Comprendre la planification de scénarios
La planification de scénarios est essentielle pour réussir dans l'environnement dynamique d'aujourd'hui. Ce guide détaille le fonctionnement de la planification de scénarios, les outils qui la soutiennent et la manière dont elle aide les entreprises de tous secteurs à se projeter vers l'avenir.
La planification de scénarios dans un contexte économique incertain
Toutes les entreprises doivent faire face à l'incertitude : les marchés évoluent, de nouveaux concurrents émergent et des disruptions surviennent sans prévenir. La planification de scénarios aide les entreprises à envisager ces circonstances en se préparant à plusieurs avenirs possibles, pas seulement à celui qu'elles espèrent ou anticipent. Il s'agit d'une approche pour penser l'avenir, valider la robustesse des plans d'action et conserver la capacité d'adaptation de votre entreprise, peu importe la situation.
À l'inverse des plans figés qui présument d'un seul chemin prévisible, la planification de scénarios explore diverses éventualités et donne aux leaders les moyens d'adopter la disruption, une pratique courante des entreprises qui réussissent, d'après la Harvard Business Review (HBR).
Les travaux de la HBR montrent en effet que 75 % des entreprises leaders en termes de croissance et de rentabilité impulsent les transformations disruptives de leur secteur, tandis que leurs concurrents moins tournés vers l'avenir demeurent systématiquement dans la moyenne.
« Les entreprises les plus performantes n'ont pas peur des changements majeurs, soulignent les experts de HBR. 63 % d'entre elles modifieront significativement leur business model au cours de l'année à venir, et elles sont neuf fois plus susceptibles de complètement le transformer cette année. Elles perçoivent les changements de business model de manière beaucoup plus positive. »
La planification de scénarios est la clé pour développer ce niveau d'anticipation et de confiance stratégique, en alignant les équipes autour d'objectifs partagés et en faisant face à l'incertitude avec assurance et détermination.
Principaux points à retenir
La planification de scénarios aide les entreprises à se préparer à l'incertitude en explorant plusieurs avenirs possibles.
Le processus de planification de scénarios consiste à identifier les variables clés, à formuler des hypothèses et à créer des stratégies adaptables.
La planification de scénarios améliore la prise de décision, la gestion des risques et la flexibilité.
La planification de scénarios s'accompagne de défis courants, dont les contraintes de temps, la fiabilité des données et la complexité de la mise en œuvre.
La technologie simplifie la planification de scénarios grâce à des outils de modélisation, d'analyse et de collaboration.
« Les entreprises les plus performantes n'ont pas peur des changements majeurs. 63 % d'entre elles modifieront significativement leur business model au cours de l'année à venir. »
– Harvard Business Review
Qu'est-ce que la planification de scénarios ?
La planification de scénarios est un processus que les entreprises utilisent pour identifier les principales incertitudes futures, évaluer la manière dont les scénarios potentiels pourraient impacter l'activité et créer des plans flexibles capables de s'adapter à différents résultats. Les facteurs généralement analysés lors de la planification de scénarios incluent :
Les conditions du marché : virages économiques, pressions concurrentielles et tendances sectorielles
Les risques opérationnels : fragilités de la supply chain, limitations des ressources ou disruptions
Les changements réglementaires : nouvelles lois, exigences en matière de conformité ou politiques gouvernementales
Les développements technologiques : innovations susceptibles de perturber ou d'améliorer l'activité
Le comportement des clients : évolutions de la demande, des préférences ou des habitudes d'achat
L'évaluation proactive de ces facteurs permet aux décideurs d'identifier les risques et les opportunités et de préparer leur entreprise en conséquence. Ils n'ont plus besoin de s'appuyer sur des suppositions ou de croiser les doigts en espérant qu'un seul scénario se réalise. Ils peuvent à la place élaborer des stratégies résilientes qui réussissent dans diverses conditions grâce à l'anticipation et à une planification stratégique flexible.
Comment fonctionne la planification de scénarios ?
La planification de scénario nécessite une approche rigoureuse et structurée. Les équipes doivent s'assurer que toutes les informations pertinentes se trouvent au même endroit et qu'elles disposent des bons outils pour la modélisation et la prise de décision. Voici les principales étapes à suivre lors d'un exercice de planification de scénarios :
1. Identifier les variables clés
La première étape de la planification de scénarios consiste à identifier les facteurs les plus susceptibles d'impacter l'avenir de votre entreprise. Ces variables doivent inclure les influences externes comme les mutations économiques, les modifications réglementaires ou l'évolution des préférences des clients, mais aussi des dynamiques internes telles que les ressources disponibles, les capacités opérationnelles ou la taille des effectifs.
Lancez votre projet de planification de scénarios en recueillant les observations des principaux acteurs impliqués de tous les services. La diversité des points de vue est essentielle pour ne pas passer à côté de variables qui ne relèvent pas d'un seul domaine d'expertise. Une fois que vous avez dressé une liste, classez les facteurs par ordre de priorité selon les deux critères suivants :
- L'impact potentiel : quelles sont les variables susceptibles d'affecter le plus vos objectifs et vos opérations ?
- La probabilité : quelle est la probabilité que chaque variable évolue de manière à influencer votre activité ?
En classant par ordre de priorité les variables les plus pertinentes pour votre entreprise, vous pouvez vous assurer que vos plans sont adaptés aux principaux défis et opportunités.
2. Élaborer des scénarios
Élaborez ensuite plusieurs scénarios en utilisant les variables que vous avez classées par ordre de priorité afin d'imaginer un éventail de futures possibilités. Chaque scénario doit raconter une histoire distincte sur ce à quoi l'avenir pourrait ressembler et fournir un cadre pour l'analyse de ses implications. Voici comment structurer le processus d'élaboration d'un scénario :
1. Établir le cadre des scénarios : identifiez la portée de chaque scénario. Concentrez-vous sur ce qui pourrait se produire au cours d'une période donnée, par exemple le trimestre, l'année ou le cycle de marché à venir.
2. Définir les scénarios : créez entre trois et cinq scénarios détaillés pour couvrir un éventail de résultats :
- Le meilleur cas : un avenir optimal où les conditions s'améliorent de manière significative
- Le pire des cas : un avenir semé d'embûches où les risques se concrétisent
- Le cas le plus probable : un scénario basé sur des tendances et des hypothèses raisonnables
Pour les rendre mesurables, attribuez à chaque scénario des conditions spécifiques et des valeurs chiffrées. Développez un récit pour chaque scénario en expliquant ses facteurs clés, ses impacts attendus et ses enjeux critiques. L'objectif est d'élaborer des scénarios à la fois réalistes et utiles à la prise de décision.
3. Analyser les impacts potentiels
Une fois les scénarios créés, l'étape suivante consiste à évaluer la manière dont chacun d'entre eux pourrait affecter les objectifs, les opérations et les stratégies de votre entreprise. Cela exige une analyse approfondie des risques et des opportunités que présente chaque scénario.
Commencez par vous poser les questions suivantes :
- Quels risques spécifiques ce scénario présente-t-il ?
- Quel serait l'impact sur nos objectifs financiers, notre capacité opérationnelle ou nos effectifs ?
- Quelles opportunités pourrions-nous exploiter dans ce scénario ?
Quantifiez les impacts dans la mesure du possible. Calculez les conséquences financières de chaque scénario, estimez l'évolution de la demande sur les ressources et déterminez comment des indicateurs tels que les marges bénéficiaires, la productivité ou la satisfaction client pourraient évoluer. Cette analyse constitue la base de l'élaboration de stratégies exploitables.
4. Formuler des stratégies
Une fois que vous avez compris les impacts de chaque scénario, élaborez des stratégies adaptées à chacun. Concentrez-vous sur les trois domaines suivants :
Risques : identifiez des actions spécifiques pour répondre aux défis potentiels. Par exemple, dans le pire des scénarios impliquant des retards de la supply chain, vous pourriez diversifier vos fournisseurs ou augmenter votre stock de sécurité.
Opportunités : établissez un plan pour profiter des conditions favorables. Dans le meilleur des cas, vous pourriez augmenter la production pour satisfaire une demande croissante ou vous développer sur de nouveaux marchés.
Flexibilité : élaborez des plans d'urgence permettant des ajustements rapides. Par exemple, une stratégie de recrutement pourrait prévoir des embauches échelonnées, modulables selon les circonstances.
Chaque stratégie doit comporter des étapes claires, des responsabilités définies et des objectifs quantifiables. Votre équipe saura ainsi comment réagir et vous saurez vous-même comment le succès sera mesuré, quel que soit le scénario qui se réalise.
5. Réviser et affiner
La planification de scénarios est un processus continu. À mesure que de nouvelles informations sont disponibles, réexaminez vos scénarios pour vous assurer qu'ils restent pertinents et utiles. Il peut s'agir de mettre à jour des variables, de rectifier des hypothèses ou d'ajouter de nouveaux scénarios pour refléter des tendances émergentes.
Vous devez intégrer des révisions régulières dans vos cycles de planification pour garantir que vos stratégies restent alignées sur les réalités actuelles. Par exemple, un examen trimestriel pourrait révéler qu'une variable auparavant non prioritaire, comme le lancement d'un nouveau produit par un concurrent, est devenue un facteur critique.
Développer des options stratégiques à long terme exige de conserver sa capacité d'adaptation à chaque nouveau cycle de l'entreprise. En affinant continuellement vos scénarios et vos stratégies, votre organisation restera prête et réactive, quelle que soit la manière dont évolue la situation.
« Nous avons maintenant une vision précise des résultats en temps réel et pouvons analyser différents scénarios. »
– Wes Cordingley, COO, Beyond Blue
Avantages d'un logiciel de planification de scénarios
Les avancées technologiques rapides ont transformé la planification de scénarios d'un processus manuel et chronophage en une approche dynamique et fondée sur les données. Grâce aux outils modernes de planification de scénarios, les entreprises peuvent rapidement modéliser des scénarios, analyser des relations de données complexes et s'adapter à mesure que de nouvelles informations émergent.
Voici les fonctionnalités clés qui rendent les logiciels de planification de scénarios essentiels au processus :
Intégration des données
Les outils de planification Cloud permettent de réunir des données provenant de plusieurs sources et sites – systèmes financiers, outils de suivi de la supply chain, plateformes de gestion des clients et autres – en un seul emplacement centralisé au sein de l'entreprise. Toutes les données sont ainsi accessibles aux équipes de planification et cela garantit que les scénarios sont basés sur des insights complets et précis.
Analyses prédictives alimentées par l'IA
Les logiciels de planification de scénarios sont dotés de capacités d'analyses prédictives alimentées par l'IA. Ces capacités permettent d'analyser les données historiques et les tendances à grande échelle, et d'identifier des schémas impossibles à détecter par les équipes d'analystes sans assistance de l'IA. Avec ces outils en place, les entreprises peuvent effectuer des analyses encore plus complexes et voir comment la modification des variables affecte les scénarios en temps réel.
Collaboration en temps réel
Les outils Cloud facilitent la collaboration en permettant aux équipes des différents services et zones géographiques de contribuer au processus de planification de scénarios. Les mises à jour en temps réel garantissent que tout le monde travaille avec les données les plus récentes, ce qui réduit les erreurs de communication et améliore l'alignement tout au long du processus.
Visualisation et reporting
Les logiciels de planification de scénarios sont dotés de tableaux de bord et de visualisations qui facilitent l'interprétation des données complexes, même pour les membres de l'équipe qui ne sont pas des experts en données. Ces fonctionnalités permettent aux dirigeants de rapidement comparer des scénarios, d'évaluer les impacts et de présenter les résultats aux acteurs impliqués de manière claire et convaincante.
Mises à jour dynamiques
Contrairement aux plans statiques, les outils de planification de scénarios basés sur la technologie permettent des mises à jour en continu. Au fur et à mesure que de nouvelles données sont disponibles, les entreprises peuvent rapidement ajuster les scénarios et les stratégies, s'assurant ainsi que leurs plans restent pertinents et exploitables.
Planification de scénarios et secteurs d'activité
La planification de scénarios permet aux entreprises de tous les secteurs de se préparer à l'avenir. Ces exemples concrets de clients Workday montrent les différentes façons dont les entreprises utilisent la planification de scénarios pour réussir.
Public Trust : améliorer la prise de décisions financières
Public Trust, un fournisseur de services financiers néo-zélandais, avait besoin de renforcer la prise de décision pour faire face à l'incertitude. Freiné par des processus manuels obsolètes, il souhaitait adopter une approche plus efficace et plus rapide de la planification financière.
« Nos processus étaient manuels et exposés au risque de concentration des compétences. Les workflows de planification financière étaient longs et nécessitaient beaucoup de personnel, explique Dan Devcich, Head of Finance de Public Trust. Nous avions des capacités limitées en matière de planification de scénarios, ce qui était pourtant de plus en plus demandé par les acteurs impliqués. Nous avons perdu des collaborateurs de l'équipe Finance en raison de la nature exigeante de ces postes. »
Public Trust recherchait une solution Cloud pour moderniser ses processus et permettre une planification de scénarios plus complète et sophistiquée. Grâce au logiciel de gestion de la performance d'entreprise Workday Adaptive Planning, Public Trust a réduit son temps de cycle budgétaire de 20 jours, éliminé les risques inhérents à ses anciens processus et pu générer des scénarios de simulation pour mieux s'adapter aux évolutions du marché.
Denny's : maintenir l'agilité opérationnelle
La chaîne américaine de restaurants Denny's utilisait un système financier obsolète qui nécessitait des tâches manuelles et de nombreuses feuilles de calcul. Les utilisateurs finaux étaient dangereusement désengagés du processus. Pour le moderniser, Denny's s'est tournée vers Workday Adaptive Planning.
L'adoption d'un outil de gestion de la performance d'entreprise a transformé sa capacité à planifier l'avenir. Denny's a plus que doublé le nombre de ses prévisions annuelles, réduit de 25 % le temps de cycle budgétaire annuel, généré 60 % de scénarios de simulation en plus et réduit le temps de modélisation des scénarios de plusieurs semaines à quelques jours, voire moins.
« En quelques heures seulement, nous pouvons modéliser des scénarios pour comprendre à quoi ressemblera l'entreprise dans 12 mois, explique le Manager FP&A de Denny's. Ça n'a pas de prix. »
Beyond Blue : étendre l'accompagnement psychologique
Beyond Blue, un important fournisseur australien de soins de santé mentale, devait renforcer sa capacité d'adaptation face à l'augmentation des facteurs de stress liés à la santé mentale dans ses communautés cibles. Il lui fallait notamment pouvoir modéliser des scénarios afin d'optimiser la répartition de ses ressources.
Workday Adaptive Planning a aidé Beyond Blue à améliorer la visibilité sur les leviers de valeur ajoutée, à accélérer le reporting de fin de mois et à renforcer la confiance des acteurs impliqués, tout en prenant des décisions plus rapides et plus éclairées.
« Nous avons maintenant une vision précise des résultats en temps réel et pouvons analyser diverses projections, explique Wes Cordingley, COO de Beyond Blue. Nous pouvons voir où nous devons procéder à des ajustements en réponse aux évolutions probables des besoins en santé mentale. »
« En quelques heures seulement, nous pouvons modéliser des scénarios pour comprendre à quoi ressemblera l'entreprise dans 12 mois. Ça n'a pas de prix. »
– Financial Planning and Analysis Manager, Denny's
Passer de la planification de scénarios à l'action
Toute la valeur de la planification de scénarios tient à sa faculté à convertir l'incertitude en opportunité. Elle permet aux dirigeants de prendre des décisions éclairées qui assurent la résilience de leur entreprise, même lorsqu'elle est confrontée à des défis inattendus. En intégrant la planification de scénarios dans leurs opérations quotidiennes, les entreprises peuvent rester préparées et s'adapter à toute nouvelle circonstance.