Alla scoperta dei sistemi HRM

HRM e HRIS a confronto

La differenza principale tra HRM e HRIS risiede nel loro ambito di applicazione. Un sistema HRIS archivia, organizza ed elabora i dati relativi ai dipendenti, risultando generalmente più adatto alle aziende di piccole dimensioni. Un sistema HRM amplia queste funzionalità aggiungendo strumenti per la gestione del personale e dei processi lungo l'intero ciclo di vita del dipendente, ed è ideale per le aziende che stanno superando una gestione HR limitata ai soli dati del personale.

HRM e HCM a confronto

La strategia è la principale differenza traHRM e HCM. I sistemi HRM gestiscono le principali attività HR e l'amministrazione della forza lavoro. I sistemi HCM sono più complessi e collegano l'HR alla strategia aziendale attraverso strumenti per l'acquisizione di talenti, la pianificazione della successione e lo sviluppo della forza lavoro. Workday è un esempio di sistema HCM.

Quali sono le funzionalità principali di un sistema HRM?

Una configurazione HRM ben strutturata offre strumenti per gestione paghe, pianificazione e gestione delle performance in grado di eliminare attività ripetitive e superflue, garantire la compliance organizzativa e generare report chiari e fruibili, rendendo i processi HR più fluidi ed efficienti.

Gestione dei dati dei collaboratori

Un sistema HRM funge da database dei collaboratori. Tutto confluisce in un unico sistema, compresi i dati personali, lo storico degli impieghi, i contratti e i moduli I-9. Offre aggiornamenti rapidi, ricerche istantanee e dati organizzati in modo efficiente. Pur non includendo le funzionalità avanzate di gestione dei talenti tipiche dell'HCM, l'HRM permette comunque di monitorare formazione, crescita e performance dei collaboratori a supporto del loro sviluppo.

Gestione paghe e benefit

Un moderno sistema HRM amplia le funzionalità di un sistema autonomo di gestione paghe, come la supervisione delle retribuzioni e la gestione dei benefit. Le integrazioni trasmettono dati accurati alla contabilità senza interventi manuali né la necessità di utilizzare più piattaforme. Il software di automazione HR integrato permette inoltre di sincronizzare gestione paghe e benefit, riducendo gli errori, accelerando le approvazioni e garantendo pagamenti accurati a ogni ciclo retributivo.

Monitoraggio delle presenze e delle assenze

Un sistema HRM è in grado di registrare in tempo reale le ore lavorative, i turni e le richieste di ferie, al fine di evitare conflitti e garantire una copertura adeguata. Molte piattaforme consentono ai collaboratori di timbrare l'ingresso dai dispositivi mobili o laptop, mentre il sistema monitora automaticamente schemi di frequenza e straordinari. Avvisi e report permettono di restare costantemente aggiornati per controllare i costi del lavoro e garantire la compliance.

Portali self service dipendente

Grazie all'accesso self service, i collaboratori possono gestire gran parte dei propri dati e delle proprie richieste tramite i moderni sistemi HRM. L'aggiornamento dei dati personali, la verifica dei benefit e la consultazione delle buste paga sono funzionalità comunemente disponibili nelle piattaforme HRM. Questi strumenti riducono le richieste rivolte al reparto HR, consentono al personale di dedicarsi ad attività di maggiore valore aggiunto e consentono ai collaboratori di accedere più rapidamente alle informazioni di cui hanno bisogno.

Strumenti di compliance e reportistica

Sostituisci una piattaforma di HR analytics non integrata con un sistema HRM unificato per generare report su buste paga, straordinari, benefit e dati demografici della forza lavoro nel momento in cui servono per scopi legali e di audit. Le piattaforme HRM aziendali proteggono inoltre i dati sensibili attraverso crittografia e accessi basati sui ruoli, contribuendo a garantire compliance e sicurezza dei dati dei collaboratori.

Perché investire in un sistema HRM?

Un investimento in HRM può iniziare a generare valore in pochi mesi dopo l'implementazione. I team di medie dimensioni spesso raggiungono la piena operatività in circa quattro-sei mesi quando utilizzano un programma predefinito, mentre le grandi imprese scelgono solitamente un'implementazione graduale su un arco di tempo più lungo, potendo comunque ottenere rapidamente un ROI dopo ogni fase.

Un'implementazione strategica dell'HRM può generare vantaggi significativi per l'intera azienda, tra cui maggiore compliance e un'infrastruttura solida in grado di evolvere insieme all'azienda.

Maggiore efficienza e automazione

L'automazione e il self-service mobile riducono il lavoro manuale dei team HR, contribuendo ad aumentare efficienza e produttività in tutta l'azienda.

Quando Asda ha implementato Workday HCM, ha unificato la gestione HR per 140.000 collaboratori distribuiti in oltre 700 sedi, fornendo ai leader una visione più chiara e in tempo reale e consentendo la corretta visualizzazione sui dispositivi mobili dei dipendenti di informazioni relative a ferie e formazione. Questo ha permesso all'HR di concentrarsi su compiti più strategici. "Dopo il go-live, il nostro processo di recruiting è diventato completamente end-to-end", ha affermato Loretta Smith, Senior Director for HR Transformation. "Ora i candidati si muovono nel sistema in modo fluido, riducendo il lavoro manuale e migliorando l'efficienza su tutta la linea."

Maggiore precisione dei dati e migliore compliance

I dati accurati riducono gli errori nelle buste paga e diminuiscono il rischio di non conformità. I sistemi HRM collegano direttamente dati relativi alla gestione paghe, ai benefit e ai collaboratori, consentendo di ridurre le correzioni manuali e i rischi che spesso ne derivano.

Quando Land O'Lakes ha trasferito la gestione paghe su Workday, ha raggiunto un livello di accuratezza superiore al 99,9% riducendo gli interventi correttivi fuori ciclo, i processi basati su documentazione cartacea e rafforzando la compliance normativa.

Migliore employee engagement ed employee experience

I sistemi HRM sono stati integrati in un software di gestione delle performance per fornire a ciascun dipendente le attività, le app e i aggiornamenti più adatti, personalizzano l'onboarding e lo sviluppo professionale. Tutto questo può tradursi in un maggiore coinvolgimento e in risultati di formazione più costanti per i manager e i team.

Dopo aver integrato Workday nei propri processi, Sun Life ha migliorato la gestione delle competenze e la capacità di personalizzare lo sviluppo professionale di ciascun collaboratore. Ciò ha portato a un aumento dell'employee engagement e della produttività in tutta l'azienda.

Infrastruttura scalabile per team in crescita

I sistemi disconnessi tendono a essere messi a dura prova dall'aumento dell'organico, mentre le piattaforme unificate sono progettate per gestire la crescita. Un sistema integrato utilizza un unico modello di dati, consentendo di aggiungere personale e sedi senza necessità di ulteriori modifiche.

Quando Opteon ha utilizzato Workday per armonizzare 31 aziende acquisite in un unico modello operativo, ha collegato dati, tecnologie e processi per allineare le strategie in tutta l'azienda. "Quanto più avremo a disposizione un sistema unico, integrato e interconnesso di tecnologie e dati, tanto più avremo successo ", ha dichiarato James Harkness, Chief Strategy and Finance Officer di Opteon.

Domande frequenti

Quali funzionalità dovrei cercare in un sistema HRM?

I sistemi HRM includono generalmente funzionalità essenziali per la maggior parte delle aziende, come gestione di paghe e benefit e rilevazione delle presenze. Anche le funzionalità di compliance, reportistica e gestione sicura dei dati dei collaboratori sono considerate indispensabili. Pur non essendo sempre prioritari, gli strumenti self-service per i dipendenti accessibili da dispositivi mobili possono ridurre il carico amministrativo per l'HR e aumentare la soddisfazione dei collaboratori.

Quanto costa implementare un sistema di gestione HR?

Il costo di un sistema HRM dipende generalmente dalle dimensioni dell'azienda e dalle esigenze specifiche. Le piccole imprese spesso pagano un canone mensile per ogni collaboratore, mentre le grandi aziende possono arrivare a spendere centinaia di migliaia di euro all'anno per avere più funzionalità. Oltre al costo dell'abbonamento, tieni conto del tempo e dei costi necessari per l'installazione, la formazione e la migrazione dei dati.

Qual è il software HR più adatto ai team che lavorano da remoto?

I team remoti hanno bisogno di sistemi che funzionano ovunque, per cui molte aziende orientate al lavoro da remoto scelgono il software cloud. I dipendenti possono collegarsi da qualsiasi luogo utilizzando laptop o dispositivi mobili e accedere ai propri account per richiedere permessi, aggiornare i dati e consultare la busta paga da casa o durante le trasferte.

Quali sono i vantaggi dei processi HR automatizzati?

L'automazione può semplificare praticamente ogni aspetto del lavoro dei team HR. Gli strumenti automatizzati velocizzano le attività di routine, come la gestione paghe e l'approvazione delle ferie, riducendo il carico di lavoro manuale per l'HR. Inoltre, i dipendenti ricevono pagamenti accurati e risposte rapide. Le aziende possono investire il tempo risparmiato grazie all'automazione in attività strategiche a supporto della crescita.

Differenza tra HRM, HRIS e HCM

HRM, HRIS e HCM hanno ambiti di applicazione diversi. L'HRIS è la soluzione più limitata, che fornisce supporto per l'archiviazione e l'organizzazione dei dati dei collaboratori. Il sistema HRM offre le funzionalità di un sistema HRIS più processi come la gestione paghe, la pianificazione degli orari e funzioni basilari di gestione dei talenti. L'HCM amplia entrambe le soluzioni con funzionalità orientate alla strategia, come formazione e sviluppo e pianificazione della forza lavoro.

Quali sono le funzionalità di compliance indispensabili nei sistemi HR?

I migliori sistemi HR offrono archiviazione sicura, audit log e report affidabili per supportare compliance normativa e audit. I sistemi dovrebbero inoltre individuare e segnalare automaticamente problemi come certificazioni in scadenza o straordinari eccessivi, per permettere di intervenire prima che la situazione si aggravi. Se la tua azienda opera in più sedi, cerca un sistema HR in grado di adattare i processi ai cambiamenti delle normative sul lavoro e fiscali.