Czym jest oprogramowanie do zarządzania wykonawcami?
Oprogramowanie do zarządzania wykonawcami to system służący do obsługi kluczowych danych związanych z zatrudnianiem niezależnych wykonawców. Automatyzuje on cały cykl zatrudnienia – od wdrożenia do płatności. Choć funkcje różnią się w zależności od systemu, rozwiązania mogą obejmować informacje dotyczące ubezpieczeń, BHP, szkoleń oraz inną dokumentację istotną dla wykonawcy i podmiotu zlecającego (osoby lub organizacji).
Kim jest niezależny wykonawca?
Niezależny wykonawca to rodzaj pracownika tymczasowego, któremu osoba fizyczna lub organizacja zleca wykonanie określonego zakresu prac. Chociaż zespół zatrudniający kontroluje wynik pracy, wykonawcy mają zazwyczaj większą swobodę niż pracownicy etatowi w zakresie sposobu, w jaki praca zostanie ukończona.
Wykonawcy są klasyfikowani jako pracownicy 1099, co oznacza, że ich wynagrodzenie podlega podatkowi od samozatrudnienia. Dodatkowo nie przysługuje im wiele świadczeń oferowanych pracownikom etatowym, takich jak ubezpieczenie zdrowotne czy składki emerytalne.
Jakie są wyzwania związane z korzystaniem zarówno z usług wykonawców, jak i pracowników etatowych?
Coraz więcej organizacji oprócz pracowników etatowych zatrudnia wykonawców i innych pracowników tymczasowych. Wykonawcy podlegają innym przepisom i regulacjom niż pracownicy etatowi, dlatego często wymagają innych praktyk w zakresie zatrudniania, wdrażania, płatności i zarządzania w celu zapewnienia zgodności. W rezultacie zarządzanie tymi niezależnymi współpracownikami w oparciu o te same procedury i systemy, które stosuje się dla pracowników etatowych, może być trudne.
Kiedy firmy potrzebują oprogramowania do zarządzania wykonawcami?
Firmy mogą korzystać z oprogramowania do zarządzania wykonawcami za każdym razem, gdy zatrudniają wykonawców. Jednak jego wartość wzrasta, gdy rośnie liczba i rodzaj wykonawców, a proces zarządzania nimi staje się bardziej złożony.
Jakie są korzyści z używania oprogramowania do zarządzania wykonawcami?
Dobre oprogramowanie do zarządzania wykonawcami usprawnia zadania związane z zarządzaniem pracownikami kontraktowymi w całym cyklu zatrudnienia. Obejmuje to również wsparcie organizacji w następujących obszarach:
- Usprawnienie wdrażania i kończenia współpracy
- Zarządzanie zadaniami
- Śledzenie i analizowanie wydajności pracowników
- Uproszczenie fakturowania
- Ograniczenie ryzyka związanego z bezpieczeństwem i zgodnością z przepisami.
„W ciągu pierwszych sześciu miesięcy udało nam się zmniejszyć wydatki na pracowników zewnętrznych o 25%. Głównym czynnikiem była możliwość zoptymalizowania liczby agencji, wysokości opłacanych stawek i liczby oferowanych stanowisk”.
– Kerry Kiley, kierownik ds. zarządzania programem rozszerzonej kadry pracowniczej, Workday (2023 Workday Rising Session)
Cechy dobrego oprogramowania do zarządzania wykonawcami
Chociaż dokładne możliwości tego typu oprogramowania mogą się różnić w zależności od dostawcy, typowe funkcje oprogramowania do zarządzania wykonawcami zwykle obejmują ulepszenia w zakresie wdrażania, zarządzania zadaniami, fakturowania, ograniczania ryzyka, śledzenia zatrudnienia i zakresu raportowania.
Czy oprogramowanie do zarządzania wykonawcami można zintegrować z oprogramowaniem do zarządzania kapitałem ludzkim?
Tak, w niektórych przypadkach możliwa jest integracja oprogramowania do zarządzania wykonawcami z oprogramowaniem do zarządzania kapitałem ludzkim. Zależy to jednak od używanego systemu. Niektórzy dostawcy oprogramowania znacznie ułatwiają ten proces, zapewniając kompleksowe zarządzanie talentami.
Jaka jest różnica między oprogramowaniem do zarządzania wykonawcami a systemem zarządzania dostawcami?
System zarządzania dostawcami (VMS) obejmuje wiele funkcji dostępnych w oprogramowaniu do zarządzania wykonawcami, ponieważ umożliwia organizacjom automatyzację i usprawnienie procesów związanych z zarządzaniem pracownikami kontraktowymi. Jednak VMS wykracza poza to i wspiera zespoły, które zarządzają wszystkimi rodzajami pracowników kontraktowych lub niezatrudnionych, w tym pracownikami dorywczymi do pojedynczych zadań, pracownikami godzinowymi i freelancerami, w jednym systemie ewidencji. System VMS dysponuje narzędziami niezbędnymi do zarządzania złożonymi projektami, zapewniając pełną funkcjonalność w zakresie zestawień zakresu prac. Oferuje firmie bogatszy zestaw podstawowych funkcji VMS, takich jak fakturowanie, współpraca z dostawcami, konfigurowalność i wiele innych.
„Zrozumieliśmy, że potrzebujemy jednego źródła danych, które pomogłoby nam całościowo spojrzeć na naszych pracowników tymczasowych i zarządzać nimi. Wiedzieliśmy, że musimy być bardziej zwinni i elastyczni, więc potrzebowaliśmy czegoś, co pomogłoby nam to osiągnąć”.
– Sarah Keisling, zastępca wiceprezesa ds. zarządzania talentami i operacji HR, Banner Health (2023 Workday Rising Session)