Was versteht man unter Auftragnehmermanagement-Software?
Auftragnehmermanagement-Software ist ein Lösung zur Verwaltung wichtiger Daten im Zusammenhang mit der Beschäftigung unabhängiger Auftragnehmer und zur Automatisierung des gesamten Beschäftigungszyklus – vom Onboarding bis zur Bezahlung. Mit je nach Lösung unterschiedlichen Funktionen können Informationen zu Versicherung, Gesundheit und Arbeitsschutz, Weiterbildung und andere für den Auftragnehmer und die einstellende Person oder Organisation relevante Dokumente verwaltet werden.
Was sind unabhängige Auftragnehmer?
Unabhängige Auftragnehmer sind externe Mitarbeitende, die von einer Einzelperson oder Organisation mit der Ausführung bestimmter Arbeiten beauftragt werden. Trotz der Kontrolle des Arbeitsergebnisses durch die einstellende Gruppe haben Auftragnehmer im Allgemeinen mehr Freiheiten bei der Ausführungsweise der Arbeiten als festangestellte Beschäftigte.
In den USA gilt für Auftragnehmer das IRS-Formular 1099. Entsprechende Honorarzahlungen unterliegen also der Steuer für Selbstständige (Self-Employment Tax). Darüber hinaus haben extern Beschäftigte keinen Anspruch auf viele der Zusatzleistungen, die Vollzeitbeschäftigten zustehen, wie etwa Krankenversicherung oder Rentenbeiträge.
Welche Herausforderungen ergeben sich aus der gleichzeitigen Beschäftigung von Auftragnehmern und Festangestellten?
Immer mehr Unternehmen beschäftigen zusätzlich zu ihren festangestellten Mitarbeitern Auftragnehmer und andere Externe. Da für Auftragnehmer andere Gesetze und Vorschriften gelten als für Festangestellte, sind für sie zur Gewährleistung der Compliance häufig andere Einstellungs-, Onboarding-, Zahlungs- und Managementpraktiken erforderlich. Folglich kann es schwierig sein, nicht festangestellte Mitarbeiter mit denselben täglichen Abläufen und Softwaresystemen zu verwalten wie Vollzeitangestellte.
Wann benötigen Unternehmen eine Auftragnehmermanagement-Software?
Unternehmen, die externe Mitarbeiter beschäftigen, können grundsätzlich von einer Auftragnehmermanagement-Software profitieren. Der Wert der Lösung steigt jedoch mit zunehmender Anzahl und Art der Auftragnehmer und der Komplexität der entsprechenden Verwaltungsprozesse.
Welche Vorteile bietet eine Auftragnehmermanagement-Software?
Eine gute Auftragnehmermanagement-Software optimiert die Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit Vertragsmitarbeitern über den gesamten Beschäftigungszyklus hinweg. Sie unterstützt Ihre Organisation beispielsweise bei folgenden Prozessen:
- Optimierung von Onboarding und Offboarding
- Verwaltung von Einsätzen
- Verfolgung und Analyse der Mitarbeiter-Performance
- Vereinfachte Rechnungsstellung
- Minimierung von Sicherheits- und Compliance-Risiken
„Wir konnten unsere Ausgaben für externe Mitarbeitende in den ersten sechs Monaten um 25 % senken. Ein wichtiger Treiber war für uns die Möglichkeit, die Anzahl der Agenturen, die von uns gezahlten Sätze und die ausgeschriebenen Positionen zu optimieren.“
– Kerry Kiley, Head of Extended Workforce Program Management, Workday (Workday Rising Session 2023)
Merkmale einer guten Auftragnehmermanagement-Software
Die konkreten Funktionen einer solchen Software sind je nach Anbieter unterschiedlich, doch sie umfassen in der Regel Verbesserungen bei Prozessen wie Onboarding, Einsatzmanagement, Fakturierung, Risikominimierung, Headcount-Tracking und Reportingfunktionen.
Lässt sich Auftragnehmermanagement-Software in Humankapitalmanagement-Software integrieren?
Ja, in einigen Fällen ist es möglich, eine Auftragnehmermanagement-Software in eine Humankapitalmanagement-Software zu integrieren. Dies hängt jedoch von den jeweils verwendeten Systemen ab. Einige Softwareanbieter vereinfachen den Prozess mehr als andere, indem sie umfassende Talentmanagement-Lösungen bereitstellen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Auftragnehmermanagement-Software und einer Anbietermanagement-Lösung?
Eine Anbietermanagement-Lösung (VMS) umfasst viele der Funktionen einer Auftragnehmermanagement-Software. So ermöglicht sie es Unternehmen, Prozesse im Zusammenhang mit dem Management von Vertragsmitarbeitern zu automatisieren und zu optimieren. Ein VMS geht jedoch darüber hinaus und unterstützt Teams mit einem einzigen Stammdatensystem beim Management externer Mitarbeitender aller Art, einschließlich Gig-, Stundenlohn- und freiberuflichen Mitarbeitern. Ein VMS verfügt über die erforderlichen Tools zur Verwaltung umfangreicher Projektanforderungen mithilfe umfassender Funktionen für die Leistungsbeschreibung und bietet mehr VMS-Kernfunktionen in Bereichen wie Rechnungsstellung, Zusammenarbeit von Anbietern, Konfigurierbarkeit usw.
„Wir haben erkannt, dass wir eine Single Source of Truth benötigen, die uns ganzheitliche Einblicke in unsere externe Belegschaft liefert und uns beim Mitarbeitermanagement unterstützt. Wir wussten, dass wir agiler und anpassungsfähiger werden mussten, also brauchten wir Unterstützung auf diesem Weg.“
– Sarah Keisling, Associate VP, Talent Management and HR Operations, Banner Health (Workday Rising Session 2023)