Nur ein internationales Unternehmen kann die Herausforderungen des heutigen globalen Markts meistern. Ramboll mit Sitz in Kopenhagen, Dänemark, entwickelt langfristige, auf Nachhaltigkeit ausgelegte technische Lösungen. Das Unternehmen ist branchenübergreifend tätig, vom Bau- und Transportwesen über den Energiesektor bis hin zu Umwelt und Gesundheit. Es betreibt eine Vielzahl von Standorten in Skandinavien, Indien und den USA. Ramboll wickelt weltweit mehr als 40.000 Projekte pro Jahr ab.
Laut Søren Carlsen, Group HR Director bei Ramboll, kommt es in einem derart personalintensiven Geschäft vor allem auf die Talente an. So ist er überzeugt, dass ein Unternehmen über seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter definiert wird. „Bei uns dreht sich alles darum, die Spitzentalente auf dem Markt anzuwerben und dazu zu motivieren, zusammenzuarbeiten, ein Team zu bilden und professionelle Dienstleistungen für unsere Kunden zu erbringen. Wir arbeiten mit Menschen, nicht mehr und nicht weniger.“
Ramboll vergrößerte seine Beschäftigtenzahl von 2.000 im Jahr 2000 auf 13.000 im Jahr 2016, größtenteils durch Übernahmen, aber auch durch jährliches organisches Wachstum. Dabei wurden dem Führungsteam von Ramboll mangelnde Einblicke in seinen globalen Talentpool bewusst. Die Herausforderung: Keine HR-Plattform und kein integriertes Talentmanagement. Deshalb wandte sich Ramboll an Workday.
Wendepunkt für das Unternehmen
Die Übernahmen der vergangenen Jahre hatten ein Wirrwarr aus separaten, lokalen HR-Systemen in verschiedenen Ländern hinterlassen. „Wir hatten keine einheitliche HR-Datenbasis“, erklärt Carlsen. „Wir waren uns nicht einmal sicher, wie viele Personen im Unternehmen beschäftigt sind. Wir hatten keine Prozesse auf globaler, sondern nur auf lokaler Ebene. Wir hatten keine einheitlichen Methoden – keine Matrix oder Sprache oder Denkweise – für HR und Talente.“
Mit zunehmender Expansion wurde das Unternehmen für immer umfangreichere Projekte verpflichtet und musste Personal aus vielen Teilen der weltweiten Organisation einsetzen. Nach Ansicht der Unternehmensleitung ist die Fähigkeit, Talente mühelos zu versetzen, entscheidend für den Erfolg von Ramboll.
„Der Anstieg der Beschäftigtenzahl von 2.000 auf 13.000 bestätigte das Wachstumskonzept unseres Unternehmens auf eindrucksvolle Weise“, so Carlsen. „Aber wenn wir dieses ambitionierte Wachstum fortsetzen wollen, müssen wir eine andere Strategie mit Blick auf eine neue Größe fahren. So lautete unser Business Case.“
Der Wendepunkt trat ein, als die Probleme in den Geschäftsbereichen spürbar wurden. „Es war sehr schwierig, Talente und Kompetenzen zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen in verschiedenen Ländern zu verschieben, weil wir keine gemeinsame Sprache und kein geeignetes System hatten“, erklärt er.
Da eine gemeinsame Sprache für Talente und einer Methodik für die Angleichung von Stellen und Kompetenzen fehlte, kam es bei Ramboll zu Problemen bei der Zuweisung von Personal aus verschiedenen Ländern für ein bestimmtes Projekt. Manchmal hakte es bei ganz einfachen Dingen, wie z. B. einem unterschiedlichen Verständnis der erforderlichen Kompetenzen und der Verantwortung eines leitenden Projektmanagers.
Integriert und für die Cloud entwickelt
Als Ramboll einen neuen Ansatz benötigte, wurde die Suche schnell auf cloudbasierte Lösungen eingegrenzt. „Eine Cloud-Lösung mit leicht zugänglicher Technologie über einen Browser – im Vergleich zu eher klassischen ERP-Systemen klang das interessant für uns“, erinnert sich Carlsen. „Wir wollten nicht übermäßig in die interne IT-Struktur investieren.“
„Workday bietet eine integrierte HR- und Talentmanagement-Lösung“, so Carlsen weiter. Andere Unternehmen, die von Ramboll in Betracht gezogen wurden, legten den Schwerpunkt auf jeweils nur einen Aspekt wie Talentmanagement oder Recruiting. Allein Workday bot das, was Ramboll brauchte, in einer einzigen, cloudbasierten Lösung.
Mit Workday sind Integrationen zwischen HR-Kerndaten und Talentdaten nicht notwendig. „Die integrierte Lösung von Workday reduziert Kosten und Fehlerrisiken“, betont Carlsen. Entscheidend war aber auch, dass die Technologie einfach zu bedienen ist. Eine einheitliche Lösung war ein weiterer Pluspunkt. „Mit Workday kann man ganz einfach nach den gewünschten Daten oder Analysen suchen. Alles ist innerhalb der Lösung verfügbar und Berichte aus verschiedenen Modulen können abgerufen und kombiniert werden. Dadurch ist sie im Vergleich zu anderen Systemen um ein Vielfaches benutzerfreundlicher.“
Schließlich benötigte Ramboll eine flexible Lösung, die globale Best Practices unterstützt und gleichzeitig lokale Vorschriften berücksichtigt. Workday war auch dafür die richtige Lösung. „In den Ländern, in denen wir tätig sind, gab es noch keine Situation, in der wir einen Prozess nicht den lokalen Vorschriften entsprechend anpassen konnten“, sagt Carlsen.
Besserer Service mit den gleichen Ressourcen
Im September 2011 begann Ramboll mit dem Deployment von Workday. „Von der Vertragsunterzeichnung bis zum Go-live mit den HR-Stammdatenprozessen für die gesamte Organisation benötigten wir 14 Monate. Zeit- und der Budgetrahmen wurden damit eingehalten“, so Carlsen.
Die Vorteile der einheitlichen Lösung sind für Carlsen und sein Team bereits nach wenigen Monaten erkennbar. Änderungen können besonders einfach vorgenommen werden. „Wenn wir in der klassischen ERP-Umgebung etwas ändern wollten, mussten wir einen Berater kommen lassen, der uns 300 US-Dollar die Stunde kostete und 14 Tage lang mit dieser Aufgabe beschäftigt war. Mit Workday ist es möglich zu sagen: ,Bitte ändert diesen Prozess‘ und eine halbe Stunde später ist der neue Prozess einsatzbereit.“
„Außerdem ändert sich die Rolle der HR-Abteilung von reaktiv zu proaktiv, da das Unternehmen nun mit detaillierten, präzisen Personaldaten von Workday unterstützt werden kann.
„Wir können unserem Unternehmen nun mit denselben Ressourcen eine deutlich bessere Servicequalität und hochwertige Personaldaten liefern. „Vor Workday verfügten wir kaum über HR-Daten. Wir konnten nur sehr grundlegende Informationen bereitstellen. Dagegen sind wir jetzt in der Lage, Live-Daten zu liefern. Und wir können mit der Entwicklung eines Personalplanungsmodells beginnen, das unser Unternehmen bei seiner Wachstumsstrategie unterstützen wird. Früher hatten wir kaum eine Chance, aussagekräftige Einblicke zu gewähren.“
„Anstatt einfach nur darauf zu warten, dass etwas passiert, können wir uns aktiv auf das vorbereiten, was den Prognosen zufolge passieren wird“, sagt Carlsen. „Zum Beispiel können wir jetzt mögliche Fluktuationstrends vorhersehen. Wir legen jetzt deutlich präzisere Zahlen zur Fluktuation vor, sodass ich meinem Führungspersonal in den Geschäftsbereichen sagen kann: ,Dies ist die ungefähre Anzahl der Beschäftigten in den unterschiedlichen Tätigkeitsfamilien, die im nächsten Jahr ausscheiden werden‘. Und wir können uns darauf vorbereiten. Die Zukunft können auch wir nicht genau vorhersagen, aber wir sind deutlich agiler.“
Gemeinsames Verständnis
Den eindeutig größten Vorteil sieht Ramboll in der Möglichkeit für seine weit verstreuten Niederlassungen, sich gegenseitig besser zu verstehen. „Eine einheitliche Lösung schafft eine gemeinsame Denkweise. Sie schafft eine gemeinsame Sprache“, erklärt Carlsen. „Wir können jetzt auf eine neue Art und Weise über den Austausch von Talenten sprechen.“
Carlsen und sein Team haben außerdem globale Prozesse für Talententwicklung und Performance-Management eingeführt. „Ohne eine globale Lösung wie Workday wäre das nicht möglich gewesen“, stellt er fest.
„Wir bieten dem Markt wissensbasierte Projekte für eine nachhaltige Welt. Um das zu erreichen, müssen wir Talente und Erfahrungen aus verschiedenen Teilen unserer Organisation miteinander kombinieren. Das muss schnell und in einer Weise geschehen, die den Bedürfnissen der Kunden entspricht“, fährt Carlsen fort.
„Mit Workday haben wir wesentlich mehr Einblicke in unser Unternehmen. Wir können unsere Projekte jetzt einfacher und auf optimale Weise mit Personal ausstatten, unseren Kunden den bestmöglichen Service bieten und das alles innerhalb kürzester Zeit realisieren. Gleichzeitig können wir das Risiko in unserem Unternehmen verringern, weil wir mehr darüber erfahren, was passieren wird, und wir können uns darauf vorbereiten.“