Herausforderungen
Die University of Findlay (UF) ist landesweit für ihre hochwertigen, spezifischen Bildungsprogramme und akademische Leistungen bekannt. Sie hatte seit 1985 dasselbe System für Enterprise Resource Planning im Einsatz und war auf manuelle Kontrollen ohne zuverlässige Reporting-Funktionen angewiesen. Die Universität erkannte, dass ein erheblicher Bedarf an der Modernisierung ihrer Systeme und Prozesse bestand.
Warum Workday
Workday wurde als der beste Partner angesehen, um die UF bei der Aktualisierung ihrer Geschäftsprozesse und Berichtsanforderungen zu unterstützen, die Datenintegrität und -analyse zu verbessern und Eltern und Studierenden eine moderne, anwenderfreundliche Erfahrung zu bieten.
Vorteile und Ergebnisse
Prozessautomatisierung/Funktionale Effizienz
Findlay hat seine IT-Umgebung vereinfacht sowie manuelle und transaktionale Verwaltungsaufgaben durch Automatisierung und konfigurierbare Workflows reduziert. Durch die Abschaffung papiergestützter Prozesse und die Bereitstellung moderner Funktionen arbeiten die Anwender nun effizienter und haben mehr Zeit für strategische Aktivitäten. Zu den wichtigsten Verbesserungen gehören die Verkürzung der Zykluszeiten für die Entgeltabrechnung, den Periodenabschluss, die Kreditorenbuchhaltung und das Beschaffungswesen sowie Effizienzsteigerungen während der Immatrikulation.
50 %
Verkürzung der Zykluszeit für die Entgeltabrechnung und den Monatsabschluss
60 %
Verkürzung der Beschaffungszeit
Anwendererfahrung
Mit Workday hat Findlay eine intuitive Anwenderoberfläche und Erfahrung für Lehrkräfte, Mitarbeiter und Studierende geschaffen. Die Universität profitiert von standardisierten Prozessen über alle Abteilungen hinweg in einer einzigen Lösung. Die Anwender können nun Selfservice-Funktionen nutzen, um Prozesse einzuleiten oder direkt auf ihre Informationen zuzugreifen. Ein Rückgriff auf die IT-Abteilung, die HR-Abteilung oder die Geschäftsstelle ist nicht mehr erforderlich. Für die Zukunft ist unter anderem Workday Student geplant, mit dem sowohl Studierende als auch Eltern von der gleichen Anwendererfahrung profitieren können.
Standardisierte Geschäftsprozesse in der gesamten Universität
Einheitliche Anwendererfahrung während des gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter
Der Zeitaufwand der HR-Abteilung für IPEDS-Reporting ging um 60 % zurück
Kontrollen und Entscheidungshilfen
Vor Workday war Findlay auf manuelle Kontrollen angewiesen und verfügte nicht über zuverlässige Reporting-Funktionen, um die Anforderungen der HR-Abteilung und der Geschäftsstelle zu erfüllen. Findlay verfügt nun über die Lösungen, um strategische, datengestützte Entscheidungen in Bezug auf Beschaffungsausgaben, Compliance, Budgetmanagement/Prognosen und Kostenstellenverantwortung zu automatisieren und voranzutreiben. So kann die Universität die studierendenzentrierten Erfahrungen und Interaktionen weiter verbessern.
Erhebliche Verringerung der außerplanmäßigen Ausgaben
98 Schlüsselkontrollen automatisiert
Verringerung des Zeitaufwands für Finanzaufstellungen um 67 %