Que sont les opérations juridiques ?

L'importance des opérations pour les directeurs juridiques

Les équipes juridiques internes sont soumises à une forte pression : une étude de 2021 réalisée par EY Law et Harvard Law a révélé que les conseillers juridiques de diverses entreprises prévoyaient une augmentation de 25 % de leur charge de travail au cours des trois prochaines années, tandis que 88 % s'attendaient à des réductions budgétaires au cours de la même période.

Il y a néanmoins une lueur d'espoir, les équipes juridiques sous pression se tournant vers les opérations juridiques pour trouver des réponses. La rationalisation des opérations juridiques internes permet aux équipes de tirer le meilleur parti de leurs budgets réduits en s'assurant que l'argent est dépensé judicieusement. Les opérations aident chaque membre de l'équipe juridique à travailler de manière plus efficace, et l'équipe dans son ensemble à tirer le maximum des ressources disponibles.

En plus de rationaliser le travail de la fonction juridique, les opérations peuvent servir de pont entre le service juridique et le reste de l'entreprise. Trop souvent, les autres services de l'entreprise considèrent l'équipe juridique comme le goulot d'étranglement qui ralentit les processus clés tels que l'embauche, le licenciement et l'acquisition.

Avec une bonne équipe d'opérations juridiques en place, la communication et la collaboration peuvent à l'inverse s'améliorer considérablement. Non seulement le service juridique fonctionnera mieux et plus rapidement, mais l'équipe juridique commencera également à parler la même langue que le reste de l'entreprise.

Quand les entreprises doivent-elles investir dans les opérations juridiques ?

Les entreprises semblent souvent considérer comme acquis que tout support existant pour leur service juridique devrait être suffisant : l'équipe administrative peut gérer la facturation et les relations fournisseurs, tandis que l'équipe IT peut s'occuper de la technologie. Mais bien que nécessaires, ces relations interfonctionnelles sont insuffisantes.

De nombreuses organisations font appel à des professionnels de la gestion de projet et à un éventail d'autres responsables et collaborateurs pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise. Même dans le milieu juridique, un cabinet d'avocats dispose généralement d'assistants juridiques, d'avocats salariés ou externes et d'autres membres du personnel pour soutenir le travail de ses avocats associés.

Une équipe d'opérations juridiques apparaît alors comme une extension logique de ces structures de support. De la même manière que d'autres équipes de l'entreprise s'appuient sur des experts dédiés aux opérations et à la gestion ou qu'un cabinet d'avocats s'appuie sur des assistants juridiques et autres collaborateurs, le service juridique bénéficie du support stratégique des opérations juridiques.

Le moment opportun pour investir sérieusement dans un service d'opérations juridiques dépend des besoins et des ressources propres à l'entreprise. Mais en général, les opérations juridiques profitent à toute entreprise disposant d'une équipe juridique interne.

En bref, dès qu'un service juridique est suffisamment grand pour nécessiter un certain niveau de support, il est également assez grand pour les opérations juridiques.

Transitionner vers un rôle d'opérations juridiques

Un ensemble de compétences spécifiques est nécessaire pour réussir dans un rôle d'opérations juridiques.

Le responsable des opérations juridiques doit avoir une expérience dans le domaine du droit. Cela peut inclure ou non un diplôme en droit, mais cela implique toujours une solide compréhension de la manière dont un cabinet juridique fonctionne réellement au quotidien. Le responsable des opérations juridiques qui réussit aura une vision pratique et concrète du droit, avec un vif intérêt pour la manière dont il s'applique aux entreprises.

Les responsables des opérations juridiques doivent également être à l'aise pour travailler avec différents types d'interlocuteurs et créer un pont entre les différents services. Ils doivent comprendre et être capables de communiquer efficacement avec le service juridique et les autres équipes, de la Finance aux RH en passant par les ventes.

Mais plus que tout, un bon responsable des opérations juridiques doit être très compétent en matière de Business Intelligence et de réflexion stratégique.

Alors que certaines entreprises dotées de services juridiques réduits peuvent embaucher un responsable des opérations juridiques pour gérer seul la fonction, d'autres embauchent toute une équipe. Les responsables des opérations juridiques travaillent en étroite collaboration avec tous les spécialistes des opérations juridiques qu'ils supervisent afin de développer et mettre en œuvre des stratégies visant à accroître l'efficacité.

Les spécialistes des opérations juridiques doivent aujourd'hui maîtriser la technologie. Il leur faut également être à l'aise avec les chiffres, car ils doivent suivre les progrès de l'équipe juridique par rapport aux indicateurs liés à ses objectifs. Ils doivent enfin comprendre comment évaluer la valeur et mesurer ce qui fonctionne ou non au sein d'un service donné.

Tendances concernant les rôles des opérations juridiques

Selon Gartner®, la plupart des services juridiques internes sont loin d'être à la hauteur en ce qui concerne l'adoption de nouvelles technologies. On attend de ces équipes qu'elles rationalisent et adaptent rapidement leur productivité et leurs pratiques de gestion des connaissances.

La solution repose en grande partie sur l'identification et l'adoption de plateformes technologiques juridiques adaptées à leurs besoins. Dans un avenir proche, on observera probablement une augmentation importante des embauches de professionnels des opérations juridiques capables de mettre en œuvre une approche plus technologique et data-driven de la gestion d'un service juridique.

En outre, la pandémie de COVID-19 a suscité davantage d'intérêt pour le télétravail, ainsi qu'une propension accrue chez les avocats à quitter des employeurs manquant de flexibilité. Par conséquent, de nombreuses entreprises souhaiteront probablement conserver l'option du télétravail à l'avenir. Les opérations juridiques peuvent aider l'entreprise à sélectionner et mettre en œuvre une technologie qui permet à une équipe décentralisée de travailler efficacement, tout en maintenant des niveaux suffisants de communication, d'engagement et de productivité.

Combien gagne un responsable des opérations juridiques ?

Les opérations juridiques sont encore un domaine relativement nouveau, et les salaires ont donc tendance à fluctuer.

Dans une grande ville comme New York, selon Salary.com, un responsable des opérations juridiques peut espérer gagner en moyenne un peu plus de 100 000 $ par an. Dans la partie haute de la fourchette, les responsables des opérations juridiques peuvent gagner plus de 120 000 $, tandis que la partie basse est plus proche de 90 000 $ par an.

Un professionnel des opérations juridiques efficace vaut chaque centime qu'il gagne. Pour mériter cet investissement, il faut toutefois qu'il apporte une valeur ajoutée concrète à l'entreprise.

La valeur ajoutée des opérations juridiques

Que votre marché cible soit les entreprises, les consommateurs ou les deux, l'objectif de votre organisation est toujours de maximiser la satisfaction client, la rentabilité et l'efficacité opérationnelle tout en atténuant les risques.

Les opérations juridiques peuvent aider les équipes commerciales à fournir plus rapidement de meilleurs résultats aux clients, qu'il s'agisse d'un onboarding plus fluide ou d'un service client amélioré. Cela pourrait impliquer de simplifier le processus contractuel afin d'accélérer la clôture de contrats ou de mettre vos produits et services entre les mains d'un plus grand nombre de clients, plus tôt. Cela pourrait également signifier utiliser la technologie pour protéger plus efficacement les données privées et mieux comprendre vos obligations en cas d'urgence.

Au sein de l'entreprise, les opérations juridiques peuvent améliorer pratiquement tous les processus impliquant votre équipe juridique. Elles peuvent par ailleurs aider vos autres services à obtenir des réponses rapides à leurs questions au lieu de les laisser dans l'attente. Elles peuvent enfin optimiser la gestion des contrats pour que les détails importants – comme s'assurer que les accords sont effectivement signés ou surveiller les dates de renouvellement – ne passent jamais entre les mailles du filet.

Chaque service qui interagit avec l'équipe juridique ressentira la valeur ajoutée d'une fonction des opérations juridiques efficace. Et idéalement, cette valeur se répercutera également sur les clients et les partenaires.

Caractéristiques clés des responsables des opérations juridiques :

Chaque responsable des opérations juridiques est différent, mais ceux qui réussissent ont tendance à partager certaines caractéristiques clés. Selon le Corporate Legal Operations Consortium (CLOC), une association gérée par ses membres pour les professionnels des opérations juridiques, les leaders dans ce domaine mettent en avant les approches collaboratives, axées sur les processus et data-driven.

Approche collaborative

Un responsable des opérations juridiques efficace possédera d'excellentes compétences interpersonnelles et aura capacité de travailler en étroite collaboration avec les équipes juridiques et Achats. Un bon responsable des opérations juridiques doit également apprendre et parler la « langue » de chaque service avec lequel l'équipe juridique collabore afin de favoriser la communication entre les silos fonctionnels.

Approche axée sur les processus

Le responsable des opérations juridiques qui excelle dans son travail est fortement orienté efficacité. Il s'efforce de découvrir ce qui fonctionne et ne fonctionne pas, identifie les goulots d'étranglement dans chaque procédure et travaille sans relâche pour les éliminer. Il ne se considère pas simplement comme un membre de l'équipe juridique. Au lieu de cela, le responsable des opérations juridiques a une allégeance à l'ensemble de l'organisation et son objectif est d'améliorer l'entreprise dans sa totalité.

Approche data-driven

L'intuition peut être utile, mais un responsable des opérations juridiques ne devrait jamais se fier uniquement à ses émotions. La digitalisation de la pratique, et donc de ses informations, offre une multitude d'opportunités pour l'analyse des données.

Un bon responsable des opérations juridiques se concentre sur les indicateurs. Tout, du processus contractuel à l'efficacité d'une plateforme logicielle, peut être mesuré et étudié.

Par conséquent, les services juridiques internes devraient être tout aussi préoccupés par les indicateurs que n'importe quelle autre équipe de l'entreprise. Un responsable des opérations juridiques compétent peut aider le directeur juridique en analysant les chiffres liés à des domaines tels que :

• Le délai de traitement des contrats
• Les workflows
• Les contrats fournisseurs, y compris les dates de renouvellement
• Les taux de couverture (langage standard, non standard ou risqué des contrats)
• Le nombre et le statut des contrats clients
• Le coût des conseils juridiques externes
• Les programmes de diversité, d'équité et d'inclusion
• Les critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG)

Comment optimiser les workflows, les approbations et les processus contractuels

Dans la plupart des entreprises, les workflows et les approbations liés aux contrats sont des processus excessivement lents. Ils peuvent durer des semaines, des mois, voire des années, et risquent de faire échouer des accords et de détériorer les relations commerciales.

Une équipe d'opérations juridiques solide peut pousser les équipes à rompre le statu quo, ce qui peut faire toute la différence. Cependant, embaucher du personnel supplémentaire pour les opérations juridiques ne suffit pas en soi. Recherchez plutôt une technologie juridique efficace pour compléter, organiser et optimiser le travail de l'équipe.

Comment la digitalisation des processus contractuels peut améliorer l'efficacité juridique

C'est là qu'un système de gestion des contrats (CMS) entre en jeu. Avec tous les contrats et documents associés de votre entreprise accessibles dans un emplacement centralisé, il est facile de suivre les accords entre les services et les bureaux, et de créer de nouveaux contrats en tirant parti des meilleures sources déjà disponibles.

Lors de la négociation d'un contrat, un système de gestion du cycle de vie de contrat doit offrir des capacités de révision intégrées et un accès facile à l'historique des ébauches pour vous permettre de conserver et réviser autant que nécessaire un enregistrement de chaque négociation. Un CMS peut également rationaliser les processus d'approbation en envoyant des mises à jour automatiques à toutes les personnes impliquées dans les négociations. Une fois que toutes les parties ont accepté les conditions, les intégrations avec les systèmes de signature électronique permettent d'exécuter rapidement et simplement le contrat.

Le meilleur logiciel de gestion de contrat crée des représentations visuelles des données clés contenues dans vos documents contractuels. Ce niveau de reporting granulaire sur des informations exploitables facilite la gestion continue des contrats et permet à tous les acteurs impliqués dans l'entreprise de rester au courant de leurs droits et obligations contractuels.

Construire l'argumentaire en faveur d'un nouveau logiciel de gestion des contrats

Un système de gestion des contrats ne remplacera jamais le besoin d'opérations juridiques. Il vient plutôt compléter naturellement une équipe d'opérations juridiques déjà solide. Un logiciel adapté peut profondément transformer l'entreprise et assurer son succès futur avec un budget limité, mais toutes les technologies ne se valent pas.

De nombreux fournisseurs ne tiennent pas leurs promesses. Ce qui compte vraiment est de savoir si une plateforme technologique permettra à votre équipe juridique de travailler de manière plus efficace.

La digitalisation fait partie de l'équation, mais les opérations juridiques ne se résument pas à trouver un logiciel doté d'une meilleure interface que votre boîte de réception et votre bureau. Si vous chargez vos documents sur une nouvelle plateforme mais que vous devez ensuite les rechercher et leur ajouter des marqueurs manuellement, vous n'aurez pas fait beaucoup de progrès.

Une bonne technologie juridique vous aidera à mieux travailler, pas à travailler plus.

Les principales solutions technologiques pour les services juridiques automatisent les tâches de routine, synthétisent les données et utilisent ces dernières pour produire des informations exploitables. Cette automatisation peut réduire le temps que votre équipe juridique consacre à la révision et à la rédaction de textes standard, tandis que l'analyse des données améliorée vous aide à garder une longueur d'avance sur vos obligations et vos échéances au lieu d'essayer constamment de rattraper votre retard.

L'argument en faveur d'un système de gestion des contrats consiste dès lors à montrer dans quelle mesure il aide votre équipe juridique interne à adapter ses opérations. Les meilleures plateformes peuvent apporter la productivité d'un ETP supplémentaire (ou plus) à votre équipe juridique, souvent à une fraction du coût d'une embauche.

En plus de la productivité liée aux tâches individuelles, les précieux insights issus de l'analyse automatisée des données peuvent offrir des rendements exponentiels. Par exemple, les entreprises dépensent régulièrement des millions de dollars pour renouveler automatiquement des contrats fournisseurs qu'elles n'avaient pas l'intention de renouveler. Avec un système qui vous avertit à l'avance des échéances imminentes, vous pouvez éviter ces renouvellements indésirables, et chaque petite économie vient s'ajouter au ROI de la technologie juridique qui vous a aidé à la réaliser.

Les avantages ne s'arrêtent toutefois pas là. Qu'il s'agisse d'augmenter les bénéfices grâce à des cycles de vente raccourcis ou d'atténuer les risques financiers grâce à une meilleure conformité réglementaire, la bonne technologie peut aider votre équipe juridique à faire plus, mieux et plus rapidement. Il vous suffit de choisir le bon partenaire.

Comment Workday renforce la capacité des opérations juridiques

La plateforme Workday rationalise chaque étape du processus contractuel, de la rédaction et de la négociation des contrats jusqu'à l'exécution et au suivi continu. Elle y parvient en combinant une IA de pointe et des outils de workflow intuitifs avec un référentiel de contrats centralisé.

Workday Illuminate™, notre IA de nouvelle génération, est déjà entraînée sur des millions de clauses et de contrats réels, ce qui la rend « prête à l'emploi ». Grâce à des intégrations transparentes avec les principales solutions de stockage et de gestion de documents Cloud, vous pouvez rapidement ajouter vos contrats dans le système sans même avoir à migrer un seul fichier.

Une fois que la plateforme a ingéré un document, l'IA se met au travail pour extraire et classer les informations qu'il contient pour vous fournir de précieux insights sur le contenu de vos contrats. La plateforme s'améliore également au fil du temps : les puissants algorithmes de Machine Learning de Workday peuvent apprendre les termes propres à votre entreprise ou à votre secteur d'activité à partir de quelques exemples seulement. Quelle que soit la quantité de documents à analyser accumulés au fil du temps, Workday peut vous aider à trouver et à suivre rétroactivement tout type de clause dans l'ensemble de votre portefeuille de contrats.

L'intelligence contractuelle

L'intelligence contractuelle de Workday permet d'accéder rapidement et facilement à des données exploitables à la demande pour que votre équipe puisse suivre sans effort les échéances, les droits et les obligations, ainsi que d'autres conditions clés.

Avec le temps gagné grâce à la réduction des tâches de routine et répétitives et aux précieuses informations mises à disposition par la plateforme Workday Contract Intelligence, vous pouvez transformer votre équipe juridique en un véritable partenaire stratégique de l'entreprise.