Keller Williams optimiert Beschaffung, Fusionen und Übernahmen mit Workday Contract Lifecycle Management, Powered by Evisort AI

Vor Beginn seiner digitalen Transformation verfügte Keller Williams über eine mehr als zehnjährige Sammlung von Anbieter- und Lieferantenverträgen aus verschiedenen Abteilungen, die in einer Vielzahl von Legacy-Repositorys gespeichert waren. Auslaufende Verträge und automatische Erneuerungen konnten nicht in einem einzigen, übergeordneten Kalender angezeigt werden. 

Das Beschaffungsteam von Keller Williams wünschte sich einen Überblick über alle Vertragsinformationen, ein durchsuchbares Repository, um Verträge nach wichtigen Geschäftsdaten zu durchsuchen, und ein zuverlässiges Warnsystem für Verträge, die geprüft werden mussten.

Schnelle Implementierung mit fortschrittlicher Vertrags-KI

Ursprünglich wollte Keller Williams ein herkömmliches Vertragsmanagementsystem zum Einsatz bringen. Doch die Verantwortlichen wandten sich auch an Evisort (jetzt Workday), um zu sehen, was eine KI-native End-to-End-Plattform für das Vertragslebenszyklus-Management (CLM) leisten kann.

Im Gegensatz zu herkömmlichen CLM-Systemen, deren Integration sechs Monate oder sogar mehr in Anspruch nehmen konnte, war die Workday-Plattform für Keller Williams einfach zu implementieren und fast sofort einsatzbereit – ohne Programmierung oder Datenmigration. Das Beschaffungsteam verfügte innerhalb eines Monats über ein komplettes intelligentes Repository für Verträge und begann kurz darauf mit der Implementierung von Workflows für die Vorabunterzeichnung von Verträgen.

ROI innerhalb des ersten Monats

Innerhalb eines Monats, nachdem Keller Williams Tausende von Verträge auf die Workday-Plattform hochgeladen hatte, fand das Team zwei Verträge für Datenservices, deren Nutzung gar nicht geplant war. Diese Verträge waren in der Masse untergegangen. Ohne Workday wäre Keller Williams also ein Jahr lang an zwei unnötige Verträge gebunden gewesen. Die Einsparungen aus diesen beiden Verträgen deckten die Kosten für die Workday-Lösung.

Keller Williams startete außerdem eine Kampagne zur Suche nach Verträgen, die aufgrund von Klauseln über höhere Gewalt und der Corona-Pandemie aufgehoben oder neu ausgehandelt werden konnten. Mithilfe der benutzerdefinierten KI von Workday war es möglich, die Plattform innerhalb von zwei Tagen auf die Erkennung dieser spezifischen Klauseln zu trainieren.

Die KI von Workday identifizierte die Klauseln anhand des sprachlichen Kontexts selbst dann, wenn der Begriff „höhere Gewalt“ im Dokument gar nicht vorkam. Das Ergebnis war eine Liste von 150 Verträgen bei Anbietern, die überarbeitet werden könnten. Dies führte zu signifikanten Cashflow-Einsparungen.

Erweiterter Anwendungsfall im Bereich der M&A-Analyse

Keller Williams unterzog die Workday-Plattform einem weiteren Test: War es möglich, die KI für M&A-Projekte einzusetzen – eine Aufgabe, die das Unternehmen aus Zeit- und Personalmangel in der Regel auslagerte?

Also gab das Team ein entsprechendes Projekt an ein externes Unternehmen, das 35 wichtige Verträge fand, die überarbeitet werden mussten. Die interne Rechtsabteilung von Keller Williams nutzte die KI von Workday, um die Ergebnisse der externen Firma zu überprüfen, und fand 50 Verträge – nicht 35 –, die überarbeitet werden mussten.

Fortlaufender Nutzen für die Beschaffung

Angesichts von Tausenden von Vertragsdateien bei Keller Williams war es bisher eine schwierige und zeitraubende Aufgabe, die richtigen Informationen zu finden. Mit Workday kann das Beschaffungsteam nun die Fragen der Stakeholder schnell und zuversichtlich beantworten. Die KI von Workday übernimmt das Auffinden und Nachverfolgen wichtiger Vertragsklauseln und Datenpunkte, sodass die Mitarbeiter des Beschaffungsteams von Keller Williams zugunsten strategischer Aufgaben entlastet werden.