favorables. Dans le meilleur des scénarios, il pourrait s’agir d’augmenter la production pour répondre à une demande croissante ou de pénétrer de nouveaux marchés.
Créer de la flexibilité : élaborer des plans d’urgence qui permettent des ajustements rapides. Par exemple, une stratégie d’embauche peut prévoir un recrutement par étapes qui peut être interrompu ou accéléré en fonction du scénario.
Chaque stratégie doit comporter des étapes claires, des responsabilités assignées et des objectifs mesurables. Cela garantit que votre équipe sait ce qu’elle doit faire et comment le succès sera suivi, quel que soit le scénario qui se concrétise.
5. Réviser et affiner.
La planification par scénarios est un processus continu. Dès que vous avez de nouvelles données, réexaminez vos scénarios pour vous assurer qu’ils restent pertinents et utiles. Il peut s’agir de mettre à jour des variables, de réviser des hypothèses ou d’ajouter de nouveaux scénarios pour refléter des tendances émergentes.
Des révisions régulières doivent être intégrées à vos cycles de planification afin de garantir que vos stratégies restent alignées sur les réalités actuelles. Par exemple, un examen trimestriel peut révéler qu’une variable auparavant peu prioritaire, telle que le lancement d’un nouveau produit par un concurrent, est devenue un facteur essentiel.
L’élaboration d’options stratégiques à long terme exige que vous restiez adaptable à chaque nouveau cycle de vie de l’entreprise. En affinant continuellement vos scénarios et vos stratégies, votre organisation restera préparée et réactive, quelle que soit l’évolution de la situation.
« À tout moment, nous pouvons voir exactement où les chiffres se situent et examiner différents scénarios futurs. »
-Wes Cordingley, directeur de l'exploitation, Beyond Blue
Comment les logiciels de planification par scénarios peuvent être utiles.
Les progrès rapides de la technologie ont transformé la planification par scénarios, jadis un processus manuel et fastidieux, en un processus dynamique et fondé sur des données. Grâce aux outils modernes de planification par scénarios, les organisations peuvent rapidement modéliser des scénarios, analyser les relations complexes entre les données et pivoter à mesure que de nouvelles informations apparaissent.
Voici les principales caractéristiques qui font du logiciel de planification par scénarios un élément essentiel du processus :
Intégration des données.
Les outils de planification infonuagiques peuvent rassembler des données provenant de sources et de sites multiples au sein d’une organisation – systèmes financiers, outils de suivi de la chaîne d’approvisionnement, plateformes de gestion de la clientèle et autres – en un seul endroit centralisé. Cette centralisation rend les données visibles et accessibles aux équipes de planification et garantit que les scénarios sont basés sur des perspectives complètes et précises.
Analyse prédictive alimentée par l’IA.
Les logiciels de planification par scénarios sont dotés de fonctionnalités d’analyse prédictive alimentées par l’IA. Ces fonctionnalités permettent d’analyser les données historiques et les tendances à grande échelle, et de trouver des schémas impossibles à repérer par la seule analyse humaine. Grâce à ces outils, les organisations peuvent effectuer des analyses de données sophistiquées et voir comment des variables changeantes influencent les scénarios en temps réel.
Collaboration en temps réel.
Les outils infonuagiques facilitent la collaboration en permettant aux équipes de l’ensemble des services et des zones géographiques de contribuer au processus de planification des scénarios. Les mises à jour en temps réel garantissent que tout le monde utilise les données les plus récentes, ce qui réduit les erreurs de communication et améliore l’alignement tout au long du processus.
Visualisation et rapports.
Les logiciels de planification par scénarios sont dotés de tableaux de bord et de visualisations qui facilitent l’interprétation et la digestion de données complexes, même pour les membres de l’équipe qui ne sont pas des spécialistes des données. Ces fonctionnalités permettent aux responsables de comparer rapidement les scénarios, d’évaluer les impacts et de présenter les résultats aux parties prenantes de manière claire et convaincante.
Mises à jour dynamiques.
Contrairement aux plans statiques, les outils technologiques de planification par scénarios permettent des mises à jour continues. Dès que de nouvelles données sont disponibles, les organisations peuvent rapidement réviser leurs scénarios et leurs stratégies, ce qui garantit que leurs plans restent pertinents et exploitables.
La planification par scénarios pour l’ensemble des secteurs d’activité.
La planification par scénarios permet aux organisations de tous les secteurs d’activité de se préparer à l'avenir. Ces exemples concrets de clients de Workday illustrent les multiples façons dont les entreprises utilisent la planification par scénarios pour réussir.
Public Trust : améliorer la prise de décision financière.
Public Trust, fournisseur de services financiers en Nouvelle-Zélande, avait besoin de renforcer la prise de décision en période d’incertitude. Enlisée dans des processus manuels obsolètes, l’entreprise avait besoin d’une approche plus efficace et plus rapide de la planification financière.
« Nos processus étaient manuels et présentaient un risque lié aux personnes clés. Les processus de planification financière étaient longs et exigeaient beaucoup de travail, a déclaré Dan Devcich, responsable des finances de Public Trust. Nous avions des fonctionnalités limitées en matière de planification par scénarios, ce que nos parties prenantes recherchaient de plus en plus. Nous avons perdu de la main-d’œuvre financière en raison de la nature exigeante de ces fonctions. »
Public Trust était à la recherche d’une solution infonuagique pour moderniser ses processus et permettre une planification par scénarios plus complète et plus sophistiquée. Grâce au logiciel de gestion de la performance d’entreprise Workday Adaptive Planning, Public Trust a réduit de 20 jours la durée de son cycle budgétaire, a éliminé les risques présents dans les anciens processus et a pu générer des scénarios de simulation afin de mieux s’adapter aux changements du marché.
Denny's : maintenir l’agilité opérationnelle.
La chaîne américaine de restaurants Denny’s utilisait un système financier obsolète qui nécessitait un travail manuel et de nombreuses feuilles de calcul. Les personnes qui l’utilisaient se montraient extrêmement peu intéressées par le processus. Denny’s a décidé d'adopter Workday Adaptive Planning pour moderniser le processus.
La mise en œuvre d’un outil de gestion de la performance d’entreprise a transformé sa capacité à planifier l’avenir. Denny’s a plus que doublé le nombre de ses prévisions annuelles, réduit de 25 % la durée du cycle budgétaire annuel, généré 60 % de scénarios de simulation supplémentaires et réduit le temps de modélisation des scénarios de plusieurs semaines à quelques jours, voire moins.
« En quelques heures seulement, nous pouvons modéliser des scénarios pour comprendre à quoi ressemblera l’organisation dans 12 mois, explique le responsable de la planification et de l’analyse financière de Denny’s. C’est précieux. »
Beyond Blue : étendre le soutien à la santé mentale.
Beyond Blue, un fournisseur australien de soins de santé mentale de premier plan, devait devenir plus flexible face à l’augmentation des facteurs de stress liés à la santé mentale dans les communautés qu’il dessert. Plus précisément, il devait être en mesure de modéliser des scénarios susceptibles d’éclairer l’allocation optimale des ressources.
Workday Adaptive Planning a permis à Beyond Blue d’améliorer la visibilité des facteurs de valeur de l’entreprise, d’accélérer les rapports de fin de mois et d’instaurer une plus grande confiance avec les parties prenantes, tout en prenant de meilleures décisions plus rapidement.
« À tout moment, nous pouvons voir exactement où les chiffres se situent et examiner différents scénarios futurs », a déclaré Wes Cordingley, directeur de l’exploitation de Beyond Blue. « Nous pouvons voir où nous devons faire des ajustements en réponse aux changements probables dans les besoins de soutien en matière de santé mentale. »
« En quelques heures, nous pouvons modéliser des scénarios pour comprendre à quoi ressemblera l’organisation dans 12 mois. C’est précieux. »
– Gestionnaire de la planification et de l’analyse financières, Denny’s
Mise en œuvre de la planification par scénarios.
La pleine valeur de la planification par scénarios réside dans sa capacité à transformer l’incertitude en possibilité. Elle permet à la direction de prendre de meilleures décisions qui préservent la résilience de leur entreprise, même lorsqu’elle est confrontée à des difficultés inattendues. En intégrant la planification par scénarios dans leurs activités régulières, les entreprises peuvent rester préparées et s’adapter à toute nouvelle situation qui se présente à elles.