Mehr als 10 Jahre lang war das speziell konzipierte HR-Stammdatensystem von Jotun in Betrieb und wurde den Anforderungen allmählich nicht mehr gerecht. „Unsere Recruiting- und Performance-Management-Systeme waren nicht miteinander verbunden und historische Daten gab es nicht, sodass man nie einen vergleichenden Bericht zu einem vergangenen Zeitraum erstellen konnte“, erinnert sich Anja Allouni, Lead SME und Change Manager bei Jotun. „Vor allem aber konnte man das System nicht wirklich für Geschäftsprozesse nutzen. Für die Geschäftsplanung und Entscheidungsprozesse des Managements war es also praktisch wertlos.“
„Es musste also etwas Neues her. Unser Unternehmen ist komplex und wir benötigten eine wesentlich flexiblere Lösung, die uns aktiv dabei unterstützt, die HR-Organisation und die gesamte Gruppe voranzubringen. Workday hat uns in allen Bereichen überzeugt.“
Workday erfüllte unsere wichtigsten Kriterien: intuitive Anwendererfahrung, zentraler Dateneingabepunkt und eine umfassende HR-Suite.
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„Big Bang“-Ansatz fördert Anwenderakzeptanz
Anja Allouni und ihr Team entschieden sich bei der Einführung von Workday für ein „Big Bang“-Deployment, bei dem der Go-live für alle Länder und Module gleichzeitig stattfindet. Das Team bediente sich gezielt verschiedener Change-Management-Taktiken, um die Belegschaft auf das neue Tool einzustimmen.
Dadurch war der Anteil der Mitarbeiter, die gleich in den ersten Tagen nach der Einführung mit der Lösung arbeiteten, vergleichsweise sehr hoch. Sie wurden nicht enttäuscht.
„Die Karrierefunktionen kommen bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gut an. Sehr hilfreich war auch das Feedback neuer Mitarbeiter zum Onboarding“, so Allouni. „Da der intensive Wettbewerb um Fachkräfte und die Kompetenzentwicklung zu unseren größten Herausforderungen im Personalbereich gehören, waren wir sehr zufrieden mit diesen beiden Erfolgen.“
Auch das Management erkannte schnell den Vorteil der Lösung als Quelle aktiver, handlungsorientierter Daten und Erkenntnisse. Und sowohl die IT- als auch die HR-Abteilung sind laut Allouni „äußerst positiv gestimmt, da sie dank der höheren Ausgereiftheit und Benutzerfreundlichkeit in kürzerer Zeit und mit weniger Aufwand wesentlich mehr erreichen“.
Alle Daten an einem zentralen Ort
Der Zugriff auf Daten aus dem gesamten Unternehmen in einer einzigen Lösung ist ein großes Plus für die Mitarbeiter von Jotun, da sie sich nicht mehr bei verschiedenen Lösungen anmelden und Daten zwischen diesen übertragen müssen.
Das bedeutet nicht nur eine enorme Zeiteinsparung für jeden Anwender. Vielmehr sind die Beschäftigten im gesamten Unternehmen in der Lage, schnell und einfach auf Informationen zuzugreifen. „Manager können jetzt erstmals aussagekräftige HR- und Finanzdaten abrufen und prüfen. Das vereinfacht die Berichterstellung und hilft ihnen, ihre Arbeit besser zu erledigen“, betont Allouni.
„Das ist eine wichtige Verbesserung für alle Beteiligten. Insbesondere das Management schätzt den umfassenden Überblick über den Arbeitsfortschritt.“
Update-Zyklus sorgt für kontinuierliche Verbesserung
„Ich bin zuversichtlich, dass wir die HR-Funktion von Jotun dank Workday erfolgreich weiterentwickeln werden“, so Allouni. „Bei jedem neuen Release analysieren wir, welche neuen Türen es im Unternehmen öffnen könnte. Und das ist wirklich großartig, denn so bleiben wir offen für Veränderungen und Verbesserungen.“
Auch die Tatsache, dass Jotun über ein internes Supportteam verfügt, das in kontinuierlicher Zusammenarbeitet mit der Personalabteilung Governance gewährleistet und die Lösung weiterentwickelt, erweist sich als wichtiger Vorteil.
„In der Vergangenheit waren wir bei der Weiterentwicklung unserer Lösung auf Berater angewiesen. Da nun alle sechs Monate ein neues Update bereitgestellt wird und wir die neuen Funktionen zu einem beliebigen Zeitpunkt übernehmen können, entwickeln wir die Lösung kontinuierlich weiter. Oft lassen wir uns dabei von den Erfahrungen anderer Kunden inspirieren, die wir in der Workday Community treffen.“
Neue Einblicke in die operative Umsetzung
„Wir erhalten jetzt wesentlich bessere Einblicke in die unternehmensweiten Abläufe“, berichtet Allouni.
„Früher war es sehr schwer zu kontrollieren, wie unsere HR-Prozesse in mehr als 100 Ländern umgesetzt werden. Es ist eine Sache, den Ablauf von Recruiting- oder Performance-Management-Prozessen zu gestalten und zu kommunizieren. Jetzt aber können wir diese Prozesse tatsächlich nachvollziehen und beeinflussen. Das bedeutet einen großen Schritt nach vorn.“