Innovativer Filesharing-Anbieter erzielt massive Effizienzvorteile

Die Mission von WeTransfer ist es, den Austausch großer Dateien so einfach wie möglich zu gestalten. Seit seiner Gründung hat sich das Unternehmen zu einer weltweit bekannten Kollaborations- und Filesharing-Plattform für Kreative entwickelt. Das Unternehmen mit Niederlassungen in New York, London und Paris beschäftigt mittlerweile 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dank seiner globalen Reichweite verzeichnet es jeden Monat über 80 Millionen aktive Anwender in 190 Ländern.

Dieser Erfolg ist zu einem großen Teil der Einfachheit und Zuverlässigkeit seines Kernprodukts geschuldet, ebenso wie dem werteorientierten Ansatz des Unternehmens für den verantwortungsvolle Einsatz von Technologie und Geschäftspraktiken. Mit der Zertifizierung als Benefit Corporation (B Corporation) konnte das Unternehmen seine Erfolgsbilanz als Betrieb festigen, der die höchsten Standards in Bezug auf seine soziale, ökologische und ökonomische Gesamtleistung erfüllt.

Wie bei vielen Scale-ups hatten sich im Zuge des Wachstums bei WeTransfer eine Vielzahl von SaaS-Abonnements in verschiedenen Abteilungen angesammelt. Die komplexe Architekturlandschaft ließ kaum Raum für Integration und Entwicklung, was zwangsläufig zu Unzufriedenheit, Inkonsistenzen und Ineffizienzen führte.

Besonders problematisch war dabei die mangelnde Skalierbarkeit. Immer deutlicher zeigte sich, dass eine flexiblere, einheitliche Lösung erforderlich war, um die Effizienz zu steigern und die anhaltenden Wachstumsbestrebungen des Unternehmens wirkungsvoll zu unterstützen.

Im Zuge des ISO-Zertifizierungsprozesses mussten Sicherheitsstandards auf die API angewendet werden. Dies und andere Compliance-Anforderungen gaben weitere Impulse für den Umstieg von veralteten Technologien auf eine moderne und dynamische Lösung. Nach einem detaillierten Lösungsvergleich waren sich die Spezialisten für Informationssicherheit einig, dass Workday ihren Sicherheitsanforderungen entsprechen würde.

Abbau von Ineffizienzen und Inkonsistenzen mithilfe einer einzigen Lösung

Allein in der HR-Abteilung von WeTransfer gab es mindestens sieben separate Legacy-Tools, die ein breites Spektrum an Aufgaben abdeckten – von HRIS über das Spesenmanagement bis hin zur Messung von OKRs (Objectives and Key Results). Diese Tools waren weder miteinander noch mit der Entgeltabrechnung oder dem Finanzwesen verknüpft. Dies führte zwangsweise zu zahlreichen manuellen Eingaben, zu doppeltem Aufwand sowie zur Weitergabe potenziell sensibler Daten auf gemeinsam genutzten Laufwerken bzw. per E-Mail.

Als einheitliche Lösung konnte Workday die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Teams und Abteilungen erheblich verbessern. Drei Legacy-Systeme wurden ersetzt, die Recruiting-Plattform wurde in Workday integriert und die Tools für das Reisemanagement werden ebenfalls demnächst in die Lösung eingebunden. Darüber hinaus wurde die Arbeitsweise der HR-Abteilung bei WeTransfer effizienter gestaltet und somit die vollständige Einhaltung der ISO-Sicherheitsanforderungen sichergestellt.

Nahtlose Zusammenarbeit in Workday auf der Basis aktueller Daten

In jedem Unternehmen gibt es viele interne Prozesse, die ohne die direkte Einbindung verschiedener Abteilungen und Geschäftsbereiche nicht effektiv abgeschlossen werden können. Bei WeTransfer gibt es dafür viele Beispiele, etwa On-/Offboarding-Prozesse, an denen die HR-, IT- und User-Experience-Teams beteiligt sind, und das Reporting zu nicht richtlinienkonformen Ausgaben, an dem die Finanz-, HR- und Führungsteams mitwirken. Ein weiteres gutes Beispiel ist die Datenerfassung für das B-Corporation-Reporting.

Dank Workday kann WeTransfer nicht nur diese Prozesse vereinfachen, sondern auch die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen verbessern. Beispielsweise werden alle unternehmenseigenen Assets, die den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden, jetzt vollständig in Workday erfasst.

Im Zuge von Offboarding-Prozessen erwerben die Mitarbeiter häufig die Geräte, die ihnen das Unternehmen zur Verfügung gestellt hat. Früher musste sich die HR-Abteilung an die IT wenden, um die Informationen zu überprüfen, und anschließend das Finanzteam bitten, den Restwert zu berechnen. Erst dann konnten sie das Entgeltabrechnungsteam anweisen, den entsprechenden Betrag von der letzten Gehaltsabrechnung abzuziehen. Das war umständlich und zeitaufwändig. Jetzt haben alle Beteiligten Zugriff auf das Tracking-Modul, wo die entsprechenden Daten zentral abrufbar sind. Der Prozess ist jetzt vollständig automatisiert, wobei alle relevanten Details und die enge Zusammenarbeit der Abteilungen sofort in einem einzigen Screenshot erfasst werden.

Auch die Spesenabrechnung wurde durch Workday transformiert. In der bisherigen Architektur durchlief der Vorgang drei Systeme, bevor er von der HR-Lösung erfasst wurde. Allein die Generierung der Daten war eine Herausforderung. Und wenn sie schließlich der Finanzabteilung vorlagen, mussten sie erneut abgeglichen werden. Da alle in derselben Lösung arbeiten, verläuft der Prozess jetzt nahtlos und wesentlich schneller.

Modernisierung und Optimierung etablierter Prozesse

„Ein großer Vorteil von Workday besteht darin, dass es sich gemeinsam mit unserem Unternehmen weiterentwickelt“, erklärt Katia Malashyna-de Jong, Senior Director Enterprise IT bei WeTransfer. „Uns war klar, dass die Einführung der Lösung nicht das Ende der Geschichte, sondern der Beginn einer neuen Arbeitsweise sein würde. Deshalb wurde das Deployment von einem engagierten, passionierten Team betreut. Dieses Team prüft nun, in welchen Bereichen Anpassungen nötig sind, damit die Lösung stets die Anforderungen des Unternehmens erfüllt.“

Ein wichtiger Punkt war, dass sich WeTransfer im Rahmen des Workday-Implementierungsprogramms offen für neue Methoden zur Handhabung von Geschäftsprozessen zeigte. Dies erwies sich als äußerst positiv und ermöglichte es nicht nur, Chancen für weitere Effizienzsteigerungen aufzuzeigen, sondern auch überzeugende Argumente für die Einführung neuer Verfahren zu liefern.