Quels sont les coûts cachés de la maintenance des systèmes existants dans les domaine de la planification et de l’analyse financières?
Les équipes de planification et d’analyse financières se sont longtemps appuyées sur des systèmes existants. Mais à mesure que les coûts associés augmentent – des exigences de maintenance aux inefficacités opérationnelles – de plus en plus de responsables financiers et informatiques repensent le statu quo.
En savoir plus sur les systèmes existants dans les domaine de la planification et de l’analyse financières.
Lorsque les organisations s’appuient sur des systèmes qui fournissent des données limitées et obsolètes et qui nécessitent inévitablement des temps d’arrêt réguliers pour maintenance, elles peuvent se demander : « Pourquoi continuons-nous à les utiliser? » Les systèmes existants, encombrants et obsolètes, sont coûteux à plus d’un titre. Pourtant, de nombreuses entreprises et fonctions – y compris la planification et l’analyse financières – s’y accrochent encore.
Pourquoi? L’inertie et la familiarité jouent certainement un rôle. Mais les responsables financiers et informatiques reconnaissent de plus en plus que le maintien du statu quo, avec des anciens systèmes fragiles et obsolètes, entraîne des coûts importants, qu’il s’agisse de l’argent et du temps consacrés à la maintenance et aux mises à niveau ou des risques financiers liés à des protocoles de sécurité obsolètes et à des rapports inexacts.
En fait, l’endettement technologique – y compris le temps nécessaire à l’entretien de systèmes disparates – a été l’un des principaux défis identifiés par les directeurs financiers lorsqu'ils ont été interrogés sur les principaux obstacles à la valorisation de la fonction informatique.
Les systèmes existants ne consomment pas seulement du temps et du budget en interne. De tels systèmes peuvent également constituer un obstacle coûteux à l’innovation et à la flexibilité.
Quelque30 % des organisations utilisent encore des feuilles de calcul comme principal outil de budgétisation et de prévision.
Les systèmes patrimoniaux obsolètes ne peuvent pas fournir l’automatisation et les perspectives dont les entreprises ont besoin, et de nombreuses applications patrimoniales sont difficiles à intégrer à des technologies, notamment d’analyses et de solutions mobiles.
Près de 60 % des directeurs de la technologie des services financiers interrogés par Forrester déclarent que leur pile technologique traditionnelle est trop coûteuse et inadaptée aux applications modernes. Par ailleurs, selon une autre enquête de Deloitte, 57 % des dirigeants d’entreprise affirment que le manque de souplesse de l’entreprise est un problème lié aux systèmes existants.
Pour les équipes de planification et d’analyse financières qui cherchent à fournir les analyses et les perspectives prêtes à la prise de décision que les directeurs financiers et autres dirigeants de la C-suite attendent de plus en plus, rester attaché à des anciens systèmes fragiles et obsolètes coûte trop cher pour être ignoré.
Comprendre les systèmes existants dans les domaine de la planification et de l’analyse financières.
De nombreux systèmes utilisés par les équipes de planification et d’analyse financières ont été construits il y a plusieurs dizaines d'années et n’ont été conçus ni pour gérer le volume et la véracité des données financières que les équipes d’aujourd’hui doivent gérer, ni pour les fonctionnalités d’analyse que leur travail exige désormais. Les fonctions financières adoptent souvent des applications ponctuelles et des outils d’analyse distincts pour pallier les limites de ces systèmes existants. Il en résulte un ensemble disparate de données cloisonnées et fragmentées, dont l’exploitation peut nécessiter beaucoup de temps et d’attention.
Si les feuilles de calcul sont couramment utilisées par les professionnels de la finance pour organiser les données, elles n’offrent pas toujours la meilleure clarté dans le paysage financier complexe d’aujourd’hui. En fait, 30 % des organisations utilisent encore des feuilles de calcul comme principal outil de budgétisation et de prévision, le même pourcentage qu’en 2014. Cependant, les feuilles de calcul statiques présentent leurs propres risques, car elles entravent la collaboration en temps réel et augmentent le risque de travailler avec des données obsolètes ou périmées.
Les anciens systèmes sont plus vulnérables aux problèmes de sécurité et entraînent des coûts de compatibilité.
Alors que le rôle de la direction financière se fait de plus en plus stratégique dans de nombreuses organisations, les attentes visant la planification et de l’analyse financières se multiplient. Mais le plus souvent, les anciens systèmes de planification et d’analyse financières constituent des goulots d’étranglement et des obstacles plutôt que des catalyseurs stratégiques.
Pourquoi les entreprises continuent-elles à s’appuyer sur des anciens systèmes.
Les systèmes existants perdurent pour des raisons diverses et, à bien des égards, compréhensibles. Ils sont connus, pratiques et bien implantés, et les entreprises ont adapté leurs flux des travaux en fonction d’eux. Et comme tout le monde connaît ces systèmes sur le bout des doigts, le changement peut sembler insurmontable ou inutile.
Les entreprises sont aussi préoccupées par les coûts et la complexité de la transition vers ces systèmes. Toutefois, la peur de l’inconnu tient les organisations en échec, ce qui se traduit par un manque de perspicacité, une agilité restreinte et une croissance réduite.
Le coût réel de la maintenance des systèmes existants.
Les anciens systèmes entraînent souvent des coûts économiques et opérationnels qui ne font qu’augmenter à mesure que de leur utilisation. Ce problème est en partie dû à l’offre et à la demande : à mesure que de nouvelles solutions arrivent sur le marché, les compétences nécessaires pour exploiter les anciens systèmes deviennent plus difficiles à trouver, ce qui augmente le temps et l’argent nécessaires pour investir dans ces derniers. Selon une enquête de Deloitte, les services informatiques consacrent déjà plus de 55 % de leur budget technologique au maintien des activités de l’entreprise, mais seulement 19 % au développement de solutions innovantes.
Les anciens systèmes sont également plus vulnérables aux problèmes de sécurité et entraînent des coûts de compatibilité liés à la mise à niveau de ces systèmes avec de nouvelles mises à jour de sécurité. L’incompatibilité technologique nécessite un nouveau code, des intergiciels et des solutions personnalisées, qui ont tous un coût. Ensuite, il y a le coût des atteintes à la cybersécurité elles-mêmes, quelque 4,45 millions de dollars en 2023, sans compter les atteintes à la réputation.
La productivité souffre également des systèmes existants. Les systèmes vieillissants nécessitent davantage de maintenance et de temps d’arrêt, et le personnel doit consacrer plus de temps à des tâches banales, telles que la réconciliation des données. Dans les systèmes de planification et d’analyse financières modernes, ces tâches sont automatisées, ce qui permet au personnel de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse financière.
La résistance du personnel est un défi négligé auquel les directions de la technologie sont confrontées lorsqu’elles remplacent les anciens systèmes de planification et d’analyse financières.
Comme l’a fait remarquer le responsable de la gouvernance des données et de la gestion de la performance d’entreprise chez Workday Data-as-a-Service après le remplacement, dans un service de santé en ligne européen à forte croissance, d’un ancien système de planification et d’analyse financières par une solution moderne, « mes collègues passent désormais beaucoup moins de temps à traiter des données et peuvent consacrer plus de temps au partenariat commercial et à l’analyse perspicace ». Voilà qui est non seulement plus gratifiant pour l’équipe, mais aussi beaucoup plus productif et apporte des avantages tangibles à l’entreprise. »
Comment assurer la transition à partir des systèmes existants.
Si le remplacement d’un système existant peut sembler décourageant, il s’agit souvent d’un pas en avant bénéfique pour votre organisation. Quelle que soit la raison de votre hésitation, il est judicieux d’être prudent, car il y a des éléments importants à prendre en compte avant d’entamer tout processus de modernisation.
La modernisation des systèmes existants peut se faire de plusieurs manières. Certaines entreprises mettent tout à jour en même temps. D’autres préfèrent une approche progressive, permettant des ajustements graduels. La meilleure approche pour votre entreprise dépendra de vos besoins, de votre tolérance au risque et des ressources disponibles. Vous devrez collaborer avec d’autres responsables de l’entreprise afin d’élaborer un plan de migration des données qui garantira le transfert sécuritaire et précis des données historiques, ainsi que la compatibilité avec tous les autres systèmes d’entreprise utilisés.
La résistance des effectifs est un défi négligé auquel les personnes responsables de la technologie sont confrontés lorsqu’elles remplacent les anciens systèmes de planification et d’analyse financières. Le changement peut être difficile et les nouveaux systèmes sont intimidants.
Pour aider à inspirer confiance aux personnes hésitantes, établissez des programmes de formation solides qui comprennent des heures consacrées à la formation pratique, des guides de dépannage facilement accessibles et des canaux de communication ouverts pour une assistance individuelle. Il est également utile de nommer des « ambassadeurs et ambassadrices du changement » qui contribueront à défendre le nouveau système et à en promouvoir les avantages, tels que la possibilité d’améliorer les compétences.
Les entreprises qui ont franchi le pas vers un système de planification et d’analyse financières moderne ne tardent pas à faire état d'un rendement du capital investi. Il n’a fallu que deux mois à la chaîne multinationale britannique de magasins d’optique Specsavers pour mettre en œuvre un système de planification et d’analyse financières actualisé. L’entreprise consacre désormais beaucoup moins de temps à l’élaboration des budgets de ses 60 sites. La direction a également une meilleure compréhension des différents facteurs de coûts, ce qui lui permet de relever les possibilités de croissance à l’échelle de l’organisation.
Moderniser les systèmes ERP et comptables.
Les systèmes ERP et comptables traditionnels fonctionnent bien jusqu'à ce que les problèmes commencent. Les feuilles de calculs étaient la solution idéale à l’époque des connexions Internet par modem, mais elles ne sont pas conçues pour suivre le rythme effréné des transactions commerciales actuelles.
Les outils modernes de planification et d’analyse financières offrent des fonctionnalités inégalées avec lesquelles les anciens systèmes ne peuvent rivaliser.
Les systèmes modernes tels que Workday Adaptive Planning, qui intègrent et analysent les événements dès qu’ils se produisent, sont mieux adaptés à l’environnement commercial actuel. Ils s’intègrent également à une plus grande variété de sources de données que les anciens systèmes ERP, ce qui permet aux équipes de planification et d’analyse financières et aux chefs d’entreprise d’avoir une vision plus globale de l’activité.
Bien que la transition vers ces solutions puisse être difficile, les mises à jour s’annoncent plus faciles à l’avenir. Les solutions Workday infonuagiques permettent une plus grande flexibilité et évolutivité et simplifient le processus d’adaptation à l’évolution des besoins de l’entreprise. Si vous avez envie d’investir dans un système ERP moderne, vous en verrez rapidement les retombées, qui ne feront que s’amplifier avec le temps.
L’avenir de la planification et de l’analyse financières : au-delà des systèmes existants.
Les outils modernes de planification et d’analyse financières offrent des fonctionnalités inégalées – analyses en temps réel, compatibilité avec le nuage, tableaux de bord conviviaux et efficacité opérationnelle – que les systèmes existants ne peuvent pas concurrencer. Avec la modernisation, la préparation représente la moitié du travail. Pour commencer, procédez à un audit de votre système de planification et d’analyse financières actuel, en accordant une attention particulière aux lacunes en matière de fonctionnalités. Une fois que vous avez déterminé un système de remplacement qui répond à vos besoins les plus urgents de planification et d’analyse financières, établissez des processus sûrs et sécurisés pour la migration des données et l’intégration avec les systèmes ERP existants. Avant d’utiliser le nouveau système, vous pouvez tester vos données dans le nouveau système pour vérifier qu’il n’y a pas de problèmes.
Comme les systèmes de planification et d’analyse financières évoluent rapidement, le fossé entre celles et ceux qui en disposent et les autres risque de se creuser. Les innovations en matière d’IA vont mettre un terme aux solutions existantes, déjà lentes. Mais les organisations qui embrassent l’avenir sans hésiter seront récompensées par des technologies révolutionnaires telles que les informations en temps réel et l’analyse prédictive, ainsi que par la capacité de transformer chaque aspect de leur activité.
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