Seit Generationen erfindet sich das Unternehmen immer wieder neu
Wawa wurde 1803 von George Wood als Eisenschmiede gegründet. Während das Unternehmen in seinen Anfängen Kanonenkugeln und später Molkereiprodukte verkaufte, führt es heute 950 Gemischtwarenläden in 6 Staaten der USA. Seit über 2 Jahrhunderten befindet sich Wawa in Privatbesitz und legt großen Wert darauf, sich sowohl um seine Mitarbeiter als auch um seine Kunden zu kümmern. Da die Hälfte der Dividenden des Unternehmens unter den Mitarbeitern verteilt wird, verfügen diese über wettbewerbsfähige langfristige Verdienstmöglichkeiten.
Gemeinsam mit dem Team von Workday Professional Services können wir unsere verfügbaren Mittel heute besser budgetieren, planen und ausgeben als mit jedem anderen Anbieter.
HR Systems Leader
Herausforderungen mit weniger Mitteln bewältigen
Als Jim McKnight Wawa als neuer Leiter von HR Systems beigetreten ist, war es ihm ein Anliegen, die Dynamik bereits eingeführter Initiativen zu beschleunigen. In einem von ihm ins Leben gerufenen Projekt ging es darum, Jahrzehnte alte HR-Prozesse zu überarbeiten. Nach der Umstellung von einer eher kleineren Anwendung auf Workday Human Capital Management (HCM) mussten die Prozesse mithilfe der Funktionen der Lösung modernisiert werden. Wawa wollte aber auch Workday Recruiting einsetzen, um die Personalbeschaffung, Prism Analytics und People Analytics zu optimieren und so die Einblicke in die Geschäfte und die Mitarbeitererfahrungen zu verbessern. Doch nur drei Wochen nach Beginn seiner Planung brach die Corona-Pandemie aus, was zu drastischen Einsparungen im Budget für HR Systems führte. Sowohl die Teams der HR-Abteilung als auch die der IT mussten jetzt im Homeoffice arbeiten.
Wenn mein Team Unterstützung braucht, kann ich durch Workday Services jederzeit Kontakt mit einem Auftragnehmer aufnehmen.
HR Systems Leader
Gleich und gleich gesellt sich gern
Um die unmittelbaren Ziele mit einem deutlich kleineren Budget umzusetzen, beauftragte Wawa Workday Services mit der Schulung seines IT-Teams. Jumpstart-Engagements dienten der kritischen Projektplanung und dem Prototyping. In Review- und Recommend-Sessions wurde den Mitarbeitern gezeigt, wie sie ineffiziente Workflows neu gestalten und optimieren können, indem sie bisher ungenutzte Funktionen von Workday verwenden. „Wir haben mithilfe der Workday-Berater während der Corona-Pandemie viele neue Module und Funktionen entwickelt und eingeführt“, erklärt McKnight. „Und mit Jumpstart können wir unseren Mandanten einen Prototypen in der Hälfte der Zeit präsentieren, die wir selbst benötigen würden, oder einen Auftragnehmer damit beauftragen.“
Da die Mitarbeiter von HR Systems schnelle Unterstützung bei bestimmten Aufgaben benötigten, haben sie sich mit anderen Workday-Kunden in der Community in Verbindung gesetzt und über Office Hours Berater hinzugezogen. „Gemeinsam mit dem Team von Workday Professional Services können wir unsere verfügbaren Mittel heute besser budgetieren, planen und ausgeben als mit jedem anderen Anbieter – und wir haben Zugriff auf ein ganzes Menü verschiedener Optionen“, erklärt McKnight. „Wenn mein Team Unterstützung braucht, kann ich durch Workday Services jederzeit Kontakt mit einem Auftragnehmer aufnehmen. Und oft arbeiten wir dann mit denselben Mitarbeitern zusammen.“
Bei der Einführung von Prism haben wir VIBE aktiviert. Das ermöglicht uns neue Einblicke in unseren Einstellungsprozess, mit denen wir jetzt deutlich klarer sehen.
HR Systems Leader
Alles aus einer Hand – und das auch noch mit weniger Zeitaufwand
Mit Workday hat Wawa eine einzige Lösung für die Beschleunigung der wichtigsten HR-Workflows an der Hand. Im Vergleich zu der Anwendung, die die Mitarbeiter bisher für das Performance Management verwendet haben, spart Workday den HR-Mitarbeitern viel Zeit und bietet ihnen schnelle Einblicke über einfach zu bedienende Talentkarten der Mitarbeiter. „Diese Veränderungen werden gut angenommen und haben zu entscheidenden Verbesserungen bei den Workflows, der Erfüllungszeit und den Ergebnissen geführt“, freut sich McKnight. Das Unternehmen ermöglicht auch den Remote-Zugriff auf die Aufgaben der HR-Abteilung, darunter auch die Entgeltabrechnung, das Onboarding, die Einstellung und die Verwaltung der Bonuszahlungen.
Unternehmensweiten Stellenbesetzungstrends auf der Spur
Der CEO und andere Führungskräfte überprüfen anhand des Dashboards „Value Inclusion, Belonging, and Equity“ (VIBE) in HCM, das Prism Analytics verwendet, die Kennzahlen zu den Initiativen des Unternehmens in Bezug auf Diversität und Inklusion. „Bei der Einführung von Prism haben wir VIBE aktiviert“, erklärt McKnight. „Das ermöglicht uns neue Einblicke in unseren Einstellungsprozess, mit denen wir jetzt deutlich klarer sehen. Und wir sind dabei, dieses Dashboard unternehmensweit einzuführen.“
Für die Zukunft gerüstet
Heute verwendet Wawa Workday Adoption Planning, um den Zeitplan für die Einführung weiterer Workday-Funktionen festzulegen. Dazu gehört auch die Schulung der internen Mitarbeiter in Bezug auf Optimierung von HCM-Prozessen, die zuvor ausgelagert oder manuell verwaltet wurden. Wawa plant außerdem mit der aktuellen Implementierung von Workday Talent Optimization die Verbesserung der angebotenen Schulungen. „Wenn es um Workday Deployments geht, dann entdecken wir immer weitere Möglichkeiten, die wir vorher nicht gesehen haben“, erzählt McKnight. „Indem wir nutzen, was wir bereits erworben haben, können wir unser internes Team weiter ausbauen, statt Zeit und Geld für externe Berater oder aufgesetzte Lösungen zu verschwenden. Außerdem können wir uns weiterentwickeln und auf ein drittes Jahrhundert vorbereiten.“