Land O'Lakes si serviva di una piattaforma on-premise per la gestione paghe, che rendeva i processi di elaborazione decisamente gravosi. Tutta la documentazione relativa a nuove assunzioni e licenziamenti andava inserita manualmente nel sistema e la conformità ne risentiva.
Per esempio, il team di gestione paghe effettuava registrazioni cartacee per tutti i modelli fiscali W-4 e i pagamenti diretti degli stipendi, nonché per eventuali bonus e pignoramenti presso terzi. Gli audit di conformità erano elaborati manualmente, il che li rendeva inevitabilmente lenti e soggetti a errori.
Prima di Workday, effettuavamo registrazioni cartacee manuali per i W-4, i pagamenti diretti degli stipendi e i bonus.
Payroll and Compliance Manager
Una piattaforma globale con potenti funzioni di supporto
Land O'Lakes, società globale presente in 50 paesi, ha individuato in Workday HCM e nel suo modulo Payroll Management il sostituto cloud ideale per il proprio obsoleto sistema on-premise. Ora ha eliminato quasi del tutto le operazioni manuali, affidandole all'automatizzazione o in alternativa a un portale self-service per dipendenti. L'automatizzazione ha riguardato soprattutto gli audit, mentre il portale viene impiegato per la registrazione dei W-4 e dei pagamenti diretti degli stipendi. Il portale è usato dai manager per effettuare i versamenti dei bonus.
La nuova piattaforma Workday fornisce aggiornamenti regolari sulla normativa per garantire la conformità dell'azienda nei territori in cui opera. Workday Community, l'organizzazione che riunisce gli utenti di Workday, è ciò che ha catturato l’attenzione di Land O'Lakes, per la sua capacità di offrire una rete di competenze ed esperienze molto ampia, oltre che formazione e supporto. In qualità di membro attivo, Land O'Lakes può apprendere dagli altri utenti come ottenere il massimo dalla nuova piattaforma di gestione paghe.
Processi di gestione paghe semplificati
Workday Payroll ha permesso al team gestione paghe di Land O'Lakes di automatizzare la maggior parte dei processi, eliminando i calcoli manuali e aumentando il tempo da dedicare ad altre attività. "Prima, la chiusura dell'esercizio era un incubo. Con Workday, è diventata un'attività come le altre", spiega John Gardner, Payroll and Compliance Manager.
Il team di Gardner è riuscito a portare l'accuratezza della gestione paghe a oltre il 99,9% e a ridurre i pagamenti fuori ciclo almeno del 50%. Workday ha migliorato anche la visibilità dei dati sulle paghe grazie alle dashboard compilate in tempo reale, rafforzando la collaborazione con altre unità operative. In più, con Workday la società ha tagliato drasticamente l'uso della carta, con ricadute positive sull'ambiente, sui tempi di elaborazione e sull'accuratezza dei processi.
Prima, la chiusura dell'esercizio era un incubo. Con Workday, è diventata un'attività come le altre.
Payroll and Compliance Manager
Audit di conformità automatizzati
Smart Audits riduce il numero di audit necessari a Land O'Lakes per verificare le cifre. Anche la conformità alla normativa viene gestita meglio in Workday: ora l’azienda può adeguarsi preventivamente alle ultime novità in materia di leggi e regolamenti sulle retribuzioni a livello mondiale.
Il team di esperti Workday si occupa espressamente di monitorare le modifiche alla legislazione, che vengono poi comunicate a tutti i clienti contemporaneamente, dal momento che tutti dispongono della stessa versione di Workday. In un singolo anno di gestione, per esempio, Workday ha comunicato 510 modifiche normative e di conformità negli Stati Uniti (in media, quasi due per giorno lavorativo).
Grazie alla frequenza degli aggiornamenti, Land O'Lakes riesce a stare meglio al passo con i propri obblighi globali di conformità. La società evita così eventuali errori a livello di controllo dati paghe e contabilità, che potrebbero comportare una violazione delle normative in vigore, ad esempio del Fair Labor Standards Act (FLSA), la legge americana che disciplina il salario minimo, gli straordinari e altri aspetti legati alla retribuzione.
Durante la pandemia abbiamo operato al 100% in remoto via Workday; con una soluzione on-premise non sarebbe stato possibile.
Payroll and Compliance Manager
Accesso sicuro anche da remoto
Quando i governi hanno imposto il lockdown durante la pandemia, il team gestione paghe di Land O'Lakes è stato in grado di lavorare in remoto senza problemi grazie alle soluzioni cloud di Workday. Workday garantisce un accesso ai dati altamente sicuro e svincolato dall'orario e dal luogo in cui si lavora; in questo modo, il team ha potuto effettuare puntualmente i versamenti delle buste paga e gli altri pagamenti. Secondo Gardner, tutto ciò sarebbe stato impossibile con il sistema on-premise precedente.