급여 자동화의 정의 및 이점
급여 자동화는 계산을 최적화하고 오류를 줄이며 HR 및 재무 팀의 귀중한 시간을 절약하여 기존의 급여 프로세스를 혁신합니다. 이 가이드에서는 자동화된 급여처리의 방식과 주요 이점, 그리고 이 방식을 활용하여 급여 관리 부서의 운영 효율과 회복탄력성을 높이는 방법을 설명합니다.
급여 자동화란?
급여 자동화는 급여 태스크를 간소화하고 관리하여 수동으로 처리할 때보다 훨씬 더 짧은 시간에 완료합니다. 오늘날 이는 인력 관리에서 중요한 부분입니다.
자동 급여 관리 시스템이 직원 임금 계산, 급여 세금 공제 처리, 급여 명세서 생성 등 반복적이고 시간이 많이 걸리는 프로세스를 대신 처리하기 때문에 HR 및 재무 팀은 더 가치 있는 업무에 집중할 수 있습니다.
Workday 리서치에서 비즈니스 리더와 급여 실무자의 92%가 급여의 전략적 중요성을 이해하고 있지만, 89%는 현재 사용 중인 솔루션의 개선이 필요하다고 답했습니다. 자동화는 이러한 격차를 해소하여 급여 기능의 효율성과 영향력을 강화합니다.
핵심 요약
급여 자동화는 수동 급여 프로세스를 혁신하여 시간을 절약하고 워크플로를 간소화합니다.
자동 급여 관리 시스템은 급여를 보다 전략적인 엔터프라이즈 기능으로 전환합니다.
급여 자동화의 구체적인 이점으로는 일관된 정시 제공, 오류 감소, HR 및 재무 팀의 관리 부담 감소 등이 있습니다.
셀프서비스 급여 포털 및 실시간 업데이트 같은 기능이 품질 표준이 되고 있습니다.
신뢰할 만한 급여 자동화 솔루션 제공자와 협력하면 도입 리스크를 최소화하고 보다 원활하게 전환할 수 있습니다.
급여 프로세스를 위한 급여 자동화의 5가지 이점
급여 자동화는 수동 태스크를 대체하는 데 그치지 않고 조직이 워크플로를 간소화하고, 오류를 줄이며, 급여를 전략적 자산으로 전환하는 데 도움이 됩니다. 수동 급여처리는 많은 인력이 필요하고 비효율적인 반면, 자동 급여 시스템은 정확성을 유지하면서 시간을 절약합니다. 다음과 같은 이점을 기대할 수 있습니다.
복잡한 계산 간소화
자동 급여 시스템은 규정과 요율이 변경되더라도 과세 구간, 초과근무 급여, 복리후생 배분을 신속하고 정확하게 계산합니다. 업데이트를 자동으로 적용하여 모든 급여 계산이 최신 규정을 준수하도록 보장합니다. 급여 팀은 자동화된 시스템을 통해 오류를 최소화하고 수동 조정을 피할 수 있습니다.
알고 계셨습니까?
'글로벌 급여처리의 전략적 부상 Workday 리포트'에서 응답자의 87%는 급여 복잡성 증가가 중대한 과제라고 말했습니다.
일관되게 제공 일정 준수
급여 처리 지연은 직원 불만족으로 이어지고 재무 계획에 혼선을 줄 수 있습니다. 수동 급여 방식에서는 이러한 문제가 드물지 않게 발생합니다. 무려 99%의 조직이 급여를 소급하여 처리하며, 오류로 인해 매년 평균 300건 이상의 급여가 주기 외로 지급된다고 답했습니다.
자동 급여 서비스는 직원 인원수나 막판 변경 사항에 관계없이 모든 급여 주기가 일정에 따라 처리되도록 보장합니다.
관리 부담 완화
급여 프로세스에는 규정 준수 추적, 직원 급여 시스템 관리, 직원 기록 업데이트, 리포트 생성 등 단순히 급여를 계산하는 것 이상의 업무가 포함됩니다 자동 급여 시스템은 이러한 태스크를 단일 플랫폼으로 통합하고 실행을 자동화하여 관리 업무량을 줄이고 급여 데이터에 대한 가시성을 높입니다.
최근 Workday 리서치는 통합 급여 관리 시스템의 중요성을 집중 조명합니다. 비즈니스 리더의 3분의 1 이상은 단절된 시스템이 전략적 급여 관리 부서에게 장애 요소라고 답했습니다. 급여를 단일 플랫폼으로 통합하면 데이터 접근성이 향상되고 HR 및 재무 팀이 급여 데이터를 보다 효과적으로 사용할 수 있습니다.
직원 셀프서비스 향상
최신 자동 급여 시스템에는 셀프서비스 포털이 포함되어 있어, 직원이 HR 팀의 개입 없이 급여명세서에 액세스하고 세부내용을 업데이트하거나 세금 신고를 추적할 수 있습니다. 이를 통해 수동 시스템에서 흔히 발생하는 반복적 커뮤니케이션이 줄어들고 직원들은 독립적으로 정보를 관리할 수 있습니다.
셀프서비스는 급여처리의 새로운 현상으로 입증되고 있습니다. 미국 급여 협회 리포트에 따르면 고용주의 83%가 셀프서비스와 급여 정보 즉시 액세스를 제공하며 급여 투명성의 새로운 표준을 제시하고 있습니다.
감사 간소화
급여 오류는 재무 및 법적 리스크로 이어져 큰 비용을 초래할 수 있습니다. 자동 급여 시스템에는 불일치를 식별하고 오류 해결을 간소화하는 강력한 감사 도구가 있습니다. 기본 제공되는 추적 기능을 통해 상시 감사에 대비해 급여 데이터를 준비하기 때문에 규정 준수가 간소해지고 HR 및 재무 팀의 업무량이 줄어듭니다.
"셀프서비스 기능과 실시간 리포트 등의 기능을 완벽하게 통합한 [급여] 시스템으로 전환하여 처리 시간을 단축하고 모든 직원에게 전반적으로 탁월한 서비스를 제공할 수 있게 되었습니다."
— Jenn Pottorf, 털사 카운티, 재무 서비스 부문 Director
최고의 급여 자동화 시스템의 핵심 기능
자동 시스템은 급여처리 방식을 근본적으로 혁신하여 급여 관리의 모든 측면을 간소화함으로써 정확성과 효율성을 극대화합니다. 아래 비교는 자동화를 통해 중요한 급여 기능을 개선함으로써 얻게 되는 분명한 이점을 수동 프로세스와 비교하여 보여줍니다.
임금 계산/초과근무 관리
수동 급여처리
타임시트를 상호 참조하고 초과근무 규칙을 수동으로 적용해야 하므로, 불일치가 발생하는 경우가 많습니다.
자동화된 급여처리
급여, 시급, 초과근무 수당에 대한 복잡한 계산을 빠르고 정확하게 처리합니다.
세금 원천징수 및 규정 준수 관리
수동 급여처리
규정 업데이트를 직접 조사하여 적용해야 하므로, 오류 및 규정 준수 위반 위험이 증가합니다.
자동화된 급여처리
연방, 주, 지역별 세금의 정확한 계산 및 원천징수를 보장하고 변화하는 세법에 따라 자동으로 조정합니다.
복리후생 및 공제 처리
수동 급여처리
세부내용에 대한 세심한 주의와 잦은 업데이트가 요구되기 때문에 시간이 많이 걸리고 실수가 발생하기 쉽습니다.
자동화된 급여처리
퇴직 플랜, 건강 보험, 압류 등 복리후생 부담분과 공제액을 자동으로 적용합니다.
계좌이체 및 지급 분배
수동 급여처리
계산을 확인하고 개별적으로 급여 지급을 시작해야 하기 때문에 급여 지급을 완료하는 데 많은 시간과 노력이 필요합니다.
자동화된 급여처리
계좌이체 또는 기타 전자 방식을 통해 자동으로 지급액을 분배합니다.
직원 데이터 업데이트
수동 급여처리
여러 시스템이나 문서가 관련되어 있어, 오래된 정보 및 기타 불일치가 발생할 가능성이 높아집니다.
자동화된 급여처리
급여 조정, 역할 변경, 세금 정보 등의 직원 기록을 자동으로 동기화하고 업데이트합니다.
시간 관리 통합
수동 급여처리
타임카드와 출퇴근 기록을 수동으로 조정해야 합니다.
자동화된 급여처리
시간 관리 도구와 완벽하게 통합됩니다.
연말 세금 문서
수동 급여처리
데이터를 수집하고 검증하는 데 많은 노력이 필요하며, 부정확성과 지연이 발생하는 경우가 많습니다.
자동화된 급여처리
W-2, 1099, 기타 세금 양식의 생성 및 배포를 간소화하여 오류 없이 적시에 배포할 수 있습니다.
커스텀 보고 및 분석
수동 급여처리
수동으로 데이터를 수집하고 스프레드시트를 다뤄야 하기 때문에 직원들의 시간이 많이 소요됩니다.
자동화된 급여처리
몇 분, 심지어 몇 초 만에 상세한 급여 리포트를 생성합니다.
급여 자동화를 활용하는 조직의 사례
다양한 업종의 조직에서 급여 자동화를 활용하여 고유한 과제를 해결하고 측정 가능한 성과를 달성하고 있습니다. 비즈니스는 자동화된 솔루션을 통해 급여 프로세스의 효율성, 정확성, 규정 준수를 개선하고 있습니다. 이 실제 사례는 급여 자동화가 어떻게 비즈니스 성과를 의미 있게 개선하는지 보여줍니다.
워싱턴대학교
수십 년 된 HR 및 급여 시스템의 비효율성 문제에 직면한 워싱턴대학교는 Workday 자동 급여 플랫폼을 도입했습니다. 종이 기반의 수동 프로세스를 대체함으로써 출퇴근 및 휴직 관리에서 매달 2,000시간을 절약했습니다. HR 및 급여 데이터에 대한 가시성이 향상되어 이제 직원들은 더 많은 정보에 근거한 의사결정을 내리고 운영 효율성을 높입니다.
털사 카운티
털사 카운티는 시간과 리소스를 절약하기 위해 파편화된 급여 시스템을 통합하고자 했습니다. Workday 통합 급여 솔루션을 통해 운영을 간소화하고 수동 조정 및 데이터 입력을 없앴습니다. 이러한 트랜스포메이션으로 급여 처리 시간이 절반으로 단축되어 털사 카운티 공공 서비스 개선에 더 많은 리소스를 투입할 수 있었습니다.
Land O'Lakes
50개국에서 사업을 운영하는 Land O'Lakes는 오래된 온-프레미스 플랫폼을 대체하기 위해 최신 급여 시스템이 필요했습니다. Land O'Lakes는 Workday HCM(Human Capital Management)과 Workday 급여를 도입하여 급여 프로세스를 자동화하고, 감사를 간소화하며, 직원 셀프서비스 포털을 도입했습니다. 이러한 전환을 통해 급여 정확도가 99.9% 이상으로 향상되고 주기 외 지급이 50% 감소했습니다.
"예전엔 연말이 그야말로 악몽이었습니다. Workday 솔루션 덕분에 이제 편안하게 보낼 수 있습니다."
— John Gardner, Land O’Lakes, Payroll and Compliance Manager
자동화된 급여처리와 수동 급여처리의 위험성 비교
급여 자동화는 분명한 이점을 제공하지만, 원활한 전환과 장기적인 성공을 보장하려면 잠재적인 위험을 해결하는 것이 중요합니다. 고려해야 할 주요 위험과 이를 완화하는 방법은 다음과 같습니다.
통합 오류
자동 급여 시스템을 구현하려면 정밀한 데이터 마이그레이션과 기존 시스템과의 통합이 필요합니다. 이 과정에서 잘못된 직원 세부 정보나 급여 설정 같은 오류가 발생하면 계산 오류, 지급 지연 또는 규정 준수 문제가 발생할 수 있습니다.
완화하는 방법: 구현 중에 철저한 감사와 테스트를 수행하여 소프트웨어 통합 오류를 조기에 식별하고 해결합니다. 급여 소프트웨어 제공자와의 긴밀한 협업으로 완벽한 데이터 마이그레이션을 보장합니다.
사이버 보안 문제
자동 급여 시스템은 클라우드 기반 플랫폼에 의존하는 경우가 많기 때문에 데이터 유출, 민감한 직원 정보에 대한 무단 액세스 등 사이버 보안 위험이 발생할 수 있습니다.
완화하는 방법: 암호화 및 다중 인증 같은 강력한 데이터 보안 조치를 갖춘 플랫폼을 선택합니다. 정기적으로 보안 프로토콜을 업데이트하고 시스템 감사를 수행하여 데이터 보호 규정 준수를 보장합니다.
직원 교육 및 채택
새로운 시스템에는 학습 곡선이 있는 경우가 많으며, 교육을 받지 않은 직원은 실수로 오류를 범하거나 급여 자동화 소프트웨어 기능을 제대로 활용하지 못할 수 있습니다. 팀의 채택이 부족하면 도입이 더욱 늦어지고 급여 관리 부서의 업무가 중단될 수 있습니다.
완화하는 방법: 주요 기능, 자주 하는 실수, 문제 해결을 다루는 팀 맞춤형 종합 교육을 제공합니다. 열린 소통을 장려하여 궁금증을 해소하고 새로운 시스템에 대한 신뢰를 구축합니다.
전환 중 시스템 다운타임
자동화된 시스템으로 전환하면 특히 배포 중에 예기치 않은 기술적 문제가 발생할 경우 일시적인 중단이 발생할 수 있습니다. 짧은 다운타임도 급여 연속성 및 직원 만족도에 영향을 미칠 수 있습니다.
완화하는 방법: 시스템을 단계적으로 구현하고 병행 급여지급 주기를 실행하여 완전히 전환하기 전에 불일치를 파악합니다. 급여 관리 부서에 영향을 주지 않으면서 잠재적인 다운타임을 해결할 수 있는 비상 계획을 수립합니다.
이러한 위험에 선제적으로 대응함으로써 기업은 급여 자동화의 잠재력을 최대로 활용하는 동시에 조직 전반의 비즈니스 연속성, 보안, 신뢰를 보장할 수 있습니다.
급여 자동화 시작하기
자동 급여 소프트웨어를 구현하는 것은 하나의 과정이며 크게 걱정할 필요는 없습니다. 신중한 계획과 적절한 도구를 통해 조직은 원활하게 전환하고 빠르게 성과를 거둘 수 있습니다. 프로세스를 명확하고 관리 가능한 5개 단계로 구분하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 현재 상황 파악
먼저, 현재 급여 프로세스를 평가합니다. 속도를 저하시키는 영역, 불만을 야기하는 일반적인 오류, 자동화를 통해 이점을 누릴 수 있는 태스크를 찾아봅니다. 이러한 문제 영역을 정확히 찾아내면 자동화를 통해 가장 큰 효과를 얻을 수 있는 부분을 명확하게 파악할 수 있습니다.
2. 우선순위 설정
HR 부서 및 재무 부서와의 협업을 통해 조직의 성공 기준과 전략을 정의합니다. 급여 오류 제거, 시간 절약, 규정 준수 개선 등 명확한 우선순위를 설정하면 진행 과정에서 의사결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
3. 단계적 롤아웃
단번에 자동 시스템으로 전환하는 것은 어려울 수 있습니다. 대신, 단일 부서 또는 특정 워크플로에 시스템을 도입하는 등 소규모로 시작합니다. 이 단계에서 병행 급여지급 주기를 실행하여 시스템을 테스트하고 문제를 해결하고 신뢰를 구축한 후 전사적으로 롤아웃합니다.
4. 팀 역량 강화
새로운 시스템의 효과는 사용자들이 어떻게 활용하는지에 달려 있습니다. 팀이 자신감을 얻고 지원을 받고 있다고 느낄 수 있도록 실습 교육을 제공합니다. 질문에 답하고 새로운 플랫폼을 충분히 활용할 수 있도록 지속적인 리소스를 제공합니다.
5. 지속적인 발전
시스템을 구축하고 실행한 후에는 자동화의 실시간 인사이트를 활용하여 결과를 추적하고 추가 개선 기회를 파악합니다. 급여 자동화는 단순히 현재 직면한 과제를 해결하는 것이 아니라 미래의 과제에 대응하기 위한 것입니다.
Workday는 복잡성을 간소화하고 신뢰할 수 있는 안정성을 제공하는 급여 솔루션을 설계합니다. Workday 시작하기에 대해 자세히 알아보세요.