Alcune nozioni sulla pianificazione degli scenari
La pianificazione degli scenari è essenziale per avere successo nel contesto aziendale dinamico di oggi. Questa guida spiega nel dettaglio come funziona la pianificazione degli scenari, gli strumenti che la supportano e perché consente alle aziende di vari settori di crescere.
Pianificazione degli scenari in un contesto economico incerto
Ogni azienda deve affrontare situazioni di incertezza: i mercati cambiano, emergono nuovi concorrenti ed eventi imprevisti possono provocare sconvolgimenti senza preavviso. La pianificazione degli scenari aiuta le aziende ad affrontare queste incognite preparandosi a molteplici possibili futuri, non solo a quello sperato o previsto. È un modo per pensare al futuro, testare le strategie e preparare la tua azienda ad agire, qualunque cosa accada.
A differenza dei piani statici che presuppongono un percorso prevedibile da seguire, la pianificazione degli scenari prende in considerazione una gamma di possibilità e consente ai leader di abbracciare il cambiamento, cosa che le aziende di maggior successo fanno regolarmente, secondo la Harvard Business Review (HBR).
La ricerca di HBR dimostra che tre quarti delle aziende leader in termini di crescita e profitti guidano le trasformazioni nel loro settore, mentre i concorrenti meno lungimiranti restano sempre nella media.
"I top performer non hanno paura dei grandi cambiamenti", hanno scritto gli esperti di HBR. "Il 63% delle aziende cambierà significativamente il proprio modello di business nel prossimo anno ed è nove volte più probabile che lo trasformi completamente nell'anno in corso. Considerano il cambiamento del modello di business in modo molto più positivo".
La pianificazione degli scenari è il segreto per raggiungere questo livello di lungimiranza e sicurezza strategica, allineando i team su obiettivi comuni e affrontando l'incertezza con equilibrio e determinazione.
Punti chiave
La pianificazione degli scenari aiuta le aziende a prepararsi all'incertezza esplorando molteplici possibili scenari futuri.
Il processo di pianificazione degli scenari implica l'identificazione delle variabili principali, lo sviluppo di scenari e la creazione di strategie adattabili.
La pianificazione degli scenari migliora il processo decisionale, la gestione del rischio e la flessibilità organizzativa.
La pianificazione degli scenari comporta sfide comuni, come i tempi necessari, la precisione dei dati e la complessità di esecuzione.
La tecnologia semplifica la pianificazione degli scenari attraverso strumenti di modellazione, analisi e collaborazione.
"I top performer non hanno paura dei grandi cambiamenti. Nel prossimo anno, il 63% cambierà significativamente il proprio modello di business."
- Harvard Business Review
Che cos'è la pianificazione degli scenari?
La pianificazione degli scenari è un processo che le aziende utilizzano per identificare le principali incertezze future, valutare l'impatto sull'azienda di scenari potenziali e creare piani flessibili in grado di adattarsi a diversi risultati. I fattori generalmente analizzati durante la pianificazione degli scenari includono:
Condizioni di mercato: cambiamenti economici, pressioni competitive e tendenze del settore
Rischi operativi: vulnerabilità della supply chain, carenza di risorse o interruzioni
Cambiamenti normativi: nuove leggi, requisiti di compliance o policy governative
Sviluppi tecnologici: innovazioni che potrebbero rivoluzionare o migliorare il business
Comportamento dei clienti: variazioni della domanda, delle preferenze o dei modelli di acquisto
Valutando proattivamente questi fattori, i decision-maker aziendali possono identificare rischi e opportunità e preparare di conseguenza la propria attività. Non hanno più bisogno di affidarsi alle supposizioni o di incrociare le dita nella speranza che un singolo risultato si avveri perché possono elaborare strategie resilienti che hanno successo in diverse condizioni grazie alla lungimiranza e alla pianificazione strategica flessibile.
Come funziona la pianificazione degli scenari?
Una pianificazione efficace degli scenari richiede un approccio strutturato e approfondito. I team devono assicurarsi che tutte le informazioni rilevanti si trovino in un unico posto e di disporre degli strumenti giusti per la modellazione e il processo decisionale. Ecco gli step principali di un esercizio di pianificazione degli scenari:
1. Identificare le variabili principali
Il primo passo nella pianificazione degli scenari è identificare i fattori che più probabilmente avranno un impatto sul futuro dell'azienda. Queste variabili dovrebbero comprendere fattori esterni quali cambiamenti economici, modifiche normative o variazione delle preferenze dei clienti, oltre a dinamiche interne come disponibilità delle risorse, capacità operativa o dimensioni dell'organico.
Avvia il progetto di pianificazione degli scenari raccogliendo input dai principali stakeholder di tutti i reparti. Prospettive diverse sono essenziali per non trascurare variabili che esulano da una singola area di competenza. Una volta compilato l'elenco, definisci l'importanza dei fattori in base a due criteri:
- Impatto potenziale: quali variabili potrebbero influenzare in modo più significativo i tuoi obiettivi e le tue operazioni?
- Probabilità: quanto è probabile che ciascuna variabile cambi in modo da influenzare la tua attività?
Dando priorità alle variabili più rilevanti per la tua azienda, puoi assicurarti che i piani tengano conto delle sfide e delle opportunità più significative.
2. Elaborare scenari
Il passo successivo è elaborare diversi scenari utilizzando le variabili identificate come prioritarie per immaginare una serie di possibili futuri. Ogni scenario dovrebbe raccontare una storia diversa su come potrebbe essere il futuro e fornire un framework per analizzarne le implicazioni. Ecco come strutturare il processo di elaborazione di uno scenario:
1. Inquadrare gli scenari: identifica la portata di ogni scenario. Concentrati su ciò che potrebbe accadere in un arco di tempo specifico, ad esempio il prossimo trimestre, anno o ciclo di mercato.
2. Definire gli scenari: crea da 3 a 5 scenari dettagliati per coprire una gamma di risultati.
- Caso migliore: un futuro ottimale in cui le condizioni migliorano significativamente.
- Caso peggiore: un futuro difficile in cui i rischi si materializzano.
- Caso più probabile: uno scenario basato su tendenze e ipotesi ragionevoli.
Rendili misurabili assegnando condizioni e numeri specifici a ogni scenario. Crea una narrazione per ogni scenario, spiegandone i fattori chiave, gli impatti previsti e le sfide cruciali. L'obiettivo è creare scenari che siano realistici e utili ai fini del processo decisionale.
3. Analizzare i potenziali impatti
Con questi scenari a disposizione, il passo successivo è valutare in che modo ciascuno di essi potrebbe influire sugli obiettivi, sulle operazioni e sulle strategie della tua azienda. Per fare ciò è necessario analizzare attentamente i potenziali rischi e le opportunità che ogni scenario presenta.
Inizia rispondendo a queste domande:
- Quali rischi specifici comporta questo scenario?
- In che modo verrebbero influenzati i nostri obiettivi finanziari, la nostra capacità operativa o la forza lavoro?
- Quali opportunità potremmo cogliere in questo scenario?
Quantifica gli impatti ove possibile. Calcola l'impatto finanziario di ogni scenario, stima le variazioni nel fabbisogno di risorse e determina come potrebbero cambiare metriche quali margini di profitto, produttività o customer satisfaction. Questa analisi fornisce la base per la creazione di strategie fruibili.
4. Formulare strategie
Una volta compresi gli impatti di ogni scenario, si possono elaborare strategie su misura per ciascuno di essi. Concentrati su queste tre aree:
Affrontare i rischi: identifica azioni specifiche per attenuare le potenziali sfide. Ad esempio: nello scenario peggiore che comporta ritardi alla supply chain, potresti diversificare i fornitori o aumentare le scorte.
Sfruttare le opportunità: prevedi come trarre vantaggio dalle condizioni favorevoli. Nello scenario migliore, ciò potrebbe comportare un aumento della produzione per soddisfare la crescente domanda o l'ingresso in nuovi mercati.
Creare flessibilità: crea piani di emergenza che consentano di adattarsi rapidamente. Ad esempio, una strategia di selezione potrebbe includere un reclutamento graduale che può essere sospeso o accelerato a seconda dello scenario.
Ogni strategia dovrebbe includere step chiari, responsabilità assegnate e obiettivi misurabili. In questo modo il tuo team sa cosa fare e come misurare il successo, indipendentemente dallo scenario che si concretizzerà.
5. Rivalutare e perfezionare
La pianificazione degli scenari è un processo continuo. Man mano che diventano disponibili nuove informazioni, rivaluta i tuoi scenari per assicurarti che siano sempre pertinenti e utili. Ciò potrebbe comportare aggiornare le variabili, rivedere le ipotesi o aggiungere nuovi scenari per riflettere le tendenze emergenti.
È opportuno integrare revisioni periodiche nei cicli di pianificazione per assicurarsi che le strategie restino conformi alla realtà. Ad esempio, una review trimestrale potrebbe rivelare che una variabile con una priorità precedentemente impostata come bassa, come il lancio di un nuovo prodotto della concorrenza, è diventata un fattore critico.
Per elaborare opzioni strategiche a lungo termine è necessario sapersi adattare a ogni nuovo ciclo aziendale. Perfezionando costantemente scenari e strategie, la tua azienda sarà sempre pronta e reattiva, indipendentemente da come evolveranno le condizioni.
"In qualsiasi momento possiamo monitorare costantemente l'andamento dei risultati ed esaminare diversi scenari futuri."
- Wes Cordingley, COO, Beyond Blue
I vantaggi dei software di pianificazione degli scenari
Il rapido progresso tecnologico ha trasformato la pianificazione degli scenari da un processo manuale e laborioso a un processo dinamico e basato sui dati. Grazie ai moderni strumenti di pianificazione degli scenari, le aziende possono modellare rapidamente gli scenari, analizzare le complesse relazioni tra i dati e cambiare strategia man mano che emergono nuove informazioni.
Ecco le caratteristiche principali che rendono il software di pianificazione degli scenari essenziale per il processo:
Integrazione dei dati
Gli strumenti di pianificazione cloud possono riunire dati provenienti da più fonti e sedi di un'azienda (come sistema finanziario, strumenti di monitoraggio della supply chain, piattaforme di gestione dei clienti) in un'unica posizione centralizzata. Questo rende i dati visibili e accessibili ai team di pianificazione e garantisce che gli scenari siano basati su insight completi e accurati.
Analisi predittiva basata sull'AI
I software di pianificazione degli scenari sono dotati di funzionalità di analisi predittiva basate sull'AI. Queste funzionalità consentono di analizzare dati storici e tendenze su larga scala identificando modelli che non è possibile individuare con la sola analisi umana. Grazie a questi strumenti, le aziende possono eseguire analisi dei dati più sofisticate e osservare in tempo reale l'impatto delle variazioni delle variabili sugli scenari.
Collaborazione in tempo reale
Gli strumenti basati su cloud facilitano la collaborazione consentendo ai team di diversi reparti e aree geografiche di contribuire al processo di pianificazione degli scenari. Gli aggiornamenti in tempo reale garantiscono che tutti lavorino con i dati più aggiornati, riducendo i problemi di comunicazione e ottimizzando il coordinamento durante l'intero processo.
Visualizzazione e reportistica
Il software di pianificazione degli scenari è dotato di dashboard e visualizzazioni che semplificano l'interpretazione e la comprensione dei dati complessi, anche per i membri dei team che non sono esperti di dati. Queste funzionalità consentono ai leader di confrontare rapidamente gli scenari, valutare gli impatti e presentare i risultati agli stakeholder in modo chiaro e convincente.
Aggiornamenti dinamici
A differenza dei piani statici, gli strumenti di pianificazione degli scenari supportati dalla tecnologia consentono aggiornamenti continui. Man mano che nuovi dati diventano disponibili, le aziende possono aggiornare rapidamente scenari e strategie e assicurarsi che i loro piani rimangano pertinenti e concretamente applicabili.
Pianificazione degli scenari nei vari settori
La pianificazione degli scenari consente alle aziende di ogni settore di prepararsi al futuro. Questi esempi concreti di clienti Workday dimostrano i modi versatili in cui le aziende utilizzano la pianificazione degli scenari per avere successo.
Public Trust: migliorare le decisioni finanziarie
Public Trust, un fornitore di servizi finanziari della Nuova Zelanda, aveva l'esigenza di rafforzare il processo decisionale in tempi incerti. A causa di processi manuali obsoleti, aveva bisogno di soluzioni più agili per la pianificazione finanziaria.
"I nostri processi erano manuali e dipendevano troppo da singole persone. I processi di pianificazione finanziaria erano lunghi e richiedevano molto lavoro", ha affermato Dan Devcich, Head of Finance di Public Trust. "Le nostre capacità di pianificazione degli scenari, di cui gli stakeholder sentivano sempre più il bisogno, erano limitate. La natura impegnativa del lavoro ha portato persino alcuni membri del team Finance ad abbandonare l'incarico."
Public Trust era alla ricerca di una soluzione cloud per modernizzare i propri processi e rendere la pianificazione degli scenari più completa e sofisticata. Grazie al software di gestione delle performance aziendali Workday Adaptive Planning, Public Trust ha ridotto il processo di definizione dei budget di 20 giorni, eliminato i rischi presenti nei vecchi processi ed è stata in grado di generare scenari ipotetici per adattarsi meglio ai cambiamenti del mercato.
Denny's: mantenere l'agilità operativa
La catena americana di ristoranti Denny's utilizzava un sistema finanziario obsoleto che richiedeva lavoro manuale e molti fogli di calcolo. Gli utenti finali erano preoccupantemente poco coinvolti nel processo. Denny's ha deciso di adottare Workday Adaptive Planning per modernizzare il processo.
L'implementazione di uno strumento di gestione delle performance aziendali ha trasformato la capacità di pianificare il futuro. Denny's ha più che raddoppiato il numero di previsioni annuali, ridotto del 25% il processo di definizione dei budget annuale, generato il 60% in più di scenari ipotetici e ridotto il tempo di modellazione degli scenari da settimane a giorni, o addirittura meno.
"Siamo in grado di modellare scenari in poche ore per comprendere come sarà l'azienda tra 12 mesi," ha affermato il manager della pianificazione finanziaria di Denny's. "è una funzionalità preziosa."
Beyond Blue: ampliare il supporto alla salute mentale
Beyond Blue, una delle principali organizzazioni australiane di sostegno alla salute e al benessere mentale, aveva bisogno di diventare più flessibile a fronte dell'aumento dei fattori di stress psicologico nelle comunità in cui operava. Nello specifico, doveva poter modellare scenari per orientare un'assegnazione ottimale delle risorse.
Workday Adaptive Planning ha aiutato Beyond Blue a migliorare la visibilità sui driver a maggiore valore aggiunto, ad accelerare la creazione di report a fine mese e a creare maggiore fiducia tra gli stakeholder, il tutto con decisioni più rapide e intelligenti.
"In qualsiasi momento possiamo monitorare costantemente l'andamento dei risultati ed esaminare diversi scenari futuri", ha affermato Wes Cordingley, COO di Beyond Blue. "Siamo in grado di individuare dove servono modifiche in risposta ai potenziali cambiamenti nelle esigenze di supporto alla salute mentale."
"Siamo in grado di modellare scenari in poche ore per comprendere come sarà l'azienda tra 12 mesi, è una funzionalità preziosa."
- Financial Planning and Analysis Manager, Denny's
Mettere in pratica la pianificazione degli scenari
Il vero valore della pianificazione degli scenari risiede nella sua capacità di trasformare l'incertezza in opportunità. Permette ai leader di prendere decisioni strategiche che garantiscono la resilienza dell'azienda, anche di fronte a sfide impreviste. Integrando la pianificazione degli scenari nelle operazioni abituali, le aziende possono tenersi pronte e adattarsi a qualsiasi nuova situazione.