Ein weit verzweigtes Unternehmen in Großbritannien und Irland zu managen, bringt ganz eigene operative Herausforderungen mit sich. „First Bus beschäftigt 18.000 Mitarbeiter“, erklärt Green. „Die allermeisten davon sind Busfahrer. Hinzu kommen rund 2.500 Techniker. Das sind unsere zwei größten Mitarbeitergruppen, verteilt auf 80 Standorte in Großbritannien und Irland – und natürlich hat jeder Standort seine eigenen Rahmenbedingungen.“
Schluss mit Komplexität und fragmentierten Abläufen
Vor der digitalen Transformation verließ sich First Bus operativ auf stark fragmentierte Systeme und Prozesse. „Wir arbeiteten mit 63 verschiedenen Systemen und 84 Oberflächen – lauter isolierte Einzellösungen“, berichtet Kevin Green, Chief People Officer bei FirstGroup, einem FTSE-250-Transportunternehmen.
„Wenn ich Abwesenheiten oder die Mitarbeiterfluktuation analysieren wollte, haben wir erst mal eine halbe bis ganze Stunde über die Daten gestritten, weil sie aus unterschiedlichen Systemen stammten.“
Zur Schließung dieser Kommunikations und Datenlücken benötigte das Unternehmen eine einheitliche, agile Plattform, die einem weit größeren Ziel dienen sollte.
„Wir wollen die Menschen dazu bringen, vom Flugzeug in den Zug und vom Auto in den Bus umzusteigen ... Wenn wir den Klimawandel ernst nehmen, ist der öffentliche Nahverkehr ein entscheidender Hebel“, erläutert Green.
Um diese Unternehmensmission voranzutreiben, hat das Leadership eine neue, übergeordnete Strategie verabschiedet. „Im Kern ging es darum, uns von einem reinen Asset-Unternehmen zu einem echten Dienstleister zu verwandeln, bei dem die Mitarbeiter und Kunden im Mittelpunkt stehen“, sagt Green.
„Wenn ich Abwesenheiten oder die Mitarbeiterfluktuation analysieren wollte, haben wir erst mal eine halbe bis ganze Stunde über die Daten gestritten, weil sie aus unterschiedlichen Systemen stammten.“
Kevin Green, Chief People Officer, First Bus
Vernetzung einer sehr dezentralen mobilen Belegschaft
Um die Frontline zu erreichen, war ein technologischer Wandel nötig, der speziell auf die Bedürfnisse von Remote-Mitarbeitern zugeschnitten ist.
„Wir wollen unseren Mitarbeitern die Kontrolle über ihre Informationen und Kommunikation direkt in die Hand geben“, betont Green. „Sie haben keine E-Mail-Adressen. Wir stellen ihnen keine Computer zur Verfügung. Sie arbeiten remote. Wir haben 80 verschiedene Depots, die Belegschaft ist also geographisch weit verstreut.“
Um diese räumliche Hürde zu nehmen, investierte First Bus massiv in Technologie und brachte Blink sowie Workday in einem Zeitraum von nur 12 bis 18 Monaten zum Einsatz. Statt eines schrittweisen Rollouts entschied sich das Unternehmen für einen umfassenden Ansatz. „Wir haben direkt alle Module eingeführt. Es war ein Big Bang. Keine schrittweise Einführung. Wir haben Talentmanagement und Recruiting implementiert und wollten gleichzeitig eine Oberfläche zu Blink integrieren. Denn nur so können unsere Frontline-Mitarbeiter – die Fahrer und Techniker – überhaupt auf die Plattform zugreifen.“
Dieser integrierte Ansatz veränderte schlagartig, wie die Frontline-Belegschaft mit dem Unternehmen interagiert. „Durch die Implementierung von Workday haben die Frontline-Mitarbeiter nun einen zentralen Ort, um ihre Schicht- und Dienstpläne abzurufen. Sie sehen sofort, wie sie nächste Woche eingeteilt sind“, sagt Green. „Wir beschleunigen den ganzen Prozess und machen ihn so benutzerfreundlich, dass sie alle Informationen parat haben.“
Workday bietet den Frontline-Mitarbeitern einen zentralen Ort für ihre Schicht- und Dienstpläne. So sehen sie sofort, wie sie nächste Woche eingeteilt sind.
Kevin Green, Chief People Officer, First Bus
Adoption fördern und eine gemeinsame Kultur schaffen
Green räumt ein, dass der Prozess aufgrund der komplexen Organisation länger und schwieriger war als geplant. Doch der Business Case zahlt sich bereits aus. Bereits drei Monate nach dem Launch übertraf die Nutzung die ursprünglichen Erwartungen:
- Hohe Nutzerakzeptanz an der Basis: First Bus verzeichnete in den ersten 90 Tagen eine Adoptionsrate von 96 % bei Blink und gut 78 % bei Workday.
- Bevorstehendes Wachstum bei der Entgeltabrechnung: Die Adoptionsraten dürften weiter steigen, sobald der Rollout der Entgeltabrechnungslösung vollständig abgeschlossen ist.
- Datengetriebenes Leadership: Die einheitliche Plattform setzt den historischen Datensilos ein Ende. Führungskräfte bietet sie die zentralisierten Daten und Informationen, die sie für bessere operative Entscheidungen benötigen.
Letztlich verfolgt diese digitale Transformation einen noch viel größeren kulturellen Zweck. „Ich möchte, dass sich unsere Mitarbeiter uns zugehörig fühlen und stolz darauf sind, für unser Unternehmen zu arbeiten“, resümiert Green. „Und dafür müssen sie wissen, was vor sich geht, warum sich Dinge verändern und was wir von ihnen erwarten, damit wir unsere Ziele erreichen können.“