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Diese von Christy Sasser verfasste Workday Story wurde erstmals auf Englisch im Workday-Blog veröffentlicht. Unsere lokalen Leser finden im Folgenden eine deutsche Version des Beitrags.

Drei Strategien für Wachstum im Mittelstand – Teil 1

Häufig beherrschen große Unternehmen die Schlagzeilen der Wirtschaftspresse. Wenn es aber um Arbeitsplätze, Innovationen und Wirtschaftswachstum geht, kommen die Leistungsträger aus dem Mittelstand.

In den USA gehören nach Berechnungen des National Center for the Middle Market (NCMM) rund 200.000 Unternehmen zum Mittelstand. Dazu rechnet das NCMM Unternehmen mit einem Umsatz zwischen 10 Millionen und einer Milliarde US-Dollar. Sie tragen rund ein Drittel zum nationalen Bruttosozialprodukt bei. „Die Vereinigten Staaten erleben die drittlängste Periode unterbrochenen Wachstums in ihrer Wirtschaftsgeschichte, und dieses wurde von mittelständischen Unternehmen angetrieben", kommentiert Thomas Stewart, Executive Director vom NCMM.

In Europa zählt nach einer Studie der ESSEC Business School und GE Capital nur ein kleiner Prozentsatz aller Unternehmen zum Mittelstand. In Deutschland sind es 1,2 Prozent und in Frankreich bis zu 1,7 Prozent. Diese Unternehmen erwirtschaften jedoch rund ein Drittel der Unternehmensumsätze und beschäftigen etwa ein Drittel der Arbeitnehmer. Hierzu muss erwähnt werden, dass für Deutschland in dieser Studie nur Unternehmen zum Mittelstand zählen, die zwischen 20 Millionen und einer Milliarde Euro Umsatz erzielen.

Wenn Sie in einem mittelständischen Unternehmen arbeiten oder eines führen, verdeutlichen Ihnen diese Zahlen die Bedeutung des Mittelstands für die Weltwirtschaft sowie die Chancen auf weiteres Wachstum. Aber vermutlich fragen Sie sich auch: Was braucht mein Unternehmen für die nächsten Kapitel unserer Erfolgsgeschichte, wie erreichen wir unsere finanziellen Ziele oder gestalten unsere Expansion erfolgreich, um größer zu werden? Betrachten Sie hierzu drei kritische Erfolgsfaktoren:  

  1. Wie effizient arbeitet Ihr Unternehmen?
  2. Wie schnell passt es sich an Marktveränderungen an?
  3. Wie gelingt es Ihnen angesichts des Fachkräftemangels, die besten Mitarbeiter zu gewinnen und langfristig an Ihr Unternehmen zu binden?

In dieser dreiteiligen Blog-Serie beleuchten wir diese drei Erfolgsfaktoren, vor welchen Herausforderungen der Mittelstand steht und welche Schritte Sie unternehmen können, um sie erfolgreich zu meistern.

  1. Betriebliche Effizienz

Eine der größten Herausforderungen für Wachstum im Mittelstand ist die zunehmende Komplexität der Unternehmensorganisation und Verwaltung für Buchhaltung, Steuern oder Entgeltabrechnung. Häufig verfügen Unternehmen nicht über die richtigen Systeme oder Anwendungen und verlassen sich weiterhin auf manuelle Prozesse. Dann arbeitet vielleicht die eine Abteilung noch mit Excel oder Access, die andere setzt bereits eine Business Software ein. Das führt dazu, dass Daten in verschiedenen Systemen liegen, wodurch das Risiko von Inkonsistenzen entsteht und sich Fehler leicht einschleichen können.

„Administrative Arbeit und manuelle Prozesse sind häufig große Probleme für den Mittelstand“, analysiert Greg Bloom, Regional Vice President bei der Beratungsfirma Mercer und Leiter für Implementierung von Enterprise-Technologien im Mittelstand. Er betont, dass Unternehmen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Wachstumsziele zu erreichen, „effizienter und effektiver über Menschen, Prozesse und Technologien hinweg“ sein müssen. Auch NCMM-Chef Stewart beobachtet, dass der Mittelstand Schwierigkeiten bei der Skalierbarkeit seiner Prozesse hat: „Papierkram ist ein Ärgernis für den Mittelstand. Viele haben in Wachstumsphasen Probleme damit, mehrere Informationssysteme zu verwalten.“ Solche Herausforderungen binden vor allem Ressourcen in den Finanz- und Personalabteilungen und verhindern, dass den Mitarbeitern mehr Zeit für strategische Aufgaben wie Datenanalyse und Weiterentwicklung der Geschäftsmodelle bleibt. Greg Bloom meint daher auch, dass sich zur „Unterstützung mittelständischer Unternehmen für Expansion und Wachstum die Finanz- und Personalabteilungen mehr auf strategische Aufgaben konzentrieren müssen, um beispielsweise organisches Wachstum, eine Fusion oder einen Börsengang vorzubereiten“.

Zunehmende Komplexität und steigender Verwaltungsaufwand wurden BlaBlaCar bei der globalen Expansion beinahe zum Verhängnis. Das schnell wachsende Unternehmen mit inzwischen rund 500 Mitarbeitern aus Paris betreibt eine internationale Online-Mitfahrzentrale und vertat viel Zeit mit manuellen und zeitraubenden Prozessen bei der Analyse und Konsolidierung von Daten aus verteilten Systemen.

Was BlaBlaCar brauchte, war ein Standardinstrumentarium für Finanzprozesse über die verschiedenen Länder hinweg, auch um neue Regionen schnell einbinden und konsolidieren zu können und somit Wachstumspotentiale auszuschöpfen.

Vor ähnlichen Herausforderungen stand auch der Online-Händler CustomInk, ein Unternehmen mit inzwischen mehr als 1.600 Mitarbeitern, welches sich auf die Herstellung und den Vertrieb personalisierter Bekleidung und Accessoires spezialisiert. Das Unternehmen wuchs schneller als die Verwaltungssysteme mithielten. „Wir nutzten ein Dutzend verschiedener Systeme für unser Finanz- und Rechnungswesen, weitere für die Personalentwicklung. Irgendwann war der Punkt erreicht, an dem diese Systeme uns nicht mehr optimal unterstützten“, berichtet Kaylan McDuff, stellvertretende Controllerin bei CustomInk. „Geschäftsprozesse wie Gehaltsabrechnungen und das Rechnungswesen waren extrem zeitaufwendig und erforderten viel manuellen Aufwand und Improvisation, die unsere Mitarbeiter viel Zeit und Energie kosteten und sie von wertschöpfenden Projekten abhielten."

Automatisierung ist die Lösung

Dank des technologischen Fortschritts kann der Mittelstand nun viele der veralteten und zeitraubenden Prozesse automatisieren. Besonders geeignet dafür sind Cloud-basierte Unternehmenslösungen, die In-Memory-Datenbanktechnologien einsetzen und mit integrierten Geschäftsprozessmodellen die Effizienz und Skalierbarkeit der Workflows nachhaltig verbessern.

Für Sie als Unternehmer ist es aber zunächst wichtig, dass Sie ineffiziente Prozesse identifizieren und anschließend analysieren, wie die heute verfügbaren Technologielösungen Sie dabei unterstützen, diese Prozesse zu optimieren und die Skalierbarkeit Ihres Unternehmens zu verbessern.

Mit der Integration aller Finanz-, Personalaufgaben sowie der Analyse- und Planungsprozesse in einem einzigen System ermöglichen diese Lösungen auch mittelständischen Unternehmen, ihre Prozesse in einer Anwendung zu standardisieren und zu automatisieren sowie damit einen „Single Point of Truth“ für alle Daten zu schaffen. Während solche Innovationen früher für den Mittelstand unerreichbar schienen, sind sie heute leichter verfügbar und einfacher zu implementieren als veraltete on Premise IT-Lösungen.

Vor allem in drei Abteilungen können automatisierte Prozesse das Wachstumspotential eines Unternehmens erheblich verbessern:

Personalabrechnung und Buchhaltung

Als CustomInk wuchs, wurde die Verwaltung der Gehaltsabrechnungen immer mühsamer und erforderte viel manuellen Aufwand und Papierkram. Daher investierte das Unternehmen in ein einziges Cloud-basiertes System für Buchhaltung und Personal, das schlankere Prozesse und höhere Effizienz ermöglichte. „Buchhaltung, Personalwesen, Gehaltsabrechnung, Ausgaben und Zeiterfassung in einem System haben unsere Prozesse optimiert. Heute erledigen wir die Gehaltsabrechnung in drei Stunden, früher benötigten wir dafür drei Tage“, berichtet McDuff. „Vor allem unsere Teams sind zufriedener und können sich auf strategische und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.“

Finanz- und Rechnungswesen

Der Wechsel zu einer Cloud-basierten Finanzanwendung ermöglichte es BlaBlaCar, Finanzprozesse zu standardisieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern. Als innovative Organisation, die sich schnell auf neuen Märkten ausbreitet, benötigte sie in vielen Regionen eine Reihe standardisierter Finanzprozesse und die Möglichkeit, schnell neue Unternehmen hinzuzufügen. BlaBlaCar verfügt nun über eine einzige, einheitliche Quelle für (internationale) Finanzdaten, auf die die wichtigsten Interessengruppen in Echtzeit zugreifen können. So können sie wichtige Entscheidungen für die Zukunft des Unternehmens treffen.

CustomInk verbesserte seinen Jahresabschlussprozess ebenfalls mit einem Cloud-basierten Finanzsystem. „Als ich 2010 bei CustomInk anfing, bekam ich den Auftrag, den Jahresabschluss von 25 bis 30 Tagen auf fünf bis sieben Tage zu verkürzen“, erinnert sich McDuff. „Zwar habe ich das zunächst mit viel Mühe geschafft, mir war aber klar, dass wir dies mit unseren bestehenden Systemen und dem erwarteten Wachstum nicht aufrechterhalten konnten. Mit einem Cloud-basierten Finanzsystem konnten wir den fünftägigen Abschluss problemlos erreichen.“

Personalwesen

Das schwedische Unternehmen Elekta, Pionier in der Krebstherapie und der Behandlung von Gehirnerkrankungen, hatte beispielsweise schon einige HR-Lösungen im Einsatz, bevor es ein Cloud-basiertes Human-Capital-Management-System (HCMS) implementierte. Für das schnell wachsende multinationale Unternehmen wurden selbst einfache Aufgaben zu einer großen Herausforderung. „Selbst simple Fragen, wie viele Mitarbeiter wir haben, konnten wir nicht so einfach beantworten", sagt Raymond L'homme, globaler HR Business Application Manager. Um seine Wachstumspläne zu unterstützen, ersetzte das Unternehmen mehr als 20 verschiedene Systeme durch ein neues HCMS, das heute die Prozesse im gesamten Unternehmen vereinheitlicht. „Der größte Vorteil für unsere globalen Manager ist die Einheitlichkeit“, sagt L'homme. „Wir haben überall die gleichen Prozesse und ein einheitliches Erscheinungsbild. Wenn wir die Löhne erhöhen wollen, geschieht das über das gleiche Vorgehen, in China genauso wie in Schweden."

Durch die Automatisierung haben alle drei Unternehmen wichtige Schritte für weiteres Wachstum unternommen. „Höhere Effizienz ermöglicht mittelständischen Unternehmen, sich besser zu positionieren, neue Möglichkeiten und Chancen zu nutzen und sich auf strategisch wichtigere Initiativen der CEO-Agenda und der Unternehmensentwicklung zu konzentrieren", sagt Bloom.

Wo anfangen?

Als Manager eines mittelständischen Unternehmens sollten Sie zunächst ineffiziente Prozesse identifizieren, die Wachstumshemmnisse verursachen. Anschließend sollten Sie untersuchen, welche Technologien diese Prozesse rationalisieren und die Skalierbarkeit des Unternehmens verbessern können. „Mittelständische Unternehmen sollten sich fragen: Verfüge ich über die Systeme und Strukturen, die mein Wachstum unterstützen?“, empfiehlt Stewart. „Wichtig ist, dass Unternehmen ihre Fähigkeiten zur Verwaltung und Erweiterung ihres Geschäfts aufbauen.“ Und das sollte besser früher als später geschehen. „Es gibt viele Gelegenheiten für mittelständische Unternehmen, ihre Prozesse frühzeitig in ihrem Wachstumszyklus zu rationalisieren und zu standardisieren. Für große Organisationen kann dies viel schwieriger sein“, sagt Bloom. „Mittelständische Unternehmen können dadurch echte Kosteneinsparungen und Effizienzverbesserungen erzielen."

Im zweiten Teil dieser Serie lesen Sie, wie Sie Ihrem mittelständischen Unternehmen helfen können, sich im Rahmen seiner Wachstumsstrategie an Veränderungen anzupassen.