Wie Sie die Vorteile der digitalen Transformation im HR-Bereich heute und in Zukunft maximal nutzen

Diese von Julie Jares verfasste Fallstudie wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.

Im modernen, von der digitalen Disruption geprägten Geschäftsumfeld sind agile Unternehmen ihrer Konkurrenz weit voraus. Der rasante Wandel kann eine Herausforderung darstellen, doch wie Robynne Sisco, CFO bei Workday, bemerkt: „Anpassungsfähigkeit und Änderungsbereitschaft, sei es im Hinblick auf die eigene Denkweise, die gewohnte Planungsroutine oder die eingesetzte Technologie, sind entscheidend, um Ihr Unternehmen in eine erfolgreiche Zukunft zu führen.“

Vorausdenkende HR-Leiter sind sich einig: „Bis 2025 wird die Hälfte der mittelständischen und großen Unternehmen weltweit in die Einführung einer cloudbasierten Human Capital Management-Suite (HCM) für das administrative Personal- und Talentmanagement investiert haben“. Dies geht aus der aktuellen Studie „Gartner 2019-2021 Strategic Roadmap for HCM Technology Investments“¹ hervor.

Warum werden diese Investitionen getätigt? Der Studie zufolge ermöglicht cloudbasierte HCM-Technologie eine agilere HR-Funktion. Die HR-Abteilung muss agiler werden, um Herausforderungen wie veränderte Kompetenzanforderungen, Rekrutierung und Bindung von Talenten in einem angespannten Arbeitsmarkt, eine wechselnde Belegschaft sowie die Forderung nach mehr Vielfalt unternehmensweit bewältigen zu können. Mit anderen Worten: Die HR-Abteilung muss an Agilität gewinnen, damit das Unternehmen insgesamt agiler werden kann.

Eine erfolgreiche Transformation, bei der auch sämtliche Vorteile digitaler Lösungen ausgeschöpft werden, hängt von der sorgfältigen Analyse des aktuellen und potenziellen zukünftigen Zustands eines Unternehmens ab. Laut der Gartner-Studie erfordert HCM mit Blick auf den zukünftigen Zustand eine agile Denkweise seitens der HR-Abteilung. Die verschiedenen Konzepte werden jedoch unter Einbeziehung des gesamten Unternehmens erprobt. Zu den wichtigsten Voraussetzungen für die digitale HR-Transformation gehören die Bereitschaft, organisatorische Änderungen umzusetzen, die Harmonisierung von HR und IT sowie eine strategische Roadmap zur Schaffung eines digitalen Arbeitsumfelds.

Organisatorische Änderungen als Chance begreifen

Bei der digitalen HR-Transformation geht es nicht nur um die Neugestaltung von Prozessen. „Unternehmen müssen sich mit veränderten Arbeitsumgebungen, flexiblen Arbeitsvereinbarungen, einem volatilen regulatorischen Umfeld und einem zunehmend angespannten Arbeitsmarkt befassen“, so die Studie. „Das Verschmelzen dieser Trends stellt bestehende Organisationsstrukturen, Prozesse und Technologien in einem Umfang und mit einer Komplexität auf die Probe, die für die Unternehmen kaum oder gar nicht zu bewältigen sind.“

Viele von ihnen begehen bei der Einführung neuer Technologien den Fehler, bestehende Prozesse unverändert in das neue System zu übernehmen, anstatt sich auf eine echte HR-Transformation zu konzentrieren. „In der Schnelllebigkeit der heutigen Geschäftswelt hat Selbstzufriedenheit keinen Platz“, sagt Javier Delgado, Managing Director bei Business Network Builders, einem Dienstleistungsunternehmen, das eine einheitliche Lösung für Finanzmanagement, HR und Professional Services Automation eingeführt hat. „Um weiterhin wachsen zu können, mussten wir uns für Innovationen öffnen und nutzen nun moderne Cloud-Dienste, um unser Unternehmen zu modernisieren, agiler zu werden und gleichzeitig die Qualität unserer Kundendienstleistungen zu sichern.“

Ein erfolgreiches Deployment von HCM-Technologie beruht auf der Fähigkeit der HR-Abteilung, aufschlussreiche Analysen durchzuführen und Änderungen vorzunehmen, die eine Neugestaltung des Unternehmens unterstützen. Der Studie zufolge umfasst dies Folgendes:

Strukturelles Redesign, z. B. Wechsel von starren Hierarchien zu flexibleren Gruppen wie Teams, Tribes und Kohorten
Überarbeitung von Kompetenzen, d. h. Austausch starrer Skill-/Kompetenzkataloge bzw. -datenbanken durch flexible Ontologien
Prozessneugestaltung unter Berücksichtigung der Daten aus dem strukturellen Redesign und der Überarbeitung von Skills

Harmonisierung von HR und IT

Wie der Name vermuten lässt, konzentriert sich die organisatorische Neugestaltung nicht nur auf die HR-Funktion. Gemäß der Studie kommt der HR-Abteilung zwar eine federführende Rolle zu, doch andere Bereiche, insbesondere IT, müssen nahtlos zusammenarbeiten.

Ein Artikel von Deloitte Insights aus dem Jahr 2018 zu globalen Human-Capital-Trends spiegelt den Befund von Gartner wider, wonach Führungskräfte nicht in Silos arbeiten dürfen. „Den Führungskräften wird bewusst, dass sie über ihre funktionalen Rollen hinaus als Team zusammenarbeiten müssen“, so der Artikel. „In diesem neuen Konstrukt verbinden Führungskräfte in der Vorstandsebene die Verantwortung für Geschäftseinheiten und Funktionen mit funktionsübergreifender Teamarbeit, damit das Unternehmen als ein agiles Netzwerk geführt werden kann.“

Cathy Armor, Director for People bei Cambridge University Press, unterstützte ihr Unternehmen beim Wechsel zu einer HCM-Lösung und ihre Erfahrungen spiegeln die Forschungsergebnisse von Gartner und Deloitte wider. „Einer unserer größten Erfolge war der Aufbau eines funktionsübergreifenden Teams mit IT, HR, Legal, Payroll und Projektmanagement“, erklärt Armour. „Es ist wichtig, diese Stakeholder an einen Tisch zu bringen und sich die Unterstützung der Personen zu sichern, die das Projekt vorantreiben werden.“

Entwicklung einer strategischen Roadmap für ein digitales Arbeitsumfeld

Der digitale Wandel wirkt sich auf alle Branchen und Unternehmensfunktionen aus. Der Personalbereich ist da keine Ausnahme. Was die Einführung von HCM-Technologie angeht, so müssen sich die Teams über die kurzfristigen und langfristigen Auswirkungen sowie über die künftige Flexibilität der Technologie Gedanken machen.

Als der Dienstleistungsanbieter Booz Allen Hamilton sich für die Einführung einer HCM-Lösung entschied, war sich Sara St. Clair, Vice President, People Services, darüber im Klaren, dass Veränderungen nicht über Nacht eintreten würden. „Es handelt sich um ein kontinuierliches, evolutionäres Unterfangen“, erklärt sie. „Technologie verändert sich ständig. Als Führungskräfte benötigen wir ein umfassendes Verständnis unserer Geschäftsziele und Unternehmenskultur. Darüber hinaus müssen neue Technologien mit der Geschwindigkeit eingeführt werden, die es uns erlaubt, maximalen Nutzen daraus zu ziehen und dafür zu sorgen, dass sie von unseren Mitarbeitern umfassend eingesetzt werden.“

In Bezug auf HCM-Technologie spricht Gartner davon, dass viele Unternehmen den Übergang von On-Premise-Lösungen zu Cloud-Anwendungen für HR-Kernfunktionen und Talentmanagement größtenteils abgeschlossen haben. Die Unternehmen müssen ihre strategische Roadmap prüfen sowie die gesamte HCM-Anwendungslandschaft überdenken, um die notwendigen Änderungen für die kommenden Jahre zu planen. Dabei sind folgende wichtige Fragen zu berücksichtigen:

Welche Vor- und Nachteile ergeben sich durch das Deployment einer konsolidierten cloudbasierten HCM- und Finanzlösung? Wurde dieses Konzept entsprechend bewertet und geprüft?
Wie sieht die Weiterentwicklung unserer HCM-Lösungen aus? Kann das Innovationstempo mit den Erwartungen unserer Stakeholder Schritt halten? Verfügen wir über eine Roadmap für zukünftige Technologien und Funktionen?
In welchen Punkten müssen wir unsere Roadmap für HCM-Technologie konsolidieren? Welche Innovationen sollten im Hinblick auf die Neugestaltung unseres Unternehmens Priorität haben?

Ausblick

Laut der Gartner-Studie werden bis zum Jahr 2025 20 Prozent der Unternehmen mit mehr als 5.000 Mitarbeitern weltweit über ein Konzept für die HR-Innovation verfügen, um kontinuierliche Testphasen und Pilotprojekte für neue Technologien voranzutreiben. Es ist unklar, wie sich die verbleibenden 80 Prozent der Unternehmen auf ihr zukünftiges digitales Arbeitsumfeld vorbereiten. Wenn sie sich jedoch nicht mit diesem schwierigen Thema auseinandersetzen und sich auf Veränderungen vorbereiten, laufen sie Gefahr, den Anschluss zu verpassen.

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¹„Gartner, 2019-2021 Strategic Roadmap for HCM Technology Investments“, Ron Hanscome, Helen Poitevin, John Kostoulas, 30. Juli 2018.