Macht Workday Payroll für KMU?
Workday bietet den globalen Entgeltabrechnungsprozess als Herzstück von Workday GO – der KI- und Datenplattform von Workday, die speziell auf mittelständische Unternehmen zugeschnitten ist. Die Lösung kombiniert eine hochzuverlässige, intern entwickelte Engine für die Entgeltabrechnung und den KI-gestützten Payroll Agent mit einem geprüften Partnernetzwerk für Managed Services und länderspezifische Anforderungen. Das Ergebnis: eine absolut fehlerfreie Entgeltabrechnung mit den erforderlichen, zuverlässigen Kontrollmechanismen, während KI-Agenten die Routineaufgaben übernehmen. Entdecken Sie die Funktionsweise von Workday Payroll, die Vorteile und wie Sie das Potenzial der geprüften Entgeltabrechnungsanbieter optimal ausschöpfen.
Entgeltabrechnung mit Workday für wachsende Unternehmen
Workday GO liefert ein einheitliches HCM sowie eine vollständige Lösung für die Entgeltabrechnung. Darin enthalten sind Entgeltabrechnungsfunktionen sowie ein integrierter Sana Payroll Agent innerhalb einer umfassenden HR-Software. Mittelständische Unternehmen können die Entgeltabrechnung intern abwickeln oder vertrauenswürdige Partner über die skalierbare Plattform Workday GO integrieren – so bezahlen sie Mitarbeitende in über 75 Ländern regelkonform und über eine einzige Benutzeroberfläche.
Das Wichtigste in Kürze:
Workday Payroll ist eine Kernkomponente von Workday GO, die Berechnungen für die Entgeltabrechnung, Zahlungen und Compliance über eine einheitliche Plattform abwickelt. Der Sana Payroll Agent erkennt dabei Probleme, bevor ein Lauf fehlschlägt.
Mittelständische Unternehmen profitieren von Vorteilen wie der automatisierten Entgeltverarbeitung, der Übernahme von Steuererklärungen, multinationaler Compliance sowie einem Mitarbeiter-Selfservice, um Gehaltsabrechnungen einzusehen und Informationen per Update zu aktualisieren.
Der Erfolg mit Workday Payroll erfordert einen klaren Umfang und konfigurierte Module für die Entgeltabrechnung. Die präskriptiven, KI-geführten Implementierungen von Workday GO beschleunigen dies durch den Deployment Agent.
Workday und sein Partnernetzwerk helfen mittelständischen Unternehmen dabei, veraltete Systeme zu modernisieren und die Entgeltabrechnung zu vereinfachen, wenn sie in neue Märkte expandieren oder den Headcount erhöhen.
Kunden erleben, dass komplexe Fragen zur Entgeltabrechnung durch den Payroll Agent in unter einer Minute beantwortet werden – eine Arbeit, die zuvor Wochen dauerte.
„Eine vollständige Rückrechnung und Gehaltsberechnung in Workday dauert 5 bis 10 Minuten. Unser altes System brauchte allein für die Gehaltsberechnung 1 bis 2 Stunden – vorausgesetzt, es stürzte nicht auf halber Strecke ab.“
– Andy Smart, Payroll Officer, Coventry Building Society
Wie wickelt Workday die Entgeltabrechnung ab?
Workday managt den gesamten Abrechnungszyklus der Entgeltabrechnung – von der Berechnung der Löhne über den korrekten Steuerabzug bis hin zur Auszahlung per Direktüberweisung. Die einheitliche HCM- und Finanzplattform speichert sämtliche Informationen zu Mitarbeitenden, Entgeltabrechnung und steuerliche Compliance in einem einzigen deterministischen Datenmodell – das ist die vertrauenswürdige, auditierbare Grundlage, die KI-Agenten benötigen, um bei geschäftskritischen Aufgaben zuverlässig zu agieren. Anhand dieser Daten wird die Entgeltabrechnung präzise und pünktlich abgewickelt.
Mit der Workday GO-Lösung für die Entgeltabrechnung erhalten mittelständische Unternehmen zudem integrierte Funktionen zur Zeiterfassung. So ist sichergestellt, dass die Gehaltsberechnungen auf den tatsächlich geleisteten Stunden basieren. Spezielle Zusatzleistungen und andere komplexe Anforderungen lassen sich problemlos über das Workday GO-Partnernetzwerk oder über Lösungen managen, die direkt in die Plattform integriert sind. Mit Workday Payroll kann Ihr Unternehmen die Regeln und Prozesse der Entgeltabrechnung konfigurieren, sodass sie der Arbeitsweise Ihres Teams entspricht, und mit zunehmendem Unternehmenswachstum anpassen. Der Sana Payroll Agent sucht kontinuierlich nach Problemen: Er zeigt genau an, was inkorrekt ist oder welche Daten fehlen, und führt Administratoren durch die Fehlerbehebung. So sind die Teams für die Entgeltabrechnung immer einen Schritt voraus und müssen nicht erst abwarten, bis ein Abrechnungslauf fehlschlägt.
Workday Payroll im Vergleich zu traditionellen Entgeltabrechnungsanbietern
Workday Payroll unterscheidet sich von anderen Lösungen für die Entgeltabrechnung, indem es die Entgeltabrechnung als Teil einer einheitlichen Plattform bereitstellt, die HR, Finanzen und Abläufe intelligent vernetzt. Viele traditionelle Payroll-Anbieter konzentrieren sich in erster Linie nur auf die Entgeltabrechnung. Mit Workday kann Ihr Unternehmen zudem Zusatzleistungen managen, Zeiten erfassen, die Bestandsverwaltung überwachen, das Recruiting steuern und Finanzberichte aus einem einzigen System heraus erstellen.
Automatisierung
Workday Payroll
Integrierte, ereignisgesteuerte Workflows
Traditionelle Entgeltabrechnungsanbieter
Häufig manuelle Eingaben erforderlich
Integration
Workday Payroll
Nativ in die Plattform integriert
Traditionelle Entgeltabrechnungsanbieter
Eigenständig oder lose verknüpft
Kundenspezifische Anpassung
Workday Payroll
Konfigurierbare Regeln und Berechnungen
Traditionelle Entgeltabrechnungsanbieter
Begrenzte Auswahl an Voreinstellungen
Datentransparenz
Workday Payroll
Echtzeit-Daten zu Entgeltabrechnung und HR an einem Ort
Traditionelle Entgeltabrechnungsanbieter
Batch-Reporting; Entgeltabrechnungsdaten in Silos
Nutzung durch Mitarbeitende
Workday Payroll
Einheitlicher Selfservice für Vergütung und Mitarbeiterzusatzleistungen
Traditionelle Entgeltabrechnungsanbieter
Selfservice kann separate Lösungen erfordern
Compliance-Unterstützung
Workday Payroll
Integrierte Steuer-Updates und Audit-Trails
Traditionelle Entgeltabrechnungsanbieter
Manuelle Updates oder Abhängigkeit von Drittanbietertools
Skalierbarkeit
Workday Payroll
Wächst mit jeder Workday-Implementierung mit
Traditionelle Entgeltabrechnungsanbieter
Erfordert oft teure Upgrades oder Plattformwechsel
Schon gewusst?
Mit Workday Payroll und dem Workday GO-Partnernetzwerk können mittelständische Unternehmen ihre Mitarbeitenden in über 75 Ländern regelkonform bezahlen – und durch Employer-of-Record (EOR)-Services innerhalb von 2 bis 3 Tagen Personal in über 90 Ländern einstellen, ganz ohne lokale Geschäftseinheit.
Vorteile von Workday Payroll für KMU
Workday GO vereint Entgeltabrechnung, HR und Finanzen auf einer einzigen Cloud-Plattform. So können mittelständische Unternehmen Daten verknüpfen und Arbeitskosten, Arbeitszeiten sowie Steuerdetails zentral an einem Ort einsehen. Entdecken Sie die zahlreichen Vorteile eines cloudbasierten Systems für die Entgeltabrechnung für Kunden von Workday GO.
Einheitliche HR- und Entgeltabrechnungsdaten in einer Lösung
Die Entgeltabrechnung läuft deutlich reibungsloser, wenn Ihr Unternehmen Performance-Daten, Rollenwechsel, Vergütungssätze und Steuerdetails im selben System managt. Workday verknüpft die Entgeltabrechnung direkt mit den HR-Unterlagen. So werden bei Neueinstellungen, Beförderungen und Kündigungen Lohnkomponenten, Kosten und Steuereinstellungen automatisch aktualisiert, sodass Führungskräfte dies nicht manuell erledigen müssen.
Ein gutes Beispiel ist Webedia: Das globale, mittelständische Medienunternehmen konnte durch die Implementierung von Workday Payroll als Teil der Workday GO-Plattform enorme Zeiteinsparungen erzielen. Nach dieser Maßnahme verkürzte Webedia die Bearbeitungszeit um drei Tage und verzeichnete einen 75-prozentigen Anstieg der Effizienz bei der Entgeltabrechnung.
Automatisierte Compliance und Steuererklärungen
Workday Payroll automatisiert Steuerberechnungen und -meldungen, indem regulatorische Updates in Echtzeit angewendet werden. Das System erfasst jede Änderung der Entgeltabrechnung in einem auditierbaren Protokoll. Das stellt sicher, dass Anpassungen wie neue Abzüge oder Tarif-Updates die richtige Genehmigungskette durchlaufen. Workday bietet zudem konfigurierbare Compliance-Dashboards, mit denen Teams für die Entgeltabrechnung sämtliche Meldungen, Fristen und Steuerzahlungen an einem einzigen Ort überwachen können. Die Automatisierung der Compliance in Workday reduziert manuelle Eingriffe drastisch und verhindert kostspielige Fehler, die sonst bei Audits ans Licht kommen würden. Als zusätzliche Ebene auf dieser Grundlage scannt der Payroll Agent kontinuierlich den gesamten Lauf nach Problemen. Nur die komplexesten Anomalien werden – versehen mit dem vollen Kontext – an menschliche Administratoren der Entgeltabrechnung weitergeleitet.
Flexible Integration in Partner-Entgeltabrechnungsanbieter
Einige mittelständische Unternehmen arbeiten für spezifische Steuer- oder Gewerkschaftsregeln mit einem lokalen Entgeltabrechnungsanbieter zusammen. Mit Workday GO können mittelständische Teams über das Workday GO-Partnernetzwerk aus zahlreichen zertifizierten Partnern für die Entgeltabrechnung wählen, die alle nahtlose Integrationen in die Workday-Plattform bieten. Wenn Ihr mittelständisches Unternehmen wächst, können Sie Workday Payroll gemeinsam mit den geprüften globalen Partnern skalieren: mit einem nativen globalen Entgeltabrechnungsprozess für über 75 Länder direkt in Workday – plus erweiterter Abdeckung durch Partner genau dort, wo Sie sie brauchen.
Selfservice-Zugriff für Mitarbeitende
Workday Payroll bringt nicht nur den Unternehmen echte Vorteile, sondern auch den Mitarbeitenden. Durch den bequemen Remote-Zugriff können Mitarbeitende den Self-Service Agent in natürlicher Sprache fragen – etwa „Wie hoch war mein Nettogehalt im letzten Abrechnungszyklus?“ oder „Warum hat sich mein Abzug geändert?“ – und erhalten sofort eine präzise Antwort basierend auf ihren HR- und Entgeltabrechnungsdaten. Zudem können sie von jedem beliebigen Gerät aus Gehaltsabrechnungen einsehen, Bankdaten per Update aktualisieren und Jahressteuerformulare herunterladen. Mitarbeitende genießen die Flexibilität, ihre Gehaltsinformationen selbst zu managen und jederzeit darauf zuzugreifen. Zudem muss die HR-Abteilung bei diesen einfachen Aufgaben nicht eingreifen – das vereinfacht das Gehaltsmanagement für Mitarbeitende und spart wertvolle Zeit.
Support über mehrere Bundesstaaten und Länder hinweg
Wenn ein mittelständisches Unternehmen an neue Standorte expandiert, gilt es oft, neue Steuervorschriften und Gesetze zur Entgeltabrechnung zu beachten. Workday Payroll zentralisiert Mitarbeiter-Daten sowie Steuereinstellungen und wendet dann für jedes Rechtssystem die korrekten Berechnungen an. Sie können landesweit verstreute Teams in den Vereinigten Staaten mit verschiedenen Anbietern managen. Oder Sie vernetzen sich mit Anbietern in den Expansionsländern Ihres Unternehmens, um lokale Anforderungen durch automatisierte Regel-Updates und Compliance-Prüfungen zu erfüllen. Für mittelständische Unternehmen, die international ohne eigene Geschäftseinheit vor Ort expandieren, ermöglichen die Employer of Record (EOR)-Services von Workday GO die Einstellung von Personal in über 90 Ländern in nur 2 bis 3 Tagen – vollständig integriert in Workday.
Schon gewusst?
Im Schnitt senken Unternehmen, die Workday Payroll nutzen, den Zeitaufwand für die Entgeltverarbeitung um 85 % und den Entgeltabrechnungszyklus um 65 %. Mit dem Sana Payroll Agent werden zudem komplexe Fragen zur Entgeltabrechnung, deren Klärung früher Wochen dauerte, in unter einer Minute beantwortet.
So implementieren Sie Workday Payroll effektiv
Durch eine strukturierte Einführung von Workday Payroll können KMU die Vergütung, Steuern und Mitarbeitenden-Daten effektiv managen. Die besten Ergebnisse erzielen Unternehmen in der Regel, wenn sie die Entgeltabrechnung frühzeitig mit ihren HR- und Finance Operations abstimmen. Viele KMU erreichen eine reibungslose Implementierung von Workday Payroll mit langfristigen Vorteilen, indem sie die folgenden Schritte beachten:
1. Bewerten Sie aktuelle Prozesse und Herausforderungen der Entgeltabrechnung
Verschaffen Sie sich durch die Prüfung von Prozessen, zugehörigen Lösungen und Workflows ein klares Bild davon, wie die Entgeltabrechnung in Ihrem Unternehmen derzeit abläuft. Klären Sie im Detail, wer wo Daten eingibt, welche Fehler oder Engpässe typischerweise auftreten und wie lange der Abschluss von Zyklen dauert. Entscheiden Sie auf dieser Basis, welche wiederkehrenden Herausforderungen – wie manuelle Berechnungen oder verspätete Meldungen – Workday Payroll künftig automatisieren soll. Dokumentieren Sie die Schritte sämtlicher Workflows und Aufgabenabhängigkeiten, die für die Entgeltabrechnung relevant sind. So kann das Workday-Team Sie dabei unterstützen, die Entgeltabrechnung optimal zu konfigurieren.
2. Definieren Sie Umfang und Anforderungen
Entscheiden Sie, ob Sie die Entgeltabrechnung komplett in Workday abwickeln oder mit einem zertifizierten Partner aus dem Global Payroll Network verknüpfen wollen. Interne Teams sollten festlegen, welche Regionen, Abrechnungsgruppen und Rechtssysteme sie direkt managen wollen. Wenn Sie mit einem Anbieter arbeiten möchten, suchen Sie nach Workday-Partnern für die Entgeltabrechnung kleiner Unternehmen, die zuverlässigen Kunden-Support, transparente Preise und fundiertes Wissen über die Regeln der Entgeltabrechnung in Ihrer Branche bieten.
3. Konfigurieren Sie Entgeltabrechnungsmodule in Workday HCM
Starten Sie mit der Einrichtung von Abrechnungsgruppen, Verdienstcodes, Steuereinstellungen und weiteren relevanten Modulen für die Entgeltabrechnung direkt in Workday. Da die Plattform zahlreiche Vorlagen bietet, müssen Sie nicht bei Null anfangen. Nutzen Sie diese Vorlagen, um Zahlungspläne zu definieren oder Validierungsregeln aufzustellen, die Inkonsistenzen vollautomatisch markieren. Integrierte Konfigurationslösungen erlauben es den Administratoren der Entgeltabrechnung, Einstellungen flexibel anzupassen. Das ist gerade anfangs enorm hilfreich, wenn das Team noch auslotet, welche Konfigurationen am besten zu seinen Abrechnungszyklen, seinem Reporting und seinen Genehmigungs-Workflows passen.
4. Testen Sie Compliance und Steuerautomatisierung
Simulieren Sie mehrere Abrechnungsläufe mit Beispieldaten, bevor Sie die Entgeltabrechnung live schalten. So stellen Sie sicher, dass alle Berechnungen und Abzüge reibungslos funktionieren. Bewerten Sie dabei auch seltenere Szenarien wie Kündigungen oder rückwirkende Gehaltsanpassungen. Prüfen Sie anschließend die Compliance-Dashboards, um sicherzugehen, dass alle Meldungen, Überweisungen und Steuern fehlerfrei erfasst wurden. Eine Fehlerquote von 1 % oder weniger gilt im Allgemeinen als akzeptabel, bevor Sie mit Ihrem System für die Entgeltabrechnung live gehen.
5. Schulen Sie Teams und aktivieren Sie den Zugang zum Mitarbeiter-Selfservice
Eine solide, praxisnahe Weiterbildung für Administratoren und Manager der Entgeltabrechnung, die künftig die Dateneingaben und Genehmigungen beaufsichtigen, sorgt für hohe Akzeptanz und stärkt das Vertrauen in das System. Planen Sie kleine Gruppen-Sessions, in denen Anwender echte Szenarien in der Entgeltabrechnung durchspielen – wie das Prüfen von Audit-Studien –, damit sie das Gelernte in einer sicheren Testumgebung in die Praxis umsetzen können. Stellen Sie im Nachgang praktische Leitfäden oder aufgezeichnete Demos zur Verfügung, um das Wissen zu festigen, bevor die Nutzer mit dem Live-System arbeiten.
Machen Sie Ihr Personal zudem mit dem Portal für den Mitarbeitenden-Selfservice rund um die Entgeltabrechnung vertraut. Zeigen Sie auf, was sie dort tun können – etwa Steuerinfos per Update aktualisieren und Direktüberweisungen managen. Eine kurze PowerPoint-Präsentation, ein Video oder eine ausführliche E-Mail genügen oft schon, um die Funktion und ihre klaren Vorteile zu vermitteln.
„Unsere Effizienz hat sich um 50 % verbessert. Workday gibt uns die Gewissheit, dass wir unsere strategischen Ziele erreichen.“
– Stephanie Maxwell, Senior Manager of Financial Systems, Coveo
Wie Workday die Transformation der Entgeltabrechnung für KMU unterstützt
Ein System für die Entgeltabrechnung in mittelständischen Unternehmen muss zwingend mit neuen gesetzlichen Vorgaben, Veränderungen in der Belegschaft und dem allgemeinen Geschäftswachstum Schritt halten. Die Workday GO-Plattform vereint HR, Entgeltabrechnung und Finanzen nahtlos. So können mittelständische Teams die Entgeltabrechnung deutlich präziser durchführen und Compliance-Standards in über 75 Ländern sicher erfüllen. KI-Agenten von Sana – darunter der Payroll Agent, der Self-Service Agent und der Deployment Agent – automatisieren Aufgaben und Workflows, um die Komplexität zu senken, Zeit zu sparen und höchste Konsistenz zu garantieren. Sie agieren auf Basis deterministischer Kontrollmechanismen, für die Workday bekannt ist: So leistet KI echte Arbeit, ohne die Entgeltabrechnung einem Risiko auszusetzen. Mit Workday Payroll haben mittelständische Teams die Wahl zwischen der Inhouse-Entgeltabrechnung und der Integration von Drittanbietern aus dem Workday GO-Partnernetzwerk – die perfekte Balance zwischen voller Kontrolle und schnellem Wachstum.
Die wichtigsten Funktionen von Workday Payroll für mittelständische Unternehmen:
Einheitliche HR und Entgeltabrechnung: Die Entgeltverarbeitung spiegelt Änderungen an Tätigkeitsbezeichnungen, Arbeitszeiten oder der Vergütung vollautomatisch wider – basierend auf den Echtzeit-Unterlagen der Mitarbeitenden.
Dynamische Lohn- und Steuerberechnungen: Workday passt Berechnungen sofort an, sobald Updates im System erfolgen. So bleiben mittelständische Unternehmen stets regelkonform.
Integrierte Steuer-Compliance und Automatisierung: Die Plattform erledigt Steuererklärungen, sendet bei Bedarf Warnungen für Genehmigungen und bietet detaillierte Audit-Trails. So behalten Führungskräfte die Compliance mühelos im Blick.
Selfservice-Portal für Mitarbeitende: Mitarbeitende können ihre Steuerpräferenzen und Infos zur Direktüberweisung bequem im Selfservice-Portal managen – oder einfach den Self-Service Agent in natürlicher Sprache fragen. Zudem können sie dort digitale Gehaltsabrechnungen einsehen oder ausdrucken.
Sana Payroll Agent: Scannt kontinuierlich nach Problemen in der Entgeltabrechnung, zeigt exakt auf, was fehlerhaft ist oder fehlt, und führt Administratoren durch die Lösung. So bleiben Teams bei Abrechnungsläufen stets einen Schritt voraus, statt erst auf Ausfälle reagieren zu müssen.
Cloud-Skalierbarkeit: Workday passt die Konfiguration der Entgeltabrechnung in mittelständischen Unternehmen flexibel an, sobald neue Standorte, Länder oder Rollen hinzukommen.
Datensicherheit auf Unternehmensniveau: Mittelständische Teams können die Daten zu Entgeltabrechnung und Steuern durch strenge Zugriffs- und Verschlüsselungskontrollen auf der Workday-Plattform maximal absichern.
Workday GO-Partnernetzwerk: Vernetzen Sie sich mit geprüften Partnern für die Entgeltabrechnung für Managed Services oder länderspezifische Anforderungen – alle nahtlos in Workday integriert. Greifen Sie so im Rahmen Ihrer Workday-Partnerschaft auf externe Lösungen und Dienste zu.
Wesentliche Erfolgsfaktoren für Workday Payroll
Die Entgeltabrechnung erfolgt immer weniger manuell und zunehmend automatisiert. Moderne KI-Agenten erledigen die Arbeit, anstatt Vorschläge zu machen. Mit Workday GO kann Ihr mittelständisches Unternehmen Daten aus Entgeltabrechnung, HR und Finanzen in einem Modell für einheitliche Daten vernetzen. Das garantiert, dass das System immer auf die aktuellsten Personaldaten zugreift, um absolut präzise Abrechnungsläufe zu managen. Der Sana Payroll Agent ist jedem Lauf stets einen Schritt voraus – und die deterministischen Kontrollmechanismen von Workday sorgen dafür, dass diese Intelligenz genau die Sicherheit liefert, die eine Entgeltabrechnung zwingend erfordert. Durch die Transformation Ihrer Entgeltabrechnung mit Workday GO gewinnen Sie wertvolle Zeit. So können Sie sich auf strategische Initiativen konzentrieren, die das Wachstum Ihres mittelständischen Unternehmens stärken und Ihnen einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen. Eine neue Arbeitswelt für Ihr mittelständisches Unternehmen beginnt.
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