Qu'est-ce que la gestion des contrats pour le secteur de la santé ?
Une gestion des contrats performante pour le secteur de la santé inclut des systèmes très efficaces qui traitent chaque demande ou renouvellement de contrat, y compris les signatures manuscrites, tout en garantissant une conformité totale avec les réglementations sectorielles telles que HIPAA, PHI et BAA.
Dans le secteur de la santé, un système efficace de gestion des contrats offre des avantages considérables à la direction des établissements de santé, aux patients, aux compagnies d'assurance, aux collaborateurs, aux partenaires et à toutes les personnes impliquées dans le secteur grâce à la réduction des coûts liés au gaspillage et des risques liés aux ruptures de contrat.
Les opérations quotidiennes d'un prestataire de santé impliquent la gestion des contrats par le biais de processus essentiellement manuels tels que la conservation sur papier, les e-mails, les feuilles de calcul et les lecteurs partagés, ce qui peut nuire à l'efficacité du système de gestion de l'établissement.
En moyenne, les entreprises perdent 9,2 % de leurs revenus annuels suite à des problèmes liés à des systèmes de gestion des contrats défaillants. Une étude de Black Book réalisée en 2019 a révélé qu'environ 96 % des systèmes de santé américains s'appuient soit sur des processus manuels de gestion des contrats, soit sur un système obsolète inadapté à la prestation de soins de valeur.
Face à la nécessité de réduire les coûts dans le secteur de la santé, l'une des solutions prometteuses est d'automatiser la gestion des contrats, afin de réduire de manière significative les pertes annuelles induites par des processus de gestion des contrats manuels ou obsolètes. Cette réduction des coûts peut être obtenue en recourant à un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) très performant, qui s'appuie sur un modèle de paiement à la valeur.
Pourquoi la gestion automatisée des contrats est-elle importante dans le secteur de la santé ?
Dans chaque hôpital, de nombreuses tâches administratives sont effectuées chaque heure ou chaque jour pour assurer le bon fonctionnement de l'établissement, qu'il s'agisse de remplir des documents, d'enregistrer des factures, des reçus et des dépenses, ou de rechercher les réglementations de conformité nécessaires.
Si effectuées manuellement, ces tâches administratives sont très lourdes. La paperasserie, les erreurs humaines possibles et le temps perdu à trier les documents rendent ce processus manuel très inefficace.
Un hôpital moyen a plus de 1 000 relations professionnelles, ce qui signifie que le système de soins de santé traite de nombreux contrats. Des fuites d'informations, plus fréquentes dans les systèmes basés sur papier, peuvent conduire à une mauvaise gestion de ces contrats et donc à des problèmes juridiques pour violation des accords.
Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion des contrats pour votre établissement de santé ?
L'adoption d'un logiciel de gestion automatisée des contrats offre les avantages suivants :
1. Efficacité du suivi des échéances et des renouvellements
Contrairement à la méthode manuelle, en utilisant un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats, chaque contrat de santé fait l'objet d'un suivi automatique jusqu'à sa date de renouvellement. Sont ainsi garantis le respect absolu des délais contractuels et la bonne exécution des contrats à long terme.
Les meilleurs logiciels disposent également de fonctions de rappel automatique pour alerter les deux parties d'échéances importantes quelques jours avant leur date limite (selon les paramètres définis par l'utilisateur).
Grâce à cette technologie, les établissements de santé ne manquent plus aucune date d'audit, de conformité, de paiement, d'expiration ou de remboursement.
2. Réduction du risque de fuites de données contractuelles et de problèmes juridiques liés à la protection de la vie privée.
Le meilleur logiciel de gestion des contrats pour le secteur de la santé dispose d'un cadre de sécurité solide, avec un cryptage 256 bits, une couche de sécurité supplémentaire via l'authentification à deux facteurs et une protection antivirus. Toutes ces fonctionnalités contribuent à la protection et à la sécurité des contrats des établissements de santé.
Les fonctionnalités de sécurité élevée empêchent toute fuite ou tentative de piratage à partir de sources externes. Cette approche élimine également le risque de fuites d'informations, comme c'est le cas avec les systèmes basés sur papier, où des personnes non autorisées, telles que des collaborateurs de rang inférieur, peuvent avoir accès à des documents sensibles par hasard lors de tâches administratives manuelles (telles que la photocopie et l'envoi de documents).
3. Système de gestion simplifié
Grâce à l'automatisation, la charge de travail globale liée au traitement d'un grand nombre de contrats se trouve considérablement réduite. L'utilisation d'un logiciel peut contribuer à alléger certaines tâches telles que les négociations de contrats, l'analyse des risques liés aux achats et l'établissement de rapports sur les dépenses totales de certains fournisseurs et partenaires.
4. Création de contrats facilitée
Contrairement aux systèmes manuels où chaque nouveau contrat nécessite de nombreuses tâches administratives, l'utilisation d'un logiciel permet d'automatiser la création de contrats avec une relative facilité. Un grand nombre de contrats peuvent être créés en une seule fois grâce à un modèle automatisé bien conçu qui élimine tout risque d'erreur lié à une surcharge de nouveaux contrats comme c'est le cas avec la méthode manuelle.
Quelles sont les bonnes pratiques en matière de gestion des contrats pour le secteur de la santé ?
Voici quelques-unes des bonnes pratiques pour une mise en œuvre efficace de la gestion des contrats dans le secteur de la santé.
1. Utilisez efficacement les outils d'automatisation
L'automatisation permet d'éviter les tâches répétitives et fastidieuses en remplissant certaines données et en envoyant des alertes automatisées pour accélérer les opérations de gestion des contrats.
2. Intégrez la gestion des contrats dans le système CRM
L'intégration de la gestion de la relation client (CRM) dans un logiciel de gestion des contrats efficace permet d'éviter les redondances et garantit que les contrats sont accessibles à partir des dossiers du patient et du prestataire.
3. Rapprochez les contrats de leurs politiques réglementaires
Contrairement à l'utilisation d'un système manuel de gestion des contrats où il est presque impossible de suivre les politiques régissant un contrat, avec un logiciel, vous pouvez facilement rapprocher chaque contrat de sa politique de manière digitale. Vous garantissez ainsi une excellente organisation.
4. Procédez à des audits de conformité réguliers
Il est important de procéder à des audits de conformité fréquents et cohérents sur vos contrats, afin de détecter toute défaillance dans le système ou tout changement dans le niveau de conformité. Des cas de non-conformité peuvent survenir au fil du temps, ce qui peut créer un décalage entre les réglementations fédérales et nationales. Il est donc nécessaire de faire régulièrement appel à des auditeurs externes pour effectuer des contrôles sur votre système, au cas où vous auriez manqué quelque chose d'important.
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