Dzięki swojej globalnej obecności Otis może śmiało twierdzić, że większość ludzi w pewnym momencie swojego życia korzystała z jej wind, schodów czy chodników ruchomych. Firma wykonała ponad 2 miliony instalacji u klientów na całym świecie, a pomagała jej w tym wysoce mobilna grupa 41 000 specjalistów terenowych.
Aby zarządzać dużą liczbą pracowników i pomagać im pozostać w kontakcie z współpracownikami w wielu krajach, Otis zainwestował w platformę Workday Human Capital Management (HCM). Po wdrożeniu HCM firma szybko zbudowała portal myHR przy użyciu niestandardowych pulpitów nawigacyjnych Workday, aby zapewnić możliwość samoobsługi wszystkim pracownikom w 77 krajach.
Aplikacja do zarządzania szczepieniami, pilna potrzeba i doświadczenie edukacyjne
Kiedy wprowadzono przepisy wymagające, aby wszyscy powracający do biur byli zaszczepieni, Otis musiał w szybkim tempie stworzyć aplikację do zarządzania szczepieniami.
Według Beth Adams, głównej specjalistki ds. funkcjonalnego HCM w firmie, już wtedy jej zespół od około roku rozważał wykorzystanie Workday Extend. To zapotrzebowanie na nową aplikację stało się ich szansą. „Naszym celem było wykorzystanie architektury, logiki i zabezpieczeń platformy Workday, aby szybciej i łatwiej wdrażać nowe funkcjonalności w całym globalnym przedsiębiorstwie Otis, przy jednoczesnym zachowaniu znanego interfejsu użytkownika, co miało zapewnić szybsze przyjęcie nowego rozwiązania” – mówi. „Wykupiliśmy więc licencję Workday Extend i poprosiliśmy Workday o pomoc w stworzeniu tej pierwszej aplikacji, ściśle współpracując z ich zespołem ds. usług profesjonalnych, aby dowiedzieć się, jak samodzielnie opracowywać przyszłe aplikacje”.
Aplikacja Volunteer śledzi postępy w realizacji dużego celu na 2030 rok
W ramach swojego zaangażowania na rzecz środowiska, społeczeństwa i ładu korporacyjnego (ESG) Otis wyznaczył sobie cel na 2030 r., jakim jest wsparcie 500 000 godzin wolontariatu pracowniczego. Potrzebował jednak narzędzia do śledzenia jego realizacji. Brandon Fahey, kierownik ds. funkcjonalności Workday Extend w firmie, stworzył aplikację Volunteer w ramach platformy Workday, która umożliwia pracownikom rejestrowanie i kategoryzowanie własnego czasu spędzonego na wolontariacie. „Początkowo nasz wewnętrzny zespół opracował podobne rozwiązanie przy użyciu popularnej aplikacji do tworzenia formularzy, ale zdecydowaliśmy, że nie jest ona wystarczająco przyjazna dla użytkownika” – wyjaśnia Fahey. „Zamiast tego utrzymaliśmy to rozwiązanie w ekosystemie Workday, wykorzystując Extend i Workday Studio – komponent Workday Integration Cloud”.
Aplikacja Volunteer umożliwia również firmie śledzenie łącznej liczby godzin wolontariatu przepracowanych przez pracowników jako element realizacji celów ESG. Aplikacja została przetłumaczona na 38 języków. „Jeśli nie przetłumaczymy jej na każdy język ojczysty naszych pracowników, nie będzie dla nich użyteczna” – podkreśla Fahey. „Po uruchomieniu aplikacji otrzymaliśmy informacje zwrotne na temat tłumaczeń i mogliśmy je szybko zaktualizować, aby poprawić ich jakość”.
Aplikacja Otis Volunteer wita pracowników, którzy chcą zarejestrować swoje godziny spędzone na wolontariacie.
Interfejs użytkownika Workday Extend prezentuje ustawienia listy wolontariuszy w 38 językach, w których dostępna jest aplikacja.
Opracowanie aplikacji pomocowej dla ukraińskich pracowników w trzy dni
Gdy na początku 2022 roku doszło do inwazji na Ukrainę, w kraju przebywało 300 pracowników serwisu terenowego Otis, w większości byli to mężczyźni. Kierownictwo Otis było głęboko zaniepokojone ich bezpieczeństwem i losem ich rodzin.
Ukraiński rząd oczekiwał, że mężczyźni będący obywatelami kraju zasilą siły obronne. Dotyczyło to także mechaników pracujących przy urządzeniach Otis, którzy w związku z wydarzeniami nie mogli opuścić kraju. „Mimo to pilnie potrzebowali możliwości dzielenia się informacjami o swojej sytuacji oraz uzyskania pomocy w przeniesieniu rodzin w bezpieczne miejsce i znalezieniu odpowiedniego lokum” – wyjaśnia Adams.
„Początkowo centralna osoba kontaktowa próbowała zarządzać tymi informacjami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, ale wkrótce została przytłoczona natłokiem zapytań”.
Adams i Fahey szybko zabrali się do pracy nad stworzeniem aplikacji Humanitarian Relief, którą za pomocą Workday Extend udało się ukończyć w zaledwie trzy dni. „Pierwsza część aplikacji umożliwiała pracownikom z Ukrainy zarejestrowanie się i podanie informacji o swojej lokalizacji, członkach rodziny oraz aktualnej sytuacji” – mówi Fahey. „Natomiast druga część była przeznaczona dla innych pracowników w sąsiednich krajach. Za jej pomocą mogli udostępnić swoją lokalizację, dostępne miejsca noclegowe, języki, jakimi władają itp”.
Aplikacja umożliwiła pracownikom firmy Otis komunikację. „Na przykład, jeśli kobieta chciała wyjechać z Ukrainy, a jej mąż musiał pozostać w kraju, pracownik Otis z Polski mógł spotkać się z nią na dworcu kolejowym lub autobusowym, po czym znaleźć dla niej i jej rodziny odpowiednie zakwaterowanie w bezpiecznym miejscu” – wyjaśnia Fahey.
Aplikacja Otis Humanitarian Relief została opracowana w ciągu trzech dni w celu centralizacji informacji o sytuacji rodzinnej i dostępnym zakwaterowaniu dla 300 pracowników z Ukrainy, którzy musieli zapewnić bezpieczeństwo swoim bliskim.
Otis był w stanie szybko ukończyć aplikację Humanitarian Relief, co dowodzi wartości, jaką Workday Extend może wnieść do firmy w innych zastosowaniach. Przykładem może być niedawna aplikacja Contingent Worker dla pracowników kontraktowych. „Pokazaliśmy, jak szybko potrafimy wdrożyć aplikację, aby sprostać potrzebom biznesowym” – podsumowuje Fahey. „Firmy wciąż zwracają się do nas z prośbą o opracowanie większej liczby tego typu aplikacji. Dzięki możliwości ponownego wykorzystania kodu w stosownych przypadkach, możemy znacznie skrócić czas programowania i dostosować się do zmieniającego się świata”.