Starkes Wachstum und Akquisitionen in ganz Europa erforderten, das Controlling und das Finanzmanagement zu harmonisieren, Bestandssysteme abzulösen und durchgängige Prozesse zu etablieren. Eine beschleunigte Systemintegration sollte die nötige Datenqualität, als Grundlage operativer Entscheidungen, sicherstellen. Das Ziel von Webhelp war es, trotz der dynamischen Geschäftsentwicklung, die Komplexität in den Prozessen gering zu halten und das Unternehmen durch Automatisierung effizient zu steuern.
Insbesondere galt es, durch Standards und eine durchgängige Verknüpfung von Kennzahlen Silos einzelner Verantwortungsbereiche aufzubrechen und eine übergreifende Transparenz zu schaffen.
Komplexität bremst jedes Wachstum. Nun haben wir einen klaren Fokus auf den Unternehmenserfolg.
CFO DACH, Webhelp
Anwendungskomfort und schnelle Roll-outs
Nach der „Buy-and-Build“-Wachstumsstrategie hat Webhelp in den vergangenen zehn Jahren seine Präsenz von fünf auf über 55 Länder erweitert und sich zum globalen Marktführer entwickelt. Transparenz und effiziente Prozesse im Finanzwesen zu schaffen hatte dabei höchste Priorität.
Allerdings: Keines der bestehenden Systeme für Enterprise Resource Management (ERP) der akquirierten Unternehmen erwies sich im Hinblick auf das dynamische Wachstum als zukunftssicher. So fiel die Entscheidung, mit Workday Financial Management auf eine völlig neue Lösung zu setzen: Modern im Look-and-Feel, hohe Benutzerfreundlichkeit und ein Cloud-Services-Modell, das schnelle Roll-out-Zyklen für internationale Standorte gewährleistet.
Die Implementierung von Workday startete 2019. Schon wenige Monate nach dem Go-live folgten schrittweise die Roll-outs an ausgewählten Standorten. Zwei Jahre später werden rund 70 Prozent des Gesamtumsatzes über Workday gesteuert.
Durchgängig verknüpfte Kennzahlen
Mit Blick auf die länderübergreifende Unternehmenssteuerung ist es für Webhelp ein wichtiger Erfolgsfaktor, Leistungskennzahlen (KPIs) von der Buchhaltung und dem Accounting über das Controlling bis hin zur Produktion durchgängig zu verknüpfen.
Mit Workday Financial Management als zentralem System war Webhelp in der Lage, ein einheitliches KPI-Set für das Unternehmen aufzusetzen. Dadurch sind Kennzahlen mit allen Zusammenhängen und Abhängigkeiten verlässlich und nachvollziehbar. Alle Stakeholder haben Zugriff auf die gleiche Informationsbasis und agieren so mit einem gemeinsamen Verständnis der relevanten Kennzahlen.
Nachvollziehbare Wirkung von Maßnahmen
Diese Transparenz spart Zeit und schafft einen klaren Fokus auf geschäftsentscheidende Themen. Dazu gehören die Definition, Umsetzung und Nachverfolgung von Maßnahmen, die Ergebnisse verbessern, Kosten optimieren und Prozesse vereinfachen. Die für alle transparente Zahlenbasis erleichtert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und stärkt die Richtlinienkompetenz des Finanzteams.
Ein Beispiel: Die Fachbereiche im produktionsnahen Umfeld erarbeiten gemeinsam mit den Business-Partnern im Controlling mögliche Optimierungspotenziale, identifizieren die dafür relevanten Treiber und können die Effekte von Maßnahmen nachvollziehen.
CFO-Team entlastet und Compliance gesichert
Einen zentralen technologischen Vorteil sieht Webhelp in der Entlastung des Teams um den CFO hinsichtlich der technischen Herausforderungen wie IT-Security, Server-Fragen, Jahresumstellungen oder Release-Wechsel. So bleibt mehr Raum, um sich auf das Kerngeschäft und die Prozessoptimierung zu konzentrieren.
Wichtig ist für Webhelp die Offenheit des Systems, das eine einfache Anbindung von länderspezifischen Drittsystemen erlaubt. Überzeugend für die Anwender sind vor allem Benutzerfreundlichkeit und die durch das System vorgegebene, dokumentierte Compliance, wodurch beispielsweise Audits mit Wirtschaftsprüfern reibungslos ablaufen.