Jedes BIMA-Unternehmen weltweit verfügte bisher über seine eigenen Technologien und Prozesse. Das machte es schwierig, auf genaue, standardisierte Daten zuzugreifen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Das Unternehmen wollte seine unterschiedlichen Anwendungen für die Finanz- und die HR-Abteilung durch einen einzigen, rationalisierten Ansatz ersetzen und mit einem Partner zusammenarbeiten, auf den es sich langfristig verlassen konnte.
Wir haben erkannt, dass das Geschäft nicht über den aktuellen Stand hinaus skalierbar war. Die Arbeit bestand zu diesem Zeitpunkt eher darin, punktuelle Probleme zu lösen, statt einen Mehrwert zu schaffen.
Chief Financial Officer
Eine solide Grundlage mit integrierten Workflows
Für BIMA war die Integration zwischen der Finanz- und HR-Abteilung ein wichtiges Anliegen. Workday bot einen hohen wirtschaftlichen Nutzen, insbesondere im Vergleich zum Kauf separater Anwendungen und der Notwendigkeit, eine Schnittstelle zwischen beiden zu pflegen. BIMA hatte zudem Vertrauen in das flexible und skalierbare Cloud-Modell von Workday.
Durch die Einführung von Workday Financial Management und Workday Human Capital Management konnte BIMA Geschäftsabläufe vereinfachen und Kosten über das globale Unternehmen hinweg reduzieren. Außerdem sollte das Unternehmen mit dieser Lösung auf eine zuverlässige und vertrauenswürdige Quelle von Standarddaten für unternehmensübergreifendes Reporting und Prognosen zugreifen können.
BIMA gefielen die Workflows, die in Workday integriert sind, insbesondere die für HR, wo es keine formalen Prozesse gab. Gary Lumsdon, Chief Financial Officer bei BIMA, sagt: „Wir vertrauten auf die vorkonfigurierten Workday-Prozesse und konnten unseren Teams auf der ganzen Welt sagen: Genauso werden wir es machen, es sei denn, es gibt einen rechtlichen oder regulatorischen Grund, davon abzuweichen.“
Intelligenteres Finanzreporting
Das Finanzteam kann sich jetzt darauf konzentrieren, Mehrwert zu schaffen, indem es Einblicke erhält, statt Zeit damit zu verschwenden, die Genauigkeit von Daten zu bestätigen, die aus verschiedenen Lösungen entnommen werden müssen. BIMA führt mit seinen Ländermanagern Gespräche darüber, wie noch effektivere Reporting-Strukturen eingeführt werden können. Das soll zu einer stärkeren globalen Abstimmung über das gesamte Unternehmen hinweg führen.
Die Monats-, Quartals- und Budgetzyklen der BIMA sind jetzt einfacher zu verwalten und benötigen weniger Zeit. „Unser Head of Finance liebt Workday“, sagt James Greenwood, Head of IT Operations. „Es gibt weniger banale Tätigkeiten zu erledigen, wie z. B. die Konsolidierung von Zahlen für Berichte, und unsere leitenden Mitarbeiter können viel mehr mit den Daten machen. Dass wir alle unsere Daten an einem Ort haben, hilft uns bei Datenschutz- und Sicherheitsfragen, und wir können uns um rechtliche und regulatorische Nuancen in verschiedenen Ländern kümmern.“
Vorbereitung auf zukünftiges Wachstum
BIMA sieht nun die Vorteile der Integration von Finanz- und HR-Reporting. Ungefähr 70 % der Kosten von BIMA haben mit Mitarbeitern zu tun. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, ein klares Bild zu gewinnen von der Belegschaft und den Kosten, die sie für das Unternehmen darstellen.
Das Unternehmen kann nun sein Wachstum mit genauen und vertrauenswürdigen Daten planen. Jetzt kann man ganz einfach Einblicke erlangen: Wer für das Unternehmen arbeitet, welche Aufgaben sie haben, welche Stellen zu besetzen sind und wo die Mitarbeiter in die Unternehmensstruktur passen. Gary meint dazu: „Wenn Sie über sieben bis acht Zeitzonen hinweg und in verschiedenen Sprachen und Ländern arbeiten, ist Transparenz bei den HR-Daten von entscheidender Bedeutung.“
Mit Workday verfügen wir über die Basis, das Wachstum unseres Unternehmens über die nächsten 10 oder 20 Jahre hinweg zu unterstützen.
Head of IT Operations
Remote-Arbeit unterstützen
Mit Workday hat BIMA die Einführung von einfacheren und effizienteren Finanz- und HR-Prozessen beschleunigt. Das hat dem Unternehmen dabei geholfen, die Praktiken bei der Remote-Arbeit und bei der Zusammenarbeit auszubauen, die aufgrund der COVID-19-Pandemie eingeführt wurden. Transparentere Finanz- und HR-Daten werden auch in Zukunft die Entscheidungsfindung über vom Unternehmen benötigte permanente Arbeitsplätze unterstützen.
Das Unternehmen hat sich zum Ziel gesetzt, eine internationale Remote-Belegschaft zu fördern und „eine gute Finanz- und HR-Abteilung unterstützt dieses Ziel“, sagt James