Life Time, Inc. ist ein wachstumsstarkes Unternehmen, das seinen Kundenstamm kontinuierlich erweitert und neue Standorte eröffnet. Mehrere Geschäftsbereiche operieren unter der Marke „Life Time“. Sie alle werden von einer zentralen IT-Abteilung unterstützt. Eine große Belegschaft mit vielen Mitarbeitern in befristeten und Teilzeitbeschäftigungsverhältnissen setzt sich für erstklassige Mitgliederservices in den Health Clubs des Unternehmens ein.
Dank Workday können wir unsere Ziele für die verschiedenen Geschäftseinheiten sehr flexibel umsetzen.
Director, Workday Operations and Process Improvement
Flexibles, schnelles Management als Grundvoraussetzung
Geschäftsbedingungen können sich von heute auf morgen ändern und Life Time muss in der Lage sein, Personal und Betriebsabläufe umgehend anzupassen. Das kann bedeuten, zusätzlich benötigte Arbeitskräfte einzuarbeiten, Mitarbeiter während der Pandemie in den Zwangsurlaub zu schicken oder sie schnell wieder in den Clubs einzusetzen, sobald sich die Lage entspannt. Die HR- und Business-Lösungen des Unternehmens müssen die nötige Agilität und Flexibilität mitbringen, um Änderungen effizient und transparent zu managen. Ohne Beeinträchtigungen für den erstklassigen Mitgliederservice, mit dem sich Life Time einen Namen gemacht hat.
Viele Mitarbeiter bei Life Time haben mehr als eine Funktion inne. Die Vergütungssätze und -pläne unterscheiden sich je nach Tätigkeit, die einer von mehreren Kostenstellen zugeordnet sein kann. Neben festangestellten und nach Stundensatz bezahlten Mitarbeitern gibt es auch solche, die Provisionszahlungen erhalten. Das Management der Belegschaft und das Reporting zu Teams, Finanzen und Studiobetrieb müssen diese Bedingungen abbilden, ohne zu umständlich und komplex zu werden.
Vereinfachtes Business Management durch Datentransparenz
Life Time, Inc. vertraut auf ein Portfolio von Workday-Anwendungen, um Finanzmanagement, Entgeltabrechnung, Human Capital Management (HCM) und Unternehmensanalysen zu vereinfachen. Bei der Einführung von Workday als Kunde Nr. 12 hat das Unternehmen 60 verschiedene Softwaretools in einer Lösung konsolidiert und die Kontenpläne um 90 Prozent reduziert. Der Verwaltungsaufwand für Finanzmanager verringerte sich um zwei Drittel. Seitdem verzeichnet Life Time ein rasantes Wachstum und hat seine Mitarbeiterzahl um knapp 60 Prozent erhöht. Kürzlich erweiterte das Unternehmen seine Workday-Lösung um Prism Analytics.
Durch den Einsatz von Workday wurden Fortschritte sowohl bei der Nutzung als auch beim Reporting und bei der Analyse von Geschäftsdaten erzielt. „Unsere Datenkompetenz hat sich dank Workday erheblich verbessert“, erklärt Gaurav Sharda, Director of Workday Operations and Process Improvement. „Finanz- und HR-Manager sind im Laufe der Zeit routinierter und geübter darin geworden, Workday für die Geschäftsanalyse und Unternehmensführung einzusetzen.“ Hinzu kommt, dass Machine Learning integraler Bestandteil der Architektur von Workday ist. Dies ermöglicht KI-gestützte Automatisierungsfunktionen wie Journal Insights, die mit Workday Financial Management bereitgestellt werden. „Journal Insights hilft uns, Anomalien in Buchungseingaben proaktiv zu ermitteln, indem diese mit Eingaben für ähnliche Transaktionen verglichen werden“, so Sharda. „Und da wir sie in Echtzeit markieren, können Abstimmungsfehler schnell korrigiert werden, sodass wir beim Monatsabschluss Zeit sparen.“
Workday bietet unseren Managern und Teammitgliedern eine nahtlose Anwendererfahrung.
Director, Workday Operations and Process Improvement
Eine attraktive Anwendererfahrung
Jede Workday-Anwendung leistet einen wichtigen Beitrag zu den herausragenden Ergebnissen des Unternehmens in verschiedenen Geschäftsbereichen. Doch erst die Gesamtheit der integrierten Workday-Lösung bietet einen echten Wettbewerbsvorteil. Sharda beschreibt die Erfahrung von Life Time mit Workday folgendermaßen: „Workday bietet unseren Managern und Teammitgliedern eine nahtlose Anwendererfahrung. Dank ihrer Effizienz reicht ein kleines Team, um die Software zu verwalten und weiterzuentwickeln. So lässt sich die einheitliche Lösung schnell an eine Vielzahl wechselnder Geschäftsanforderungen anpassen. Man muss sich keine Gedanken um Integrationen und Datenflüsse machen und kann viel Zeit sparen.“
Die Workday Mobile App ist ein ständiger Begleiter der Life Time-Mitarbeiter. Das gilt insbesondere für die Beschäftigten in den Fitnessclubs, die teilweise für mehrere Standorte und Abteilungen zuständig sind. Die App verzeichnet täglich knapp 35.000 Anmeldungen. „Die Zeiterfassung per Mobilgerät markierte für uns einen Wendepunkt“, so Sharda. „95 Prozent unserer Anwender nutzen die Workday Mobile App, um sich anzumelden, abzumelden, sich über ihre Zusatzleistungen zu informieren, persönliche Daten zu aktualisieren und vieles mehr.“
Die Zeiterfassung per Mobilgerät markierte für uns einen Wendepunkt.
Director, Workday Operations and Process Improvement
Agileres, einfacheres Personalmanagement
Die Manager von Life Time können Mitarbeiter spontan neuen Aufgabenbereichen zuweisen. Während der Corona-Pandemie konnten temporäre Zwangsbeurlaubungen sowie anschließend eine sichere Rückkehr an den Arbeitsplatz gewährleistet werden. „Mit Workday können wir extrem schnell Personaländerungen vornehmen“, erklärt Sharda. Auch Arbeitszeiten lassen sich mit Workday äußerst effizient managen. „Dank Workday können wir die Kosten durch Überstunden reduzieren“, führt Sharda weiter aus. „Durch automatisiertes Zeitmanagement haben wir knapp 50.000 Managerstunden pro Jahr neu zugeteilt.“ Mit Workday Prism Analytics will Life Time künftig weitere Effizienzvorteile und Kosteneinsparungen realisieren – angefangen bei der automatischen Registrierung von Mitarbeiterausweisen beim Betreten und Verlassen der Fitnessclubs.
Mit den Machine Learning-Funktionen von Workday gewinnen wir Zeit und erhalten Einblicke in unsere Journale.
Senior Accounting Manager
Schnelle Geschäftseinblicke
Mithilfe der Machine Learning-Funktionen von Workday optimiert Life Time seine Buchhaltungsprozesse. Sharda erklärt: „Wir sind gespannt, was uns im Machine Learning-Bereich noch alles erwartet und wie uns die Technologie auf verschiedenste Weise helfen kann, unsere Daten zügig auszuwerten, sodass wir Verhaltensmuster verstehen und managen können.“ Zudem bietet Machine Learning erhebliche Effizienzvorteile. Katie VanHauen, Senior Accounting Manager bei Life Time, Inc., erläutert dazu: „Mit den Machine Learning-Funktionen von Workday gewinnen wir Zeit und erhalten Einblicke in unsere Journale. Ein Vorgang, der früher bis zu einen Tag in Anspruch genommen hat, lässt sich jetzt mit der Aktualisierung eines Berichts in nur 30 Minuten erledigen.“
Workday-Lösungen bieten schnelle Geschäftseinblicke in einem benutzerfreundlichen Format. „Workday überzeugt im Reporting-Bereich auf ganzer Linie“, so Sharda. Berichte lassen sich schnell aufrufen und anpassen. Darüber hinaus können wir im Handumdrehen Dashboards erstellen, mit denen Führungskräfte die nötigen Einblicke gewinnen.“
Servicebereitstellung leicht gemacht
Mit Workday-Software ermöglicht Life Time sämtlichen Mitarbeitern – von HR-, Finanz- und Einstellungsmanagern bis zu den Beschäftigten in den Clubs –, erstklassige Services für die Mitglieder bereitzustellen. Sharda erklärt: „Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr mit mehreren Systemen auskennen, da Workday Selfservice-Funktionen für alle ihre Anforderungen bietet. Das bringt enorme Effizienzvorteile mit sich.“
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