Przed wdrożeniem rozwiązań Workday w 2021 r. dział HR Formula 1 działał w oparciu o połączenie starszych systemów i procesów ręcznych. „Doszliśmy do wniosku, że chcąc zwiększyć wydajność, musimy wdrożyć system, który łączyłby wszystkie nasze źródła danych kadrowych i pozwalałby na zarządzanie wszystkimi procesami z poziomu jednej platformy” – stwierdza Alastair Goss, kierownik ds. systemów HR.
Jako stosunkowo niewielka organizacja o globalnym zasięgu operacyjnym i wysokiej rozpoznawalności, Formula 1 stanęła w obliczu wyjątkowej złożoności. Potrzeba wdrożenia zwinnych, współdziałających systemów była oczywista.
Osiąganie nowych poziomów elastyczności i wydajności
„Nasz sposób pracy nie jest prosty” – wyjaśnia Goss. „W trakcie sezonu współpracujemy z podwykonawcami, którzy realizują kluczowe zadania, takie jak transmisje. Ponadto jesteśmy organizacją notowaną na giełdzie, co dodatkowo komplikuje kwestię zachowania zgodności”.
Po zapoznaniu się z ofertą na rynku Formula 1 wybrała Workday i nieustająco widzi rosnące korzyści. „Z upływem czasu usprawnienia, jakie obserwujemy, w coraz większym stopniu dowodzą, że dokonaliśmy właściwego wyboru” – stwierdza Goss.
Doszliśmy do wniosku, że chcąc zwiększyć wydajność, musimy wdrożyć system, który łączyłby wszystkie nasze źródła danych kadrowych i pozwalałby na wykonanie wszystkiego, co konieczne na jednej platformie.
Kierownik ds. systemów HR
Przyspieszenie dzięki lepszemu doświadczeniu pracowników
Wdrożenie systemów w Formula 1 przebiegało etapami. We wrześniu 2022 roku uruchomiono moduły Workday Human Capital Management, Payroll, Absence Management oraz Recruiting, a na początku 2023 roku dołączono Time Tracking, Talent Management i Learning. Dzięki wsparciu partnera wdrożeniowego CloudRock, Formula 1 zyskała szybki wgląd w swoje źródła danych.
„Przed Workday trzymaliśmy wszystko osobno – dane dotyczące wyników, nieobecności, listy płac i rekrutacji. Teraz mamy wszystko w jednym miejscu” – mówi Goss.
Wpływ ten wykraczał daleko poza siedzibę główną. „Wielu naszych pracowników jest zatrudnionych w Wielkiej Brytanii, ale podróżują po całym świecie. Posiadanie aplikacji umożliwiającej dostęp do danych z dowolnego miejsca okazało się fantastyczne. Jeśli ktoś wraca do domu po Grand Prix, może zarezerwować dzień wolny, korzystając z telefonu. To doskonałe rozwiązanie dla pracowników” – mówi Goss.
Rekrutacja na najwyższych obrotach dzięki sztucznej inteligencji i HiredScore
W 2024 roku Formula 1 stanęła przed rosnącym wyzwaniem rekrutacyjnym: 78 000 aplikacji na zaledwie 150 stanowisk – średnio 520 kandydatów na stanowisko. „Szczerze mówiąc, nasz zespół ds. pozyskiwania talentów tonął. Łatwo mogliśmy przegapić najlepszych kandydatów” – wspomina Goss.
Po obejrzeniu prezentacji HiredScore na Workday Elevate London, wartość tego rozwiązania natychmiast stała się oczywista. „Biznesplan napisał się sam. Mieliśmy wybór – zatrudnić więcej osób albo znaleźć mądrzejsze rozwiązanie”.
Formula 1 zintegrowała HiredScore z Workday Recruiting na początku 2025 roku. Podczas gdy techniczna część wdrożenia przebiegła sprawnie, dostosowanie rozwiązań do wewnętrznych procedur zachowania zgodności była trudniejszym zadaniem. „Musieliśmy sprawić, aby nasze zespoły prawne, audytowe i ochrony prywatności danych czuły się komfortowo z faktem, że sztuczna inteligencja po raz pierwszy otrzyma dostęp do danych kandydatów” – wyjaśnia Goss. „Dlatego musiały zapoznać się z nowym rozwiązaniem na wczesnym etapie".
Korzyści pojawiły się bardzo szybko. „Mieliśmy jedno stanowisko, na które zgłosiło się 600 kandydatów, ale prawie wszyscy otrzymali ocenę A lub B, ponieważ specyfikacja stanowiska była zbyt niejasna” – mówi Goss. „Napisaliśmy ją na nowo i od razu zauważyliśmy zmianę w wynikach. Informacje uzyskaliśmy natychmiast”.
HiredScore i sztuczna inteligencja pozwalają naszemu zespołowi ds. pozyskiwania talentów skupić się na tym, co naprawdę ważne – prowadzeniu skuteczniejszych rozmów kwalifikacyjnych, zapewnianiu lepszych doświadczeń kandydatom i poświęcaniu większej ilości czasu na wspieranie menedżerów ds. rekrutacji.
Kierownik ds. systemów HR
Przyspieszenie wyników dzięki HiredScore i Workday
F1 widzi już pierwsze rezultaty:
Czas selekcji został skrócony o połowę – ze średnio 14,5 dnia w Workday do zaledwie 7 dni przy użyciu HiredScore w przypadku zupełnie nowych kandydatów. „Oznacza to, że zespół rekrutacyjny może szybciej i skuteczniej dokonywać selekcji i kontaktować się z najlepszymi talentami. Nie traci czasu na ręczne przeglądanie wszystkich CV” – mówi Goss.
Do etapu rozmowy kwalifikacyjnej przechodzi 76% najbardziej odpowiednich kandydatów dzięki wspieranemu przez sztuczną inteligencję ocenianiu zarówno nowych, jak i obecnych kandydatów. Poprawa wskaźnika dopasowania została osiągnięta w ciągu zaledwie kilku tygodni od uruchomienia systemu.
To także zmiana kultury pozyskiwania talentów. „Często jesteśmy pod presją, aby działać szybko” – mówi Goss – „ale nauczyliśmy się, że poświęcenie czasu na napisanie lepszych opisów stanowisk pracy przekłada się na wyniki”.
Zespół ds. pozyskiwania talentów zaczął stosować to narzędzie od samego początku. „HiredScore i sztuczna inteligencja pozwalają naszemu zespołowi ds. pozyskiwania talentów skupić się na tym, co naprawdę ważne – prowadzeniu skuteczniejszych rozmów kwalifikacyjnych, zapewnianiu lepszych doświadczeń kandydatom i poświęcaniu większej ilości czasu na wspieranie menedżerów ds. rekrutacji”.
Logo F1 Formula 1, logo F1, F1, Formula 1, FIA FORMULA ONE WORLD CHAMPIONSHIP, GRAND PRIX i powiązane znaki są znakami towarowymi Formula One Licensing BV, spółki należącej do Formula 1. Wszelkie prawa zastrzeżone.