Kosteneinsparungen sind das zentrale Anliegen von Beschaffungsteams – NTT Global Sourcing ist da keine Ausnahme. Das Unternehmen, das von der Nippon Telegraph and Telephone Corporation gegründet wurde, verfolgt zusammen mit seinen unabhängigen Betriebsgesellschaften das Ziel, die globale Marktpräsenz der NTT Group zu stärken. NTT Global Sourcing nutzt das Beschaffungsvolumen der gesamten NTT Group („One NTT“), um zentralisierte Preisverhandlungen zu führen und umfassende Vereinbarungen mit Anbietern in aller Welt zu treffen.
Laut Michael Yocum, Director of Operations bei NTT Global Sourcing, war das Unternehmen auf der Suche nach Lösungen, um zwei zentrale Herausforderungen zu meistern. „Erstens benötigten wir Echtzeit-Einblicke in die voraussichtlichen Einsparungen und die damit verbundenen Kennzahlen“, so Yocum. „Zweitens kam es oft vor, dass projektbezogene Daten in Spreadsheets und Präsentationen erfasst wurden, was dazu führte, dass die Verantwortlichen Entscheidungen anhand veralteter Informationen trafen. Inzwischen können sie die benötigten Informationen jederzeit abrufen, um strategische Kaufentscheidungen zu treffen.“
Ermittlung der voraussichtlichen Einsparungen in Echtzeit
Yocum erkannte, dass Workday Strategic Sourcing die Lösung für diese Probleme bot: Führungskräfte aus den verschiedenen Einzelunternehmen von NTT konnten sich jederzeit einloggen, um potenzielle Einsparungen im Rahmen der Vertragsverhandlungen von NTT Global Sourcing einzusehen. Früher mussten diese Daten von Kollegen angefordert werden, die oft in anderen Zeitzonen tätig waren und erst entsprechende Berichte anfertigen mussten. Nun ist es möglich, bei Bedarf einheitliche Daten in Echtzeit abzurufen und zu filtern.
„So machen wir jetzt unsere Stakeholder auf Einsparungen aufmerksam“, so Yocum. „Das hat uns die Arbeit massiv erleichtert. Je früher wir in den Beschaffungsprozess eingebunden sind, desto größer der Mehrwert und desto höher die Einsparungen, die wir für den gesamten Konzern erzielen.“
NTT Global Sourcing ist nun in der Lage, jedem Anwender maßgeschneiderte Datasets wie lieferantenspezifische Einsparungen, Workload je Kategorie und verwaltete Ausgaben zugänglich zu machen. „Wir arbeiten für viele verschiedene Unternehmen und sie alle verfolgen ihre eigenen Interessen“, erklärt Yocum. „Jetzt haben wir endlich eine effiziente Methode, die entsprechenden Daten zu lokalisieren und zu identifizieren.“
Wir haben eine Lösung gefunden, die uns hilft, Einsparungen zu ermitteln und die Zusammenarbeit mit unseren Stakeholdern zu verbessern.
Director of Operations
Zusammenarbeit bei Änderungen
Mithilfe von Strategic Sourcing kann NTT Global Sourcing nun gemeinsam mit internen Stakeholdern an Vertragsänderungen arbeiten, ohne dafür Dokumente per E-Mail austauschen zu müssen.
„Wir konnten ca. 350 Verträge nahtlos in das neue System migrieren“, so Yocum. „Das hat nur etwa 60 Tage gedauert.“
Die Prüfer können sehen, was bearbeitet wurde, und gemeinsam in Echtzeit an Änderungen arbeiten. So sind alle auf dem gleichen Stand, was eine lückenlose Dokumentation ermöglicht.
„Es geht um klare und einheitliche Governance-Prozesse in Bezug auf Einsparungen, Wertverfolgung, Bestellungseingänge und Vertragsmanagement“, erklärt Yocum.
Wir haben jetzt eine Vertragslösung, die mehr Zusammenarbeit und Integration ermöglicht.
Director of Operations
Erfolgsmessung von Diversitäts- und Nachhaltigkeitsinitiativen
Yocum erklärt, dass Diversität, Nachhaltigkeit und grüne Informationstechnik für das Unternehmen ebenfalls Priorität haben. Alle Initiativen in diesen Bereichen werden mit Strategic Sourcing protokolliert. „Als strategische Beschaffungsgesellschaft von NTT müssen wir uns unbedingt detaillierte Einblicke in die Diversitäts- und Nachhaltigkeitsinitiativen verschaffen, um Risiken zu managen und die Einhaltung der Global Sustainability Charter von NTT zu gewährleisten“, erklärt Yocum.
NTT Global Sourcing und seine Stakeholder können jetzt gemeinsam die beste Methode zur Messung der Lieferantenperformance in diesen Bereichen festlegen. Außerdem können sie diese Daten dokumentieren, um daraus Aktionspläne zu entwickeln und diese an die Verantwortlichen bzw. Lieferanten weiterzugeben. Dies führt zu besseren Beziehungen und mehr Transparenz, was wiederum das Vertrauen im Allgemeinen stärkt.
Im Zuge des Wachstums von NTT Global Sourcing beobachtet Yocum einen stetigen Anstieg der Einsparungen, die erzielt werden, da immer mehr Stakeholder Strategic Sourcing in vollem Umfang nutzen. Inzwischen wird die neue Lösung von mehr als 200 Stakeholdern genutzt, die an 550 Projekten beteiligt sind.
„Workday Strategic Sourcing etabliert sich zunehmend als fester Bestandteil unserer Arbeitsweise und die Akzeptanz unter den Stakeholdern steigt“, erklärt er. „Dank dieser starken Beteiligung können wir unserer Aufgabe als zuverlässiger Innovationspartner von NTT für strategisches Sourcing gerecht werden.“