Nahezu 3 Millionen Tonnen Fracht werden jedes Jahr durch Port Nelson befördert. Die Ausfuhr lokaler Waren ist für das Wachstum und den Wohlstand der Region von entscheidender Bedeutung. Der Hafen hat die Aufgabe, den maximalen Wert aus den Anlagen zu schöpfen und eine Rendite für die Aktionäre zu erzielen – eine schwierige Aufgabe, da der Hafen in einer Region mit begrenztem Frachtaufkommen liegt. Mit fortschrittlichen Analysen und der Fähigkeit, für Unvorhergesehenes zu planen, hält die Finanzabteilung das Unternehmen auf Kurs.
Herausforderungen
Ein kompliziertes, auf Tabellenkalkulationen basierendes Modell für Budgetierung und Prognosen
Verlagerung der Verantwortung für das Performance Management auf die operativen Teams
Begrenzte Fähigkeit, zu planen oder auf unerwartete Ereignisse zu reagieren, die sich auf das Endergebnis auswirken
Ergebnisse
Automatisierte Budgetierung und Prognosen, die bis zu 320 Stunden pro Quartal einsparen
Eine tiefere und längerfristige Sicht auf das Geschäft ermöglicht Entscheidungen zur Kostenminimierung und Ertragsoptimierung
Die „What if“-Planung hilft dem Unternehmen, den Cashflow in unerwarteten Situationen zu steuern
Im Seeverkehr sind Wettervorhersagen schon immer von größter Bedeutung gewesen.
Seit der Einführung einer neuen FP&A-Lösung erkennt Port Nelson in der neuseeländischen Region Nelson jedoch auch den erheblichen Wert von Finanzprognosen.
Die Finanzabteilung und die Geschäftsmanager von Port Nelson verwenden jetzt Workday Adaptive Planning, um die Finanzen zu verwalten und jährliche Budgets und rollierende Quartalsprognosen zu erstellen, die sechs Quartale vorausschauen. Die Berichte sind schneller und einfacher zu erstellen als frühere Bemühungen – das spart bis zu 320 Stunden pro Quartal.
„Jetzt haben wir einen genaueren und vollständigeren Überblick über unser Geschäft und die Möglichkeit, Änderungen nahezu in Echtzeit zu modellieren“, so Port Nelson Finance Manager Mason Robinson. Sollte beispielsweise eine Reederei in Erwägung ziehen, sich aus der Region zurückzuziehen, können wir die finanziellen Auswirkungen auf unser gesamtes Geschäft mit nur einem Mausklick sehen.“
Eine wichtige Wirtschaftskraft
Der wirtschaftliche Erfolg von Port Nelson ist von entscheidender Bedeutung für das wirtschaftliche Wohlergehen der neuseeländischen Region Nelson und der weiteren Region „Top of the South Island“, die für Fisch, Obst, Forstwirtschaft und Wein bekannt ist. Fast 3 Millionen Tonnen Fracht werden jedes Jahr in dem 170 Jahre alten Hafen umgeschlagen.
Effiziente Finanzplanung und Ausgabenkontrolle sind im Hafen von entscheidender Bedeutung. Dort sind die Betriebskosten oft festgeschrieben, und sowohl Personal als auch Ausrüstung sind in Bereitschaft, unabhängig davon, ob ein oder drei Schiffe einlaufen. Es können auch unerwartete Kosten entstehen, z. B. für die Reparatur wichtiger Anlagen wie eines Containerkrans. Jeder Rückgang der umgeschlagenen Gütermenge kann die Finanzlage des Hafens ernsthaft beeinträchtigen.
Die Finanzabteilung ist von zentraler Bedeutung für die Aufgabe des Hafens, maximalen Wert aus seinen Assets zu schöpfen und eine Rendite für die Aktionäre zu erzielen – unabhängig von den schwierigen Bedingungen. Mit den erweiterten Planungs- und Analysefunktionen von Workday Adaptive Planning unterstützt das Team das Unternehmen dabei, Kosten proaktiv zu verwalten und schnellere Entscheidungen zu treffen, um das Wachstum zu fördern.
Alleinstellungsmerkmale: Modellierung und Szenarienplanung.
Es handelt sich um eine erweiterte Rolle für die Finanzabteilung, die zuvor durch ein ineffizientes, auf Tabellenkalkulationen basierendes System eingeschränkt war. Dies erwies sich als zeitraubend, da nur eine Schlüsselperson den gesamten Budgetierungs- und Prognoseprozess steuern konnte.
Ein neuer CFO und der Wunsch nach einer engeren Zusammenarbeit mit dem Unternehmen führten zur Implementierung von Workday Adaptive Planning. „Wir möchten die treibenden Kräfte des Unternehmens verstehen und dazu beitragen, Entscheidungen zu treffen, die einen Mehrwert für unsere Aktionäre schaffen“, so Robinson. „Die effizientere Erstellung von Budgets und Prognosen hat uns enorm geholfen. Für das Unternehmen war aber die Modellierung und Szenarienplanung entscheidend.“
Außerdem kann das Team proaktiv „What-if“-Szenarien modellieren, wie z. B. eine Verringerung des Frachtaufkommens infolge von Schäden an der Apfelernte in der Region. In den vergangenen beiden Saisonen war die Ernte bedroht und jedes Mal konnte die Finanzabteilung den Vorstand schnell über die möglichen Auswirkungen auf das Ergebnis informieren.
Die Szenarienplanung unterstützt auch strategische Initiativen wie die Neugestaltung des Immobilienportfolios von Port Nelson. Bei seinen Plänen, alte Gebäude abzureißen und neue Lagereinrichtungen zu errichten, kann das Unternehmen 18 Monate in die Zukunft blicken, um die Auswirkungen auf die Einnahmen und die Aktionärsrendite zu bewerten.
Bessere Erkenntnisse und Ergebnisse durch Dezentralisierung der Finanzen.
Die Möglichkeit, Leistung zu visualisieren und verschiedene Szenarien zu modellieren, hat die Art und Weise verändert, wie Manager über Finanzen denken.
Die Finanzabteilung legt weiterhin mehr Kontrolle in die Hände des Unternehmens. Team-Mitglieder in jeder Abteilung übernehmen eine größere Rolle bei der Budgetierung und der Entwicklung von Prognosen.
„Seit 16 Jahren arbeite ich bei Port Nelson, und es war großartig, den Wandel in den letzten 12 Monaten zu beobachten. Das Unternehmen hat sich mehr mit Budgetierung und Prognosen beschäftigt“, so Robinson. „Bei den quartalsmäßigen Prognosesitzungen haben die Manager ihre Teams zusammengetrommelt, um sich die Zahlen anzusehen, und es gibt lebhafte Diskussionen über Schifffahrtslinien, das Wetter und andere Faktoren, die die Leistung beeinflussen. Solche Gespräche würde es nicht geben, wenn wir um eine Tabelle herum stehen würden.“
Die Manager haben ihre Teams zusammengetrommelt, um sich die Zahlen anzusehen, und es gibt lebhafte Diskussionen über Schifffahrtslinien, das Wetter und andere Faktoren, die die Leistung beeinflussen.
Finance Manager