Informativa sulla privacy

Valida dal 8 novembre 2021


Introduzione

La presente Informativa sulla privacy di Workday ("Informativa sulla privacy") descrive le modalità di raccolta, utilizzo, divulgazione, trasferimento e archiviazione dei dati personali degli utenti adottate da Workday per le attività descritte di seguito, che includono la visita a un sito Web Workday collegato alla presente Informativa sulla privacy ("Sito Web"), la partecipazione a eventi di marketing e formazione online e offline ("Eventi") e la gestione di account aziendali. L'Informativa sulla privacy descrive inoltre le scelte e i diritti degli utenti rispetto ai propri dati personali.

 

Workday in qualità di fornitore di servizi

I clienti di Workday sono organizzazioni, come ad esempio aziende e istituti scolastici, che utilizzano le applicazioni cloud aziendali per la gestione di dati su personale, studenti e candidati ("Clienti interessati") e la gestione delle proprie relazioni con tali individui. Workday elabora dati personali su questi Clienti interessati nelle proprie applicazioni cloud aziendali solo secondo quanto previsto dalle istruzioni dei clienti in quanto "responsabile del trattamento dei dati" o "fornitore di servizi" e la presente Informativa sulla privacy non è applicabile.

Se un Cliente interessato ha dubbi o desidera esercitare un diritto in merito ai propri dati personali, può rivolgere la domanda al relativo cliente Workday. Se l'utente contatta direttamente Workday per questi scopi, siamo tenuti a informare il cliente Workday interessato (se possiamo identificarlo tramite i dati di contatto forniti dall'utente).

Dati personali raccolti

Dati personali raccolti direttamente dall'utente

Sito Web

Come visitatore l'utente ha la facoltà di decidere se fornire a Workday i propri dati personali in alcune aree del nostro sito Web, ad esempio:

  • Nome
  • Cognome
  • E-mail aziendale
  • Numero di telefono
  • Nome dell'azienda
  • Qualifica
  • Ruolo
  • Indirizzo

Per alcune aree del Sito Web, inclusa la Workday Community, è necessario creare un account utente. Nell'account utente è possibile fornire ulteriori informazioni, quali:

  • Foto
  • Profili di social media
  • Settori di specializzazione

Eventi
Se l'utente si registra per partecipare a un evento sponsorizzato da Workday, potrebbero essere richiesti alcuni dati, tra cui:

  • Nome
  • Cognome
  • E-mail aziendale
  • Numero di telefono
  • Nome dell'azienda
  • Contatto di emergenza (in alcuni casi)
  • Preferenze alimentari (in alcuni casi)
  • Dati relativi a salute e sicurezza (in alcuni casi)
  • Dati di fatturazione (come nome, indirizzo e numero della carta di credito)

Gestione account cliente
Workday raccoglie recapiti aziendali per scopi di gestione dell'account, correlati all'uso delle applicazioni SaaS (Software-as-a-service) o dei servizi professionali di Workday. 

Gestione dell'account dell'utente finale
Se l'utente ha registrato un account direttamente con Workday (ad esempio, per l'accesso a Workday Resource Center o come utente di Workday Strategic Sourcing), raccogliamo le informazioni di registrazione dell'account che l'utente ci fornisce (ad esempio, il nome e l'e-mail) e le informazioni del suo profilo (ad esempio, il nome dell'azienda). Inoltre raccogliamo il nominativo, il nome dell'azienda e l'indirizzo e-mail per gestire le registrazioni Workday Learning per clienti e partner. Può essere offerta l'opzione di personalizzare il proprio account con ulteriori informazioni.

Se si usano determinati sistemi forniti da Workday, come il Workday Resource Center, raccoglieremo i dati dall'utente per consentire l'autenticazione a più fattori, come numero di cellulare, indirizzo e-mail o identificatore di verifica univoco.

Cookie e altre tecnologie simili
Come molti siti web, Workday utilizza cookie e tecnologie di tracciamento simili (per scopi di analisi, funzionalità, pubblicità e altro). Per ulteriori informazioni sulle tecnologie che utilizziamo e su come l'utente può controllare queste tecnologie, è possibile consultare la nostra Informativa sui cookie.

Applicazione mobile Workday Events
Se si sceglie di utilizzare l''applicazione mobile Workday Events, con il consenso dell'utente verranno raccolte le informazioni del dispositivo, ad esempio le foto dell'utente, i contatti o i dati di geolocalizzazione, al fine di abilitare alcune funzioni nel rispetto delle impostazioni per la privacy del dispositivo.

Ulteriori informazioni
Nel caso in cui Workday raccogliesse altri dati personali dell'utente, provvederà a spiegare di quali dati ha bisogno e perché al momento debito.

Dati personali ottenuti da fonti esterne

Workday può anche raccogliere recapiti aziendali dell'utente da altre fonti, come terzi da cui li ha acquistati, o da siti Web pubblici, quali il sito Web dell'azienda, servizi di networking professionale o comunicati stampa. Informazioni che rientrano tra i recapiti aziendali:

  • Nome
  • Cognome
  • E-mail aziendale
  • Numero di telefono
  • Nome dell'azienda
  • Qualifica
  • Ruolo
  • Indirizzo dell'azienda
  • ID online
  • Precedenti impieghi 

In alcuni casi, Workday potrebbe combinare i dati personali forniti dall'utente con dati raccolti dalle altre fonti descritte in precedenza. Utilizziamo questi dati per la nostra analisi interna dei clienti, per identificare opportunità di marketing per i potenziali clienti e per migliorare la pertinenza del contenuto del nostro sito Web e della nostra pubblicità.

 

Come vengono utilizzati i dati personali

Per contattare l'utente
Workday utilizza i dati raccolti dall'utente per fornire accesso ai propri siti Web, servizi e supporto. Ad esempio, se l'utente compila un modulo di contatto, i dati forniti verranno utilizzati per rispondere alla richiesta. 

Workday utilizza i dati personali e le informazioni sulle attività svolte sui propri siti Web per contattare gli utenti a scopo pubblicitario, nel rispetto delle preferenze da loro espresse in merito, anche tramite telefono o e-mail, inviando annunci di prodotti, newsletter e dettagli di eventi imminenti, oltre a informazioni amministrative, ad esempio avvisi relativi a prodotti, servizi o modifiche delle politiche.

Per pianificare e gestire eventi
Se l'utente si registra o partecipa a un evento, Workday utilizza i dati forniti, inclusi quelli di registrazione, fatturazione e modalità di contatto con altri partecipanti all'evento, a fini di pianificazione e gestione degli eventi o per contattare l'utente in riferimento a prodotti e servizi pertinenti, nel rispetto delle preferenze di marketing espresse. Qualsiasi informazione fornita come contatto di emergenza o preferenza alimentare viene utilizzata esclusivamente per motivi di sicurezza e salute degli utenti.

Per agevolare la partecipazione a eventi
Workday utilizza le informazioni raccolte tramite le applicazioni mobili Workday Events per fornire i servizi applicativi richiesti e per agevolare la partecipazione a eventi, ad esempio, fornendo ai partecipanti il programma e la possibilità di mettersi in contatto tra loro. Quando si utilizzano le applicazioni mobili Workday Events, con il consenso dell'utente Workday può ad esempio accedere alla fotocamera per permettere il caricamento di foto nel servizio mobile, nonché al calendario, ai social media e ai contatti per permettere all'utente di interagire con altri partecipanti all'evento, oppure accedere all'ubicazione geografica del dispositivo per identificare contatti nelle vicinanze. Workday può inoltre raccogliere informazioni dall'utilizzo delle applicazioni mobili Workday Events per migliorare eventi e servizi, comunicare con l'utente in relazione all'evento e a prodotti e servizi correlati (nel rispetto delle preferenze di marketing espresse), e a fini di sicurezza. È possibile controllare la raccolta di determinate informazioni tramite le impostazioni di autorizzazione del dispositivo.

A scopo di miglioramento
Workday utilizza i dati personali raccolti per analizzare il modo in cui vengono utilizzati i siti Web e i servizi, al fine di introdurre miglioramenti. Ad esempio, potremmo sollecitare un feedback sull'esperienza di utilizzo dei nostri servizi e su come possiamo migliorarla. Le ricerche effettuate nella Workday Community vengono utilizzate per migliorare le funzionalità o le prestazioni di ricerca. Inoltre, le domande poste o i commenti espressi nella Workday Community possono essere utilizzati per arricchire i contenuti o come spunto per nuovi miglioramenti da apportare in futuro a prodotti e servizi di Workday.

Analogamente l'applicazione Workday per dispositivi mobili raccoglie informazioni per la risoluzione dei problemi e il miglioramento delle funzionalità.  Workday utilizza servizi di terze parti, come Google Analytics, per visualizzare dati aggregati sull'utilizzo e sulle interazioni degli utenti finali. 

Per scopi di sicurezza e indagine
I dati personali tramite uso del tracciamento del nostro sito Web possono essere utilizzati da Workday per diagnosticare problemi tecnici dei siti Web, nonché per prevenire, rilevare, limitare o analizzare potenziali problemi di sicurezza e attività fraudolente o illegali.

Per scopi di formazione
Se si partecipa a eventi o corsi di formazione offerti da Workday, verranno registrate le informazioni relative all'iscrizione e alla partecipazione per rilevare e all'occorrenza documentare la presenza e il completamento. Queste informazioni possono essere utilizzate per suggerire altri corsi di formazione.

Le certificazioni Workday rilasciate da un partner di servizi potrebbero essere visibili a Workday e relativi clienti e il completamento di un corso di formazione potrebbe essere visibile all'entità che l'ha reso disponibile all'utente. La registrazione e il tracciamento possono essere condotti da terze parti per conto di Workday.

 

Divulgazione dei dati

Affiliate e fornitori di servizi
Workday può condividere dati personali con le sue affiliate e con fornitori di servizi di terze parti o ingaggiati per la fornitura di servizi per conto di Workday (come fornitori di servizi e-mail e di servizi di pagamento). Tali fornitori di servizi di terze parti possono utilizzare i dati ricevuti esclusivamente secondo le istruzioni di Workday.

Webinar, eventi e altre attività relative alle offerte Workday
Workday si riserva di offrire quanto segue in esclusiva o in collaborazione con terze parti o partner: webinar, eventi, download di White Paper o altri servizi correlati alle offerte o ai servizi Workday. Workday si riserva inoltre di condividere i recapiti e gli argomenti di interesse mostrati nell'ambito di tali offerte e servizi con le terze parti approvate, al fine di agevolare le comunicazioni relative a Workday.

Quando si partecipa a un evento (sponsorizzato da Workday o al quale Workday partecipa in qualità di fornitore) e viene eseguita la scansione del badge, i dati vengono condivisi con Workday e con i partner o terze parti partecipanti all'evento, nonché con l'entità che sponsorizza la partecipazione dell'utente all'evento. Ad esempio, se viene effettuata la scansione del badge dell'utente quando partecipa a una sessione di una conferenza sponsorizzata da Workday, Workday ed eventuali altri organizzatori avranno accesso a tali informazioni al fine di conoscere i partecipanti e contattarli, ove necessario, in merito a prodotti o servizi pertinenti. Se non si desidera condividere i propri dati con Workday o i partner in tal modo, evitare la scansione del badge. Se, in occasione della partecipazione a un evento, la scansione del badge viene eseguita da un partner o terza parte, il trattamento dei dati sarà disciplinato dall'informativa sulla privacy dell'organizzazione che li ha acquisiti.

Ulteriori divulgazioni
Workday si riserva di divulgare dati personali qualora ritenga in buona fede che tale prassi sia necessaria a scopo di: (a) conformità a requisiti o procedimenti legali; (b) tutela e difesa dei diritti o della proprietà di Workday; (c) applicazione dei Termini e condizioni del sito Web; (d) tutela degli interessi di utenti e terzi.

Qualora Workday sia soggetta a una transizione aziendale, ad esempio una fusione, un'acquisizione da parte di un'azienda terza o la vendita di tutti o di una parte dei propri beni, i dati personali degli utenti potrebbero essere inclusi tra i beni trasferiti.

Workday non vende i dati personali raccolti o trattati secondo la presente Informativa sulla privacy.

 

Trasferimenti internazionali di dati

Workday opera a livello globale e potrebbe aver bisogno di trasferire, archiviare o elaborare i dati personali dei clienti in paesi esterni all'area di giurisdizione del cliente, compresi paesi esterni allo Spazio Economico Europeo (SEE) e il Regno Unito (UK). Tuttavia, abbiamo adottato tutele adeguate per la protezione della privacy, dei diritti e delle libertà fondamentali e dell'esercizio dei diritti del cliente. Ad esempio, se trasferiamo dati personali di un paese SEE o del Regno Unito a un altro paese, come gli Stati Uniti, adotteremo una procedura di trasferimento dei dati adeguata che preveda, ad esempio, l'adesione alle "clausole contrattuali ordinarie" approvate dalla Commissione Europea o da un'autorità competente del Regno Unito (se applicabile) da parte dell'importatore dei dati o prendendo altri provvedimenti che assicurino un adeguato livello di protezione dei dati in conformità con la legge europea.

 

Conservazione dei dati

Workday conserverà i dati personali dell'utente per tutto il tempo necessario a erogare un servizio, conformarsi alle leggi o alle normative applicabili, risolvere le controversie ed esercitare i termini contrattuali o per quanto altrimenti necessario per legittimi interessi aziendali di Workday o di una terza parte, a condizione che tali interessi non limitino l'esercizio delle libertà e dei diritti degli utenti. 

 

Diritti degli utenti circa i propri dati personali

A seconda dell'ubicazione, l'utente gode di determinati diritti rispetto ai propri dati personali archiviati dalla società. Tali diritti sono soggetti alle leggi sulla privacy locali. Gli utenti possono esercitare, ad esempio, i seguenti diritti:

  • Ottenere informazioni e accesso ai propri dati personali che vengono elaborati
  • Richiedere la correzione dei propri dati personali errati
  • Richiedere la cancellazione dei propri dati personali
  • Limitare il trattamento dei propri dati personali
  • Obiettare all'elaborazione dei propri dati personali eseguita sulla base degli interessi legittimi di Workday o per scopi di direct marketing
  • Ricevere una copia dei dati personali in formato elettronico e leggibile da un dispositivo elettronico
  • Non essere soggetto a una decisione basata esclusivamente sull'elaborazione automatica (incluso il profiling), che produce effetti legali o effetti significativi di altro tipo per l'utente ("Processi decisionali automatizzati"). Workday non ricorre a processi decisionali automatizzati nel contesto delle attività di trattamento dei dati citate nella presente Informativa sulla privacy. 
  • Ricevere le categorie delle fonti da cui vengono raccolti i propri dati personali
  • Revocare il consenso alla ricezione delle comunicazioni di marketing in qualsiasi momento, facendo clic sull'apposito link disponibile nelle e-mail ricevute o contattando Workday
  • Proporre un reclamo presso un garante della privacy in merito alla raccolta e al trattamento dei propri dati personali da parte di Workday. Per ulteriori informazioni, contattare il garante della privacy locale.

Workday non discrimina alcun utente per l'esercizio di tali diritti. 

L'utente può esercitare i diritti applicabili contattando Workday ai recapiti indicati in calce alla presente Informativa sulla privacy o inoltrando la richiesta tramite il Portale delle richieste

Se i dati personali dell'utente sono stati comunicati a Workday da o per conto di un cliente di Workday e si desidera esercitare i propri diritti sanciti dalle leggi applicabili in materia di protezione dei dati, contattare direttamente il cliente in questione (per ulteriori informazioni, consultare la precedente sezione Workday in qualità di fornitore di servizi). 

 

Base giuridica per il trattamento dei dati personali

La base giuridica per la raccolta e il trattamento dei dati personali degli utenti, come descritto nella presente Informativa sulla privacy, riguarda le seguenti quattro categorie.  

Consenso: in alcuni casi, Workday chiede all'utente il consenso per il trattamento dei suoi dati personali, ad esempio per scopi di marketing. È possibile revocare il consenso in qualsiasi momento senza ripercussioni sulla legittimità del trattamento avvenuto prima di tale revoca. Qualora si desiderasse revocare il proprio consenso, sarà possibile farlo contattandoci come indicato nella sezione Contatti più avanti.

Interessi legittimi: Workday elabora alcuni dati per legittimi interessi dell'azienda, delle sue affiliate, dei suoi partner o dei suoi clienti. Tali interessi legittimi includono, ad esempio, contattare l'utente per fornire assistenza o inviare informazioni di marketing (secondo le leggi vigenti); rilevare, prevenire e indagare su attività illecite e potenziali problemi per la sicurezza; gestire e migliorare il Sito Web e le applicazioni per dispositivi mobili. Workday si appella ai propri interessi legittimi per trattare i dati personali esclusivamente dopo averne verificato il potenziale impatto per le persone.

Esecuzione di un contratto: talvolta i dati personali vengono trattati per adempiere a obblighi contrattuali nei confronti degli utenti stessi. Ad esempio, vengono utilizzate le informazioni di pagamento fornite dagli utenti all'atto della registrazione qualora dovesse essere necessario espletare un pagamento.

Altre basi giuridiche: in alcuni casi, Workday potrebbe essere legalmente obbligata a trattare i dati personali degli utenti, ad esempio per rispondere a una citazione in giudizio. Inoltre, il trattamento dei dati personali potrebbe essere necessario per proteggere interessi vitali o per esercitare, stabilire o difendere la società in caso di reclami.

 

Forum di Workday

È possibile pubblicare commenti o domande sui siti Web di Workday, ad esempio su un blog, sul sito della Workday Community o su un forum per sviluppatori. Alcuni forum consentono di fornire i propri dati personali e creare un profilo. I dati personali forniti in tali aree pubbliche possono essere letti e raccolti dagli altri utenti che vi accedono. Si consiglia di pubblicare informazioni personali nei forum online solo se si è consapevoli che così facendo tali informazioni saranno rese disponibili a terzi. I commenti pubblicati su forum online esprimono la visione delle persone che li hanno pubblicati e non possono essere interpretati quale espressione dell'opinione di Workday.

 

Workday Extend

Workday Extend consente a partner e sviluppatori di realizzare applicazioni indipendenti. Prima di utilizzare le applicazioni, leggere la relativa informativa sulla privacy e i termini di utilizzo.

 

Sicurezza

Workday adotta misure tecniche e organizzative che garantiscono un livello di sicurezza appropriato rispetto al rischio connesso al trattamento dei dati personali degli utenti. Tuttavia, la sicurezza delle informazioni trasmesse tramite Internet non può mai essere garantita al 100%. L'utente ha la responsabilità di mantenere la sicurezza delle password o di altre forme di autenticazione previste per ottenere l'accesso a risorse e aree sicure o protette da password.

 

Certificazioni di terze parti

Privacy Shield tra Unione Europea e Stati Uniti e tra Svizzera e Stati Uniti

Workday aderisce ai principi dei framework del Privacy Shield tra UE e Stati Uniti e tra Svizzera e Stati Uniti sebbene non utilizzi più i framework del Privacy Shield tra UE e Stati Uniti e tra Svizzera e Stati Uniti come base giuridica per i trasferimenti di dati personali, a seguito della sentenza della Corte di Giustizia dell'Unione Europea per il caso C-311/18. Per maggiori informazioni, consultare la nostra informativa sul Privacy Shield qui.


Partecipazione APEC

Le pratiche relative alla privacy attuate da Workday e descritte nella presente Informativa sulla privacy sono conformi alle regole del sistema Cross Border Privacy Rules System dell'APEC. Il sistema CBPR stabilisce un quadro di principi a cui le aziende possono fare riferimento per assicurare la protezione dei dati personali trasferiti tra le economie che fanno parte dell'APEC. Per ulteriori informazioni sul framework APEC, fare clic qui.

  

Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Workday si riserva di modificare o rivedere la presente Informativa sulla privacy nel tempo a propria discrezione. Le modifiche apportate alla presente Informativa sulla privacy verranno pubblicate su questo sito Web e i link alla stessa indicheranno che l'Informativa è stata modificata o aggiornata. Laddove vengano proposte modifiche sostanziali, Workday pubblicherà un avviso in questa pagina prima che le modifiche diventino effettive. Si consiglia di consultare periodicamente l'Informativa sulla privacy al fine di conoscere le informazioni più aggiornate in merito alle pratiche adottate in materia di privacy.

 

Contatti

Se l'utente risiede nello Spazio Economico Europeo, nel Regno Unito o in Svizzera, Workday Limited è l'ente addetto al controllo dei dati personali. Per tutti gli altri individui, Workday, Inc. è l'ente addetto al controllo dei dati personali.

In caso di domande circa la presente Informativa sulla privacy, per esercitare i propri diritti o per contattare il Responsabile della protezione dei dati di Workday, inoltrare la richiesta tramite il Portale delle richieste. In alternativa è possibile contattare Workday a uno dei seguenti indirizzi:

Workday, Inc.
Attn.: Privacy
6110 Stoneridge Mall Road
Pleasanton, CA 94588
Stati Uniti
Workday Limited
Attn.: Privacy
Kings Building
May Lane
Dublin 7 Irlanda

Workday risponde alle richieste degli utenti entro tempi ragionevoli o secondo quanto previsto dalla legge. 

In caso di dubbi irrisolti circa la privacy o il trattamento dei dati oppure non affrontati in modo soddisfacente da Workday, è possibile rivolgersi all'ente di terze parti responsabile della risoluzione delle controversie negli Stati Uniti (gratuitamente) all'indirizzo https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

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