Che cos'è un HRIS? In che modo IT e HR evolvono insieme
Oggi più che mai le aziende di successo sono quelle in cui HR e IT lavorano fianco a fianco. Un sistema informativo per le risorse umane, o HRIS, è lo strumento perfetto per sincronizzare questi reparti.
Nel nuovo mondo del lavoro i dati sono tutto. A prescindere che la priorità sia la gestione del capitale umano, la gestione delle performance o l'employee experience, i dati sui dipendenti sono diventati un fattore decisivo per determinare il successo dei risultati dell'azienda. Ecco perché trovare il giusto sistema informativo per le risorse umane, o HRIS, è sempre più importante per le aziende.
Da un'indagine condotta da Human Resource Executive su 500 professionisti HR emerge che il 44% degli intervistati ritiene che la tecnologia più importante di gestione della forza lavoro/HR sia l'HRIS. Questo risultato colloca l'HRIS anche al di sopra della tecnologia HR principale (come payroll e gestione delle presenze), che si ferma al 42%. Ma cos'è un HRIS e perché le soluzioni HR sono così importanti per le aziende in questo momento?
Che cosa è un sistema informativo per le risorse umane
Un sistema informativo per le risorse umane funziona principalmente come database centrale per molti compiti amministrativi dell'HR, come la gestione delle assenze, l'amministrazione benefit e la gestione delle retribuzioni. Un HRIS integra diverse funzioni HR in un singolo sistema pensato per raccogliere facilmente i dati e condividerli tra i reparti.
Talvolta l'HRIS è definito "sistema HRIS", ma proprio come dire "sportello bancomat" è ridondante, lo è anche dire "sistema HRIS". Tuttavia, la forma estesa aiuta a chiarire il significato dell'acronimo, soprattutto quando si fa riferimento a più di un HRIS.
Alcuni esempi di HRIS
Decidere quale HRIS sia più adatto alla propria azienda può essere complicato. Infatti, il "Software Path 2022 HRIS Report" ha rilevato che, in media, le aziende dedicano fino a 15 settimane per scegliere un HRIS. Anche con una buona comunicazione interna, può essere difficile prendere decisioni importanti sui software in modo preciso ed efficiente.
La cosa più importante è individuare le esigenze aziendali che il tuo HRIS deve soddisfare e assicurarsi che i team HR e IT prendano questa decisione insieme. Ecco alcuni esempi delle funzioni che un HRIS può svolgere.
HRIS operativo: un HRIS operativo raccoglie dati fondamentali sulle risorse umane, come dati demografici sui dipendenti, metriche di valutazione e dettagli sulle posizioni. Aiuta a ridurre il tempo dedicato alle attività HR di routine permettendo ai manager di assumere, valutare e promuovere i membri del team con maggiore sicurezza.
HRIS strategico: un HRIS strategico fornisce principalmente una supervisione sulle risorse umane per supportare la pianificazione e la strategia della forza lavoro. Usa dati quali la forza lavoro e le skill disponibili e dà la possibilità di confrontare e contrapporre queste informazioni sui collaboratori con gli obiettivi aziendali a lungo termine per consentire alle aziende di espandersi o trasformarsi con sicurezza.
HRIS tattico: un HRIS tattico informa i decision-maker su come assegnare risorse e budget nel modo più efficace. Confrontando i dati sulla concorrenza, i piani retributivi esistenti e i requisiti legali locali, i people leader possono prendere più facilmente decisioni su vasta scala.
HRIS completo: mentre ciascuno degli HRIS sopra menzionati ha un focus specifico, un HRIS completo riunisce tutte queste funzioni in un singolo sistema. Le imprese più grandi preferiscono una piattaforma HRIS completa, il cui costo viene giustificato dal tempo risparmiato.
Un HRIS integra diverse funzioni HR in un singolo sistema che raccoglie facilmente i dati e li condivide con i diversi reparti.
Differenza tra HRIS, HCMS e HRMS
Secondo l'e-book The State of Software as a Service Sprawl di Productiv, un'azienda media oggi utilizza 254 applicazioni SaaS, numero che sale a 364 per le grandi imprese. Comprendere le differenze tra le diverse soluzioni HR può far risparmiare alla tua azienda tempo prezioso e denaro ed evitare che le funzionalità delle soluzioni esistenti si sovrappongano.
Poiché i termini "HRIS", "sistema di gestione delle risorse umane" (HRMS) e "sistema di gestione del capitale umano" (HCMS) si riferiscono tutti a software HR, vengono spesso utilizzati in modo intercambiabile. HCMS può riferirsi anche più in generale alla categoria delle tecnologie per le risorse umane. Tuttavia, ogni sistema HR ha funzionalità diverse.
HRIS: un HRIS raccoglie e memorizza i dati dei dipendenti. Conserva i dati demografici dei dipendenti, i dati di contatto, informazioni sull'impiego e la retribuzione e così via.
HRMS: un HRMS completa gli strumenti di gestione dati di un HRIS con soluzioni che offrono una gamma più ampia di software e utilità. Il termine è nato all'inizio del ventunesimo secolo per descrivere le suite di software HR che supportano la gestione paghe, il monitoraggio dei candidati, i benefit e la gestione dei talenti.
HCMS: un HCMS completa le funzionalità di un HRIS e di un HRMS con una gamma più ampia di funzioni HR, tra cui l'employee experience e le analisi. Il termine HCM indica prevalentemente le suite HR basate sul cloud computing, che ne garantisce la flessibilità.
Nonostante le distinzioni sopra delineate, i termini "HRIS", "HRMS" e "HCMS" sono ancora utilizzati in modo incoerente, il che può rendere difficile valutare le soluzioni HR. In Workday utilizziamo il termine "HCM" per descrivere la nostra suite HR principale che comprende gestione delle risorse umane, employee experience e gestione della forza lavoro.
I sei componenti dei sistemi informativi HR
Il white paper 2022–2023 HR Systems Survey di Sapient Insights Group ha rilevato un aumento del 12% di risultati aziendali positivi nelle aziende che hanno utilizzato una strategia di gestione HR. Una parte essenziale di questa strategia è comprendere ogni soluzione utilizzata dai team HR e IT. Ecco i sei componenti che tutte le piattaforme HRIS dovrebbero avere.
1. Gestione del database
La funzione principale del software HRIS è quella di fungere da database centrale per i dati dei dipendenti. L'HRIS scelto deve facilitare l'inserimento, la gestione e la condivisione delle informazioni sulle risorse umane. Allo stesso modo, un HRIS solido dovrebbe consentire ai professionisti HR di eseguire rapidamente analisi utili a prendere decisioni cruciali per l'azienda.
Ma è un errore considerare il proprio HRIS come una cassaforte a cui hanno accesso solo gli specialisti HR e IT. Per un collaboratore accedere ai propri dati dovrebbe essere semplice come per i professionisti HR. Consentendo ai collaboratori di accedere al tuo HRIS, non solo aumenti la loro autonomia, ma aumenti anche la loro fiducia e riduci il rischio burnout.
2. Programmazione e ottimizzazione della manodopera
Qualsiasi iniziativa di ottimizzazione della manodopera dovrebbe partire dalla risorsa più preziosa di un'azienda: il tempo dei collaboratori. Non puoi aumentare la produttività senza prima capire a quali progetti stanno lavorando i tuoi dipendenti e quando. Un semplice software che controlla entrate e uscite che si collega al tuo HRIS permette di avere fogli presenze precisi e una pianificazione efficiente.
Un HRIS consente inoltre ai manager di monitorare facilmente le presenze dei collaboratori nelle diverse funzioni. Poiché gli strumenti di gestione della forza lavoro sono direttamente collegati ad altre funzioni HR come la gestione paghe, le azioni dei manager si riflettono automaticamente su altri database. Ad esempio, le richieste di ferie vengono immediatamente contabilizzate nella retribuzione dei collaboratori.
3. Gestione di paghe e forza lavoro
La gestione delle paghe e della forza lavoro è sempre stata uno degli aspetti più dispendiosi in termini di tempo per un reparto HR. Tuttavia, un HRIS riduce drasticamente il tempo necessario per gestire la retribuzione dei dipendenti perché automatizza i processi HR e incorpora automaticamente le modifiche causate da adeguamenti salariali o tassazione.
Un software intelligente di gestione paghe può inoltre fornire analisi e informazioni che altrimenti andrebbero persi. Le aziende possono identificare l'impatto delle modifiche alla retribuzione tenendo conto della soddisfazione dei collaboratori e del mercato di riferimento. Prevedere i risultati delle decisioni finanziarie è fondamentale nell'attuale panorama economico in costante cambiamento.
4. Acquisizione e retention dei talenti
Una delle sfide più grandi che le aziende devono affrontare è la gestione dei talenti. Un recente report di Workday ha rilevato che il 27% dei dipendenti è a rischio di dimissioni. Per abbassare questa percentuale, è importante che le aziende dispongano degli strumenti giusti per l'acquisizione e la fidelizzazione dei talenti.
Un sistema HRIS semplifica le assunzioni consentendo alle aziende di tenere traccia delle persone giuste per i ruoli giusti. Rende inoltre l'esperienza di onboarding più solida garantendo l'uniformità della formazione pur adattandola alle esigenze specifiche di ogni collaboratore.
5. Interfaccia dei dipendenti
Quando parliamo del futuro dell'HR, ci riferiamo spesso a funzionalità self service per manager e dipendenti. Il vantaggio di un HRIS è che fa confluire le richieste HR in un'unica piattaforma. I dipendenti possono utilizzare un'unica soluzione per visualizzare le informazioni sui ruoli, tenere traccia del tempo lavorato e delle spese e per aggiornare i dati personali. Questo rende l'HRIS un componente essenziale per i servizi offerti dai moderni reparti HR.
Quando si valuta quale strumento HR sia più adatto alla propria azienda, vale la pena considerare quanto sia intuitiva l'interfaccia. I dipendenti si aspettano sempre più che la tecnologia usata in azienda sia avanzata quanto quella dei loro dispositivi personali. Proporre una soluzione HRIS con un'interfaccia intuitiva può essere un modo rapido per aumentare l'employee engagement.
6. Gestione dei benefit
Uno dei cambiamenti più radicali dell'employee experience nell'ultimo decennio ha riguardato le aspettative dei collaboratori, in particolare per quanto riguarda i benefit. Se un tempo i dipendenti negoziavano soprattutto su stipendio e ferie retribuite, ora le opzioni sono molte più numerose. I benefit possono riguardare elementi molto diversi: snack, giornate di volontariato e assicurazione sanitaria privata.
Con un HRIS ottieni piena visibilità su ciascuno di questi benefit, inclusi i dipendenti che hanno aderito. Anche l'HRIS stesso può rappresentare un valore aggiunto per i dipendenti. Un collaboratore dovrebbe essere in grado di visualizzare il proprio pacchetto retributivo con la stessa facilità con cui richiede le ferie.
Una delle sfide più grandi che le aziende devono affrontare è la gestione dei talenti. Un recente report di Workday ha rilevato che il 27% dei dipendenti è a rischio di dimissioni.
Qual è il futuro dei sistemi informativi HR?
Per considerare il futuro dell'HRIS è necessario farlo nel contesto di un quadro collaborativo. Le aziende che delegano le decisioni sui software all'IT o all'HR avranno difficoltà a ottenere il consenso del CdA e, ancora peggio, non avranno una strategia coerente per il lungo termine per i loro sistemi HR.
Poiché le aziende si affidano agli HR manager per prendere decisioni informate sulla forza lavoro, i ruoli HR stanno diventando più strategici. Nonostante ciò, il white paper 2022–2023 HR Systems Survey di Sapient Insights Group ha rilevato un calo del 33% degli intervistati con più di 10 anni di esperienza nel campo delle tecnologie HR. Evitare ulteriori turnover, soprattutto da parte dei dipendenti più esperti, è cruciale.
Per avere successo, le aziende devono investire nelle persone. Il tuo HRIS deve essere in grado di fornire insight in tempo reale per informare le decisioni aziendali, ma senza i giusti strateghi, queste analisi sono inutili. Solo se dai al tuo personale l'autonomia necessaria potrai sfruttare al meglio il potenziale delle tue soluzioni HR.