ABC Fitness Solutions bringt Finanzen und Planung in Topform

Als eine milliardenschwere Private-Equity-Beteiligungsgesellschaft 2017 ABC Fitness Solutions erwarb, war das ein Geschäft wie aus dem Lehrbuch. Das 1981 gegründete, familiengeführte Unternehmen hatte eine solide Geschäftsgrundlage geschaffen und ist mit seiner preisgekrönten Clubmanagement-Software zur ersten Wahl von über 6.700 Fitnessstudios geworden – nun bieten sich dem Unternehmen noch größere weltweite Wachstumsperspektiven.

Doch trotz dieser Möglichkeiten sah sich ABC gezwungen, seine Backoffice-Lösungen für Finanz- und Personalwesen sowie seine Planung auf den neuesten Stand zu bringen, um den Kundenstamm entweder organisch oder durch Übernahmen weiter auszubauen. Ein enormer Schritt in diese Richtung war der Einsatz von Workday Financial Management und Workday Human Capital Management (HCM) als integrierte Plattform.

Integration von akquirierten Unternehmen leicht gemacht

Jennifer Mitchell, Vice President of Finance, betrachtet Workday als entscheidend für die Buchhaltungs-, Finanzplanungs- und Analysefunktionen (FP&A) von ABC. „Damit positionieren wir uns aktiv für effizientes, skalierbares und profitables langfristiges Wachstum“, sagt sie. „Da wir allein im letzten Jahr drei Unternehmen übernommen haben, brauchen wir effizientere Integrationen, wie Workday sie bietet.“

Tatsächlich ist ABC explosionsartig gewachsen – sowohl organisch als auch anorganisch: In kaum mehr als vier Jahren kamen mehr als 12.000 Fitnessstudiokunden hinzu. Das entspricht einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von 27 %. Controllerin Katherin Daniels drückt es so aus: „Für unsere Kunden wickeln wir monatlich 25 Millionen Rechnungstransaktionen und jährlich Zahlungen in Höhe von 8,2 Milliarden US-Dollar ab. Daher benötigen wir skalierbare Kapazitäten, um mit zunehmendem Wachstum noch mehr Vorgänge zu bewältigen.“ „An Workday schätze ich besonders, dass die Lösungen sich leicht in unsere Anwendungen einbinden lassen. Ich muss jetzt nicht mehr in mühsamer Arbeit monatliche Bankenabstimmungen mit Millionen von Zeilen in Spreadsheets durchgehen, sondern kann diese Zeit für sinnvollere Aufgaben nutzen.“

Reporting ist eine wichtige Funktion, für das sich das Management von ABC auf Finanzen und Buchhaltung verlässt. „Für ERP und Accounting Repository setzen wir auf Workday“, verrät Daniels. „Wir müssen uns darauf verlassen können, dass unsere Daten vollständig, genau und aktuell sind, um schnell und effizient arbeiten zu können und unseren Führungskräften die Berichte zu liefern, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen.“

Bessere Entscheidungen, bessere Unternehmensführung

Mitchell stimmt zu und verrät, dass sie Workday Enterprise Planning für die gesamte Geschäftsmodellierung des Unternehmens einsetzt. „Reporting und Datenaustausch mit dem Management werden dadurch erheblich leichter“, erläutert Mitchell. „Mit Enterprise Planning liefern wir unseren Führungskräften wertvolle Einblicke basierend auf genauen und bereinigten Echtzeit-Daten. So können sie fundierte Entscheidungen treffen, um unser Unternehmen besser zu lenken.“

Die nahtlose Verknüpfung zwischen Unternehmensplanung, Finanzmanagement und HCM trägt dazu bei, dass das FP&A-Team von Mitchell und die Führungskräfte des Unternehmens bei veränderten Bedingungen schnell umplanen und dazu verschiedene Optionen und ihre jeweiligen Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit bewerten können. „In der FP&A ist Enterprise Planning das Kernstück“, versichert Mitchell. „Wir haben zahlreiche Modelle und Prognosen in das Tool integriert. Seine Benutzerfreundlichkeit, der Datenspeicher und die Reportingfunktionen sind äußerst hilfreich.

Workday hat die Anzahl der Silos bei ABC reduziert und die Zusammenarbeit zwischen den Finanz- und Buchhaltungsteams und anderen Geschäftsbereichen des Unternehmens erleichtert. „Mit Workday sparen wir sehr viel Zeit, sodass wir uns anderen Bereichen von ABC mit höherwertigen Ergebnissen widmen können, die uns mehr Einblicke gewähren“, betont Daniels. „Wenn Workday an etwas Neuem arbeitet, werden wir von Anfang an zur Beratung hinzugezogen, sodass Fehler in der Buchhaltung und andere Probleme gar nicht erst auftreten.“

Eine neue Welt mit vielen Möglichkeiten

Für Daniels ist die Erledigung der Entgeltabrechnung durch Workday eine willkommene Veränderung. „Aus meiner buchhalterischen Perspektive ist die Entgeltabrechnungsfunktion wie ein Wunder“, verrät sie. „Dass ich das nicht mehr manuell erledigen muss und alle Daten jederzeit abrufbar sind, ist für mich eine völlig neue Welt. Wir haben auch Workday Advanced Compensation eingeführt, um unsere Boni, Provisionen und variablen Vergütungen über Workday zu buchen. Jetzt müssen wir das nicht mehr offline erledigen und anschließend Anpassungen der Entgeltabrechnung und ähnliche Abstimmungen vornehmen.“

Sowohl Mitchell als auch Daniels stimmen zu, dass Workday noch zahlreiche weitere Funktionen bietet, die sich mühelos konfigurieren und integrieren lassen. Auch von der Workday Community und ihrem Workday Deployment-Partner haben sie eine Menge Tipps bekommen. „Als kleines Unternehmen schätzen wir Workday, da wir nicht so viele IT-Ressourcen benötigen wie mein ehemaliger Fortune-15-Arbeitgeber für seine massive ERP-Lösung“, berichtet Mitchell. „Wir konnten unsere Finanzfunktionen transformieren, ohne zu sehr auf unser IT-Team angewiesen zu sein.“

Workday bietet zudem Unterstützung bei der Bindung von Talenten in der Buchhaltung. „Es ist sehr schwierig, gute Mitarbeiter einzustellen und zu binden“, erklärt Daniels abschließend. „Doch es war schon immer Teil meiner Strategie bei der Anwerbung von Kandidaten, dem Team interessantere Aufgaben anzubieten als endlose manuelle Journaleingaben.“