Die Florida Atlantic University (FAU) ist eine große öffentliche Einrichtung, die strenge Reporting-Anforderungen erfüllen muss. Eine große Herausforderung ist auch die Unterstützung von Finanz-, HR- und akademischen Führungskräften mit zeitnahen und genauen Daten zur Entscheidungsunterstützung. Die Finanz-, Personal- und Betriebsdaten waren in mehreren Systemen gespeichert, sodass es für die Finanzmanager schwierig war, die Daten abzugleichen und für Reporting und Analyse aufzubereiten. Die Geschäftsbereiche nutzten unterschiedliche BI-Tools und hatten nur Zugang zu einer Teilmenge der Daten der Einrichtung, was den Entscheidungsträgern widersprüchliche, eingeschränkte Ansichten verschaffte.
Dank Workday Prism Analytics haben wir nun mehr Kontrolle über unser Datenmanagement und können allen Stakeholdern an der Universität genaue, aktuelle, einheitliche Daten zur Verfügung stellen.
Assistant Vice President, Finance and Information Systems
Neue Ansätze zur datengestützten Entscheidungsfindung.
Die FAU erkannte, dass Workday die HR- und Finanzdaten in einer einzigen Lösung konsolidieren kann, wodurch Compliance und sonstiges Standard-Reporting effizienter und zuverlässiger werden. Mit der Verlagerung der Daten auf Workday verließ sich die FAU auf Workday Prism Analytics, um mehr als 12 Jahre historischer Finanz-, HR-, Beschaffungs- und Studierendendaten aus verschiedenen Systemen für Analysen und Einblicke zu nutzen. „Jetzt haben wir eine nahtlose Möglichkeit, Reporting und Datenmanagement komplett in einer einzigen Cloud-Lösung zu konsolidieren“, sagt Amy Cavasos, stellvertretende Vizepräsidentin für Finanzen und Informationssysteme. „Zu den größten Vorteilen von Workday Prism Analytics gehört, dass wir externe institutionelle Daten in Workday einbringen können.“
Die neue Effizienz bei Datenmanagement und -bereitstellung spart der FAU viel Zeit und Kosten. „Nach dem Deployment von Workday und der Automatisierung vieler Routineprozesse konnten wir enorme Vorteile erzielen“, fügt Cavasos hinzu.
Strategischen Wert aus Datenbeständen generieren
Nachdem viele Aktivitäten automatisiert und vereinfacht wurden, stellten FAU-Manager, Planer und Entscheidungsträger in verschiedenen Geschäftsgruppen fest, dass sie proaktiv innovieren und schnell neue Anwendungsfälle in Workday Prism Analytics erstellen konnten.
Dies führt u. a. dazu, dass die internen Kunden mehr Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dem Finanzteam haben und schneller reagieren können. Cavasos erklärt: „Die Programmierer sind mit Workday so vertraut, dass sie sehr schnell auf Anfragen nach weiteren Innovationen und Verbesserungen reagieren und sicherstellen können, dass wir alle benötigten Daten in die richtigen Hände bekommen.“
Vom Backoffice zum glaubwürdigen Partner
Die Finanzabteilung hat nicht nur viele Berichts- und Geschäftsprozesse einfach und effizient gestaltet, sondern auch die Art und Weise verändert, wie sie dem Unternehmen dient. Die Finanzabteilung ist keine reine Verwaltungsfunktion, sondern kann ein strategischer Partner für die Führung, die Geschäftsmanager und die Programmverantwortlichen der FAU sein.
Interne Kunden sehen eine reaktionsfreudigere und wertvollere Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung, da die Umgebung von Workday immer reifer wird und die Praktiken von Workday Prism Analytics und Workday Adaptive Planning erweitert werden. Stacey Bell, Associate Vice President for Finance, Planning and Analysis an der FAU, verrät: „Die Mitarbeiter der Finanzabteilung nutzen Workday, um Transaktionen zu prüfen und zu analysieren. Sie fungieren jetzt nicht mehr nur als Dateneingeber. Ihre Einstellung ist jetzt eher: ‚Wir bringen die Universität weiter.‘“
Jetzt haben wir eine nahtlose Möglichkeit, das gesamte Reporting und Datenmanagement in einer einzigen Cloud-Lösung zu konsolidieren.
Assistant Vice President, Finance and Information Systems
Die Zukunft der FAU gestalten
Die Verwendung von Workday entwickelt sich weiter, da die Universität Workday Adaptive Planning hinzufügt, um noch mehr Wert aus ihren Datenbeständen zu generieren. Bell sagt: „Das Ökosystem mit Workday Adaptive Planning, Workday Prism Analytics und anderen Workday-Anwendungen hat den Vorteil, dass wir alle Daten an einem Ort haben, um die Vergangenheit zu analysieren und fundierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.“
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