Einzelhandelskette halbiert Budgetprozess und verbessert Prognosen um 80 %

Cloudbasierte Software lässt Excel in der Effizienz des Reportings blass aussehen.

Die Einzelhandelskette CORT für Mietmöbel war davon überzeugt, dass es eine bessere Lösung geben musste. Die Konsolidierung von Tabellenkalkulationen aus 50 Betriebsbezirken zu einem Bericht auf Unternehmensebene dauerte sechs Monate. Das Ergebnis? Ein irrelevantes und veraltetes Budget. Nach der Umstellung auf Workday Adaptive Planning konnte CORT den Prozess des Corporate Reportings um drei Monate verkürzen. Die Cloud-Plattform verbesserte die Prognosen um 80 % und unterstützte gleichzeitig 400 Personen, die am Reporting beteiligt waren. Mit modernisierten Funktionen zur Verwaltung der finanziellen Performance konnte CORT monatliche Prognosen für ein verbessertes Reporting und präzisere Analysen einführen.

Workday Adaptive Planning war die einzige Lösung, die dafür wirklich geeignet war. Sie bedeutet einen großen Sprung nach vorn in Bezug auf den Funktionsumfang, ohne dass wir die Welt auf den Kopf stellen mussten.

Chief Financial Officer

Herausforderungen

  • Umständliche Budgeterstellung über sechs Monate
  • Getrennt geführte Kalkulationstabellen für 50 Betriebsbezirke
  • Enormer Zeitaufwand für die Zusammenstellung und Konsolidierung der Daten
  • Mangel an Versionskontrolle

Ergebnisse

  • Halbierung des Budgetierungsprozesses
  • Erweitert auf 400 Mitarbeiter in der gesamten Organisation
  • Reduzierung des Zeitaufwands für Prognosen um 80 %
  • Lösung von Versionsproblemen, Schaffung einer zentralen Datenquelle für das Unternehmen

Einleitung

CORT Business Services (CORT), ein Unternehmen von Berkshire Hathaway, ist der führende Anbieter von Umzugsdiensten in den Vereinigten Staaten. Mit mehr als 2200 Mitarbeitern in 42 Bundesstaaten zählt CORT mehr als 80 Prozent der Fortune-500-Unternehmen zu seinen Kunden. Das Unternehmen hat darüber hinaus ein globales Netz von Geschäftspartnern aufgebaut, die in fast 70 Ländern der Welt Lösungen anbieten. CORT erwirtschaftet einen Jahresumsatz von 350 Millionen Dollar in mehreren Geschäftsbereichen. Das Unternehmen ist in sieben Abteilungen gegliedert: Immobilien, Personalwesen, Finanzen, National Accounts, Haushaltswaren, Relocation Services sowie Marketing und Merchandising. Darüber hinaus hat es eine Tochtergesellschaft in Großbritannien.

Die Herausforderung:

Bei CORT planen alle 50 Betriebsbezirke ihr eigenes Budget. Das Finanzteam musste daher eine große Anzahl separat geführter Kalkulationstabellen abgleichen. Jede Kalkulationstabelle musste dann am Ende des Haushaltszyklus auf die regionale und die Unternehmensebene übertragen werden. Die Konsolidierung der Daten, die Überprüfung der Formeln und die Kontrolle der Tabellen auf Fehlerfreiheit war sehr zeitaufwendig. Die Versionskontrolle war schwierig und es war manchmal unklar, welche Version die zuletzt eingereichte und genehmigte war.

Da wir mit Excel arbeiteten, war das unglaublich zeitaufwendig“, erinnert sich Deborah Lansford, CFO von CORT. „Unser Controller aktualisierte die Excel-basierten Planungen, verschickte sie und hoffte, dass niemand Änderungen an den Annahmen oder Formeln vornahm. Doch Fehler waren unvermeidlich. Daher mussten wir mit dem Haushaltszyklus sehr früh im Jahr beginnen. Bis August mussten die Eingaben zum Haushalt gesammelt und die Daten konsolidiert werden. Die Prüfungen dauerten mehrere Monate, damit der Haushalt schließlich bis zum Jahresende fertiggestellt war. Das Ergebnis war ein veraltetes Budget, das nicht mehr relevant oder korrekt war.“

Die Lösung:

Um ihre Budgetierungs-, Prognose- und Reportingprozesse zu verbessern, wollte die Finanzgruppe in eine Business Performance Management-Lösung investieren, die es ihr ermöglichen würde, ihre Prozesse erheblich zu beschleunigen und genauere und unmittelbarere Daten zu liefern.

„Wir wollten etwas verändern, aber nicht in etwas, das schwer zu erlernen ist. Die von uns evaluierten Lösungen waren zu groß, zu zeitaufwendig, zu teuer oder einfach zu viel für ein Unternehmen unserer Größe“, erinnert sich Lansford.

Nach der Evaluierung mehrerer Anbieter überzeugte Workday Adaptive Planning durch sein schnelles Onboarding für Anwender. Zudem bot es das vertraute Excel-Look-and-Feel. Wichtig war auch, dass damit Versionskontrollprobleme und Formelfehler vermieden werden konnten. Workday Adaptive Planning erforderte keine großen finanziellen Investitionen, benötigte keinen IT-Support und ermöglichte ein nahtloses Roll-up der Daten von der Bezirks- und Abteilungsebene in den Gesamtplan des Unternehmens.

„Workday Adaptive Planning war die einzige Lösung, die dafür wirklich geeignet war. Sie bedeutet einen großen Sprung nach vorn in Bezug auf den Funktionsumfang, ohne dass wir die Welt auf den Kopf stellen mussten“, bestätigt Lansford. „Ein wichtiges Verkaufsargument für Workday Adaptive Planning war, dass keine internen IT-Ressourcen für die Durchführung des Budgetierungsprojekts erforderlich waren. Unsere IT-Ressourcen können wir besser für andere Unternehmensziele einsetzen.“

Die Ergebnisse

CORT arbeitete mit einem lokalen Partner in Virginia zusammen, um Workday Adaptive Planning zu implementieren und sein eigenes Modell aufzubauen. CORT erstellte sein erstes Budget mit Workday Adaptive Planning und gab mehr als 400 Mitarbeitern Zugang zu der Anwendung. Der Prozess dauerte nicht ganz 3 Monate und damit um mehr als die Hälfte weniger als bisher. Außerdem wurde der Prozess standardisiert. Durch die Aufnahme gemeinsamer Annahmen und Standardformeln in das Modell wurden Fehler im Budget vermieden.

„Mit Workday Adaptive Planning können wir den Budgetierungsprozess in das letzte Quartal des Jahres verschieben und trotzdem sicher sein, dass wir ihn rechtzeitig abschließen. Vor allem aber erhalten wir einen besseren Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens und ein genaueres Budget“, sagt Lansford. „Wir haben genau das bekommen, wonach wir gesucht haben, um unseren Budgetierungsprozess weniger aufwendig zu gestalten – und brauchten dafür auch kein Vermögen ausgeben.“

Da das Finanzteam nun Budgetpläne viel schneller und einfacher aktualisieren kann, verwendet es Workday Adaptive Planning auch als monatliches Prognosetool. Die Prognoseerstellung ist nun ein einfacher, eintägiger Überprüfungsprozess, der weitaus effizienter und effektiver ist als der vorherige Prozess. Die mehrdimensionale Cube Sheet-Listenfunktion der Anwendung ermöglicht einen schnellen Überblick über die wichtigsten Annahmen, wie z. B. die Anzahl der zu einem bestimmten Dollarwert vermieteten Einheiten in den verschiedenen Zentren. Workday Adaptive Planning ermöglicht ferner einen konsistenten Upload der Prognosen in das ERP-System, um das Reporting und die Analyse zu verbessern.

„Für alle, die bei der Unternehmensbudgetierung noch auf Excel-Tabellen angewiesen sind, stellt Workday Adaptive Planning einen einfachen und intelligenten Übergang zu einer modernen webbasierten Anwendung dar“, bestätigt Lansford.

Wir erhalten einen besseren Einblick in die Finanzen und ein präziseres Budget. Wir haben genau das bekommen, wonach wir gesucht haben, um unseren Budgetierungsprozess weniger aufwendig zu gestalten – und brauchten dafür auch kein Vermögen auszugeben.

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