Die Aufstellung der Budgetierung war früher sehr aufwendig. Die akademischen und verwaltungstechnischen Abteilungen mussten separaten, manuellen Workflows folgen, die sehr arbeitsaufwendig waren. Dadurch wurden wichtige Aufgaben und die Eingabe des Budgets auf eine kleine Gruppe von Administratoren und Finanzplanern beschränkt.
Widersprüchliche, unflexible Daten in den Budgets erforderten eine umfangreiche Kommunikation, um an die entsprechenden Fakten zu gelangen. Außerdem gab es keinen standardisierten Workflow. Die Ausarbeitung der Budgetinformationen dauerte einfach zu lange. Bei Fertigstellung waren sie schon veraltet. Außerdem war es sehr anstrengend, Pläne, Belegschaft und Finanzen miteinander zu verknüpfen.
Nahtlose Echtzeit-Budget- und Kapitalplanung
Um alle Eckdaten miteinander zu verbinden und damit die Budget- und Kapitalplanung zu verbessern, hat Wake Forest Workday Adaptive Planning eingeführt. Die Universität arbeitet bereits mit Workday Human Capital Management (HCM) und Workday Financial Management, die eine fertige Datengrundlage zur Unterstützung vernetzter Workflows für akademische und verwaltungstechnische Abteilungen lieferten.
Statt der Verwaltung unterschiedlicher Silos und Prozesse, steht der Wake Forest University jetzt eine gemeinsame Datenquelle zur Verfügung, um die Ressourcen, Budgets und Pläne zu verwalten. Workday HCM und Workday Financial Management übertragen die Daten automatisch in Workday Adaptive Planning. Die Mitarbeiter haben jetzt einen SSO-Prozess und ein gemeinsames, anwenderfreundliches Erlebnis.
Fördert eine breite Beteiligung
Über 100 Entscheidungsträger der Universität beteiligen sich jetzt am Budgetierungsprozess. Sie haben sich problemlos in Workday Adaptive Planning eingearbeitet und es ist ihnen bewusst, dass die Zeit, die sie investieren, zu einer schnelleren Budgetgenehmigung für die Finanzierung ihrer Ziele führt.
Die Administratoren erhalten umfassende Echtzeit-Einblicke in die zentralisierten Budgets der akademischen Abteilungen, aber auch in die dezentralisierten Budgets für verwaltungstechnische Campus Life-Abteilungen, wie z. B. Freizeitgestaltung, Polizei und Beratungsdienste. Entscheidungsträger nutzen dieselbe Plattform, um ihre Finanzen, die Belegschaft und die Planung zu verwalten.
Die Effizienz wird gesteigert, die Mitarbeiter sind motiviert
Mit Workday Adaptive Planning dauert das Deployment des Budgetzyklus jetzt nur noch eine oder zwei Wochen (statt bisher zwei Monate) und die Entscheidungsträger genießen einen bedarfsorientierten Zugriff auf die erforderlichen Daten. Durch die intuitiven Selfservice-Funktionen von Workday Adaptive Planning können sie jederzeit Berichte erstellen und Daten herunterladen und damit blitzschnell die Kosten einzelner Aktivitäten mit den Abteilungen und Ressourcen verknüpfen.
Die Mitarbeiter müssen die Daten nicht mehrfach von Hand eingeben, da sie automatisch von Workday HCM und Workday Financial Management auf Workday Adaptive Planning übertragen werden. Und da alle Daten automatisch in Echtzeit aktualisiert werden, müssen die Entscheidungsträger die Fakten nicht mehr manuell überprüfen. Sie wissen, dass die Zahlen, die angezeigt werden, stimmen.
Alle Daten sind immer auf dem neuesten Stand
Mit Workday Financial Management dauert der Monatsabschluss jetzt oft nur noch vier Tage, da nicht nur die Genauigkeit der Daten, sondern auch die Prozesse, die dazu geführt haben, verbessert wurden. Durch die Möglichkeit, einzelne Daten aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten, kann sich das Finanzteam besser auf die Ausgabenanalyse konzentrieren und bei der Vorbereitung auf ein Audit entsprechende Daten blitzschnell ausgeben.
Die Endanwender können ihre eigenen Rechnungen eingeben und den Audit-Trail während des gesamten Prozesses verfolgen, da nun jede Transaktion überwacht und jede Aktion protokolliert wird. Durch die Übertragung der Eigentümerschaft und Verantwortlichkeit an die einzelnen Geschäftseinheiten haben die Endanwender jetzt die Möglichkeit, ihr Schicksal selbst in die Hand zu nehmen.