Podobnie jak wiele innych systemów opieki zdrowotnej Rochester Regional Health używa różnych planów wynagrodzeń dla lekarzy. Przed wdrożeniem Workday Prism Analytics firma Rochester Regional używała arkuszy kalkulacyjnych do gromadzenia danych i raportów na temat produktywności lekarzy oraz do obliczania wynagrodzeń. Było to nie tylko czasochłonne, ale stwarzało potencjalne zagrożenie dla bezpieczeństwa.
Dane do analizy wynagrodzeń lekarzy udostępnialiśmy w arkuszach kalkulacyjnych, korzystając z wielu źródeł, w tym z Epic, Lawson i Workday.
Starszy dyrektor ds. wynagrodzeń
Łączenie wielu źródeł danych do celów analiz
Jako wieloletni użytkownik rozwiązań Workday Human Capital Management i Workday Recruiting firma Rochester Regional była członkiem rad doradczych ds. produktów Workday i miała wczesny dostęp do Workday Prism Analytics. Zespół Rochester Regional zaczął się zastanawiać, w jaki sposób mogłoby ono pomóc w rozwiązaniu najbardziej złożonych problemów analitycznych dotyczących m.in. wynagrodzeń lekarzy, śledzenia urlopów pracowników, a później także bezpieczeństwa i testowania pracowników podczas pandemii COVID-19.
Dodatkową korzyścią była możliwość przechowywania wszystkich informacji kadrowych dotyczących lekarzy z Rochester Regional w Workday. Można było połączyć je z dodatkowymi źródłami, zwłaszcza z aplikacją Epic do elektronicznej dokumentacji medycznej, w celu przeprowadzenia szczegółowej analizy w Workday Prism Analytics. Zespoły HR i ds. wynagrodzeń dostrzegły potencjał Workday Prism Analytics w zakresie usprawnienia analizy wyliczeń wynagrodzeń, a także planowania i rekrutacji przyszłych zasobów.
Dokładne obliczenia wynagrodzeń i wydajności
Różne jednostki w sieci Rochester Regional używały nieco innych definicji danych do pomiaru produktywności. Za ich pomocą trudno było utrzymać jednolite zasady wynagradzania, które pozwalałyby lekarzom pracować w różnych placówkach sieci odnotowującej dynamiczny rozwój w ostatnich latach.
Rochester Regional pracuje nad lepszą standaryzacją wynagrodzeń, aby umożliwić bardziej efektywne wykorzystanie personelu medycznego w swojej rozszerzonej sieci placówek w trudnych czasach. Była to pierwsza organizacja, która zaimportowała informacje z systemu Epic, a także dane finansowe i kadrowe, do Workday Prism Analytics. „Z punktu widzenia przepisów możemy teraz wykazać, w jaki sposób wynagradzamy lekarzy w porównaniu z realną wartością rynkową” – wyjaśnia Jim Hoag, starszy dyrektor ds. wynagrodzeń.
Zastosowanie Workday Prism Analytics do wielu wyzwań
Rochester Regional wykorzystuje Workday Prism Analytics do różnorodnych zadań operacyjnych. Może na przykład importować dane od zewnętrznego dostawcy, który zarządza urlopami pracowników. Zyskuje dzięki temu lepszy wgląd w nieobecności pracowników, daty rozpoczęcia i zakończenia urlopów oraz liczbę wykorzystanych godzin.
„Workday Prism Analytics skróciło czas potrzebny na przetwarzanie i wyświetlanie danych z różnych źródeł” – mówi Jason Frank, wiceprezes ds. systemów informacji o HR. „Było to przydatne w początkowej fazie pandemii COVID-19, kiedy szybkość projektowania, procesów, dystrybucji i wdrażania środków bezpieczeństwo miały kluczowe znaczenie”.