Verbreitung, Genauigkeit und Sicherheit. Diese grundlegenden Anforderungen an das Finanzmanagement waren für McKinstry in 50 Excel-Tabellen im gesamten Unternehmen nur schwer zu erfüllen. Das Architektur- und Ingenieurbüro aus Seattle erkannte, dass es seinen Budgetierungsprozess verbessern musste. Workday Adaptive Planning bietet eine bessere Möglichkeit, die Finanzleistung zu verwalten. Automatisierung, Datenerfassung und Dashboards machten stundenlange manuelle Tabellenkalkulationen überflüssig und reduzierten die Budgetierungszeit um 65 %. Statt Formeln zu konsolidieren und zu korrigieren, verbringt das Finanzteam von McKinstry seine Zeit jetzt mit der Analyse von Daten.
Das Deployment verlief reibungslos. Das Team der Professional Services fand aufgrund der Flexibilität der Anwendung immer Lösungen für spezifische Nuancen.
Senior Finance Analyst
Einleitung
Das 1960 gegründete Unternehmen McKinstry ist eine Full-Service-Firma für Planung, Bau, Betrieb und Instandhaltung (DBOM) mit über 900 Vollzeitbeschäftigten und 900 Gewerkschaftsmitgliedern. McKinstry beschäftigt Fachkräfte und Handwerker, die Services in den Bereichen Beratung, Bau, Energieversorgung und Hausverwaltung anbieten. Das Unternehmen aus Seattle verfügt über 18 regionale Niederlassungen und erwirtschaftet jährlich einen Umsatz von 500 Millionen USD.
Die Herausforderung:
McKinstry arbeitete mit Tabellenkalkulationen. 40 bis 50 Tabellen zirkulierten gleichzeitig im Unternehmen. Grundlegende Rollups ließen sich nur schwer durchführen, Benutzer nahmen Änderungen vor und brachen Formeln. Es gab keinen zentralen Speicherort für das Budget. Darüber hinaus fehlte es an Datenschutzkontrollen, und sensible Daten konnten außerhalb der Finanzgruppe eingesehen werden.
„Vor allem anderen wollten wir unser Budgetierungsverfahren in der gesamten Organisation verbessern“, erinnert sich Mike Shannon, Senior Finance Analyst, McKinstry. „Wir benötigten eine Anwendung, die sich mit unserem bestehenden Hauptbuch verbinden lässt. Wir wollten außerdem in der Lage sein, Prognosen auf der Grundlage tatsächlicher Details sauberer zu erstellen als in unserem bisherigen, auf Tabellenkalkulationen basierenden Prozess.“
Die Lösung:
Der IT Director von McKinstry entdeckte Workday Adaptive Planning, als er ein Seminar besuchte. Diese Lösung entsprach den Zielen von McKinstry für einen verbesserten Workflow. Es handelte sich um eine webbasierte Anwendung. Die Anwender in den Regionalbüros konnten von überall aus darauf zugreifen. Die Finanzabteilung konnte auch die Formeln und Annahmen innerhalb der Lösung verwalten und kontrollieren. Workday Adaptive Planning konnte schließlich problemlos mit dem bestehenden Hauptbuch verknüpft werden, um historische Daten zu normalisieren und Prognosen zu erstellen.
„Den Anwendern gefällt die Lösung, weil das Modell so aufgebaut wurde, dass die Anwendung alles berechnet und aufgerollt hat. Die Manager können sich außerdem von überall aus anmelden und sogar im Urlaub am Budget arbeiten.“
Mike Shannon, Senior Finance Analyst: „Nachdem wir uns für Workday Adaptive Planning entschieden hatten, verlief das Deployment reibungslos“, so Shannon. „Das Professional Services Team war reaktionsschnell. Aufgrund der Flexibilität der Anwendung war es immer in der Lage, eine Lösung für spezifische McKinstry-Nuancen zu finden. Wir haben die Lösung planmäßig für 58 Anwender in der gesamten Organisation eingeführt.“
Die Ergebnisse
Mit der Einführung von Workday Adaptive Planning konnte das Finanzteam die Budgetierungszeit um 65 % reduzieren. Zusätzlich entfielen Stunden manueller Tabellenkalkulation, die zuvor für die Entwicklung von Dashboard-Berichten für das Führungsteam aufgewendet wurden. Alle zwölf Führungskräfte haben jetzt auf ihrer Homepage Zugriff auf das Dashboard von Workday Adaptive Planning. Sie können täglich den aktuellen Stand und die Momentaufnahme einsehen und überprüfen, welche Abteilungen ihre Umsatzziele erreichen oder verfehlen.
„Das Feedback der Anwender war großartig“, bestätigt Shannon. „Den Anwendern gefällt die Anwendung, weil das Modell so aufgebaut ist, dass alles vordefiniert ist und sie nur noch die Daten eingeben müssen und die Anwendung alles berechnet und zusammenfasst. Die Manager können sich außerdem von überall aus anmelden und sogar im Urlaub am Budget arbeiten.“ Das Finanzteam verbringt nun weniger Zeit mit der Konsolidierung des Budgets und der Festlegung von Formeln und mehr Zeit mit der Analyse der Daten. Durch die Automatisierung des Berichtsprozesses konnten sie außerdem 10 Stunden pro Monat bei der Erstellung der Monatsberichte einsparen.
Hauptziel war es, unser Budgetierungsverfahren in der gesamten Organisation zu verbessern. Wir benötigten eine Anwendung, die sich mit unserem bestehenden Hauptbuch verbinden lässt.
Senior Finance Analyst