Five Rivers Health Centers wird mit US-Bundesmitteln finanziert und muss daher gegenüber der Health Resources and Services Administration (HRSA) nachweisen, dass alle Fachkräfte, die in den Niederlassungen der Organisation in der Patientenversorgung tätig sind, über eine entsprechende Zulassung und die nötigen Qualifikationen verfügen. Zur Sicherstellung der weiteren Finanzierung müssen die Approbationen und Zeugnisse sämtlicher Ärzte, Pflegekräfte, Klinikmitarbeiter und Drittanbieter, die bei Five Rivers arbeiten, nachverfolgt werden: von Berufszulassungen und Bescheinigungen der Drug Enforcement Administration bis hin zu Nachweisen über die Teilnahme an Erste-Hilfe-Kursen, besuchten medizinischen Fortbildungen und abgeschlossenen Facharztweiterbildungen.
Pflege einer Nachweisbibliothek
Mit dem Wachstum der Organisation wurde es immer zeitaufwändiger, alle erforderlichen Daten auf dem neuesten Stand zu halten. Das Team von Five Rivers wusste, dass eine Umstellung von physischer auf digitale Dokumentation unausweichlich war.
Vor Evisort (jetzt Workday) musste ich alle Nachweise Seite für Seite einzeln hochladen. Jetzt kann ich 10 Dokumente auf einmal hochladen. Das war mein Aha-Erlebnis mit der Plattform, weil ich wusste, dass ich so viel Zeit sparen würde.
Executive Assistant
Das Team testete ein branchenspezifisches System für die Zulassungsdokumentation im Gesundheitsweisen, doch schnell wurde klar, dass die Verwaltung zu viel manuelle Arbeit erforderte. „Man musste viele Hürden nehmen, um die benötigten Informationen zu erhalten“, so das Fazit der Chief Medical Officer (CMO) von Five Rivers. „Man musste praktisch alle vorhandenen Prozesse duplizieren, um sie an das neue System anzupassen. Vor der Umstellung auf Evisort (jetzt Workday) hatten wir mindestens drei Jahre lang Probleme mit der Erfassung und Verwaltung von Zulassungen und Qualifikationen.“
Eine innovative Lösung für die Nachweisdokumentation
Um die Anforderungen an die Nachweisdokumentation zu erfüllen, wandte sich das Team von Five Rivers der KI zu, die bereits bei den übrigen Verträgen zum Einsatz kam. Die entsprechenden Dokumente ließen sich einfach in Workday hochladen. „Vor Evisort (jetzt Workday) musste ich alle Nachweise Seite für Seite einzeln hochladen“, erinnert sich ein Executive Assistant bei Five Rivers. „Jetzt kann ich 10 Dokumente auf einmal hochladen. Das war mein Aha-Erlebnis mit der Plattform, weil ich wusste, dass ich so viel Zeit sparen würde.“ Nach dem Hochladen der Dokumente konnten die Teammitglieder die Dateien nach ihren Vorstellungen organisieren und musste sie nicht neu konfigurieren, nur damit sie in ein starres, vordefiniertes System passten.
Bei Five Rivers nutzten wir bereits Evisort (jetzt Workday) für das Vertragsmanagement. Da bot es sich an, die Lösung auch für die Verwaltung von Zulassungen und Qualifikationen zu verwenden.
Chief Medical Officer
„Zu jeder Person, deren Daten wir erfassen müssen, gibt es einen digitalen Ordner mit allen erforderlichen Dokumenten“, so die CMO. „Wenn wir in Evisort (jetzt Workday) benachrichtigt werden, dass ein Dokument bald abläuft, laden wir einfach die neue Version hoch, und das alte Dokument wird in den entsprechenden Ordner verschoben. Das hat den Prozess wesentlich vereinfacht und stellt sicher, dass wir nichts übersehen.“
Diese Dokumentationsfunktion hat Five River auch bei der Einhaltung des Federal Tort Claims Act geholfen. Im Falle einer Klage wegen eines Kunstfehlers muss die Organisation die Approbation des betreffenden Behandelnden vorlegen. Bei Bedarf kann das Team von Five Rivers nun schnell nachweisen, dass es die erforderlichen Schritte zur Überprüfung der Zulassung des betroffenen Mitarbeiters oder Partners vorgenommen hat.
Compliance-Sicherung
Bevor Five Rivers Workday zur Dokumentation von Zulassungen und Qualifikationen nutzte, setzte das Team die Plattform bereits zur Vorbereitung auf Audits der HRSA ein: Die Behörde unterzieht die administrativen, klinischen und finanziellen Abläufe und die entsprechenden Verträge alle drei Jahre einer Prüfung vor Ort. Die Verträge von Five Rivers waren zuvor entweder als physische Unterlagen hinterlegt oder als PDF-Dateien auf Festplatten gespeichert, was die Nachverfolgung der Klauseln und des Ablaufdatums erschwerte.
„Bei HRSA-Audits vor Ort prüfen die Auditoren all unsere Verträge auf Konformität“, so die Chief Financial Officer (CFO) von Five Rivers. „Vor Evisort (jetzt Workday) wurden unsere Verträge in einem Raum voller Aktenschränke aufbewahrt, und wir mussten uns auf historisches Wissen verlassen, um in Erfahrung zu bringen, ob ein Vertrag ausgelaufen war.“
Seit der Einführung der Plattform ist das Team in der Lage, Verträge schnell hochzuladen, zu digitalisieren und zu zentralisieren. Außerdem kann es effizient nach bestimmten, erforderlichen Klauseln in Verträgen suchen und Informationen aktualisieren oder hinzufügen. „Vor einigen Monaten sprachen wir über einen Vertrag mit einer anderen Organisation. Wir fragten uns, ob er eine bestimmte Klausel enthielt oder nicht“, so die CMO weiter. „Unsere CFO meinte, dass sie mal eben in Evisort (jetzt Workday) nachschauen wolle. Und es stellte sich heraus: Ja, die Klausel gibt es!“
Verkürzung der Audit-Vorbereitung von einer Woche auf einen Tag
Die Vorbereitung auf die Besuche der HRSA in den Niederlassungen ist dank des Einsatzes von KI nun wesentlich effizienter. Vor der Implementierung der Plattform benötigte das Team von Five Rivers eine Woche, um alle erforderlichen Unterlagen zusammenzutragen. Dank des zentralisierten Vertrags-Repositorys, der standardisierten Namenskonventionen und der Geschwindigkeit des KI-gestützten Vertragslebenszyklus-Managements dauert dieser Prozess jetzt nur noch einen Tag. „Wenn wir uns auf einen Audit vor Ort vorbereiten, stehen wir stark unter Zeitdruck. Gleichzeitig müssen wir unsere tägliche Arbeit bewältigen“, so die CFO von Five Rivers. „Mit Evisort (jetzt Workday) können wir diesen Zeitverlust durch die Vorbereitung auf die Audits jetzt wieder wettmachen. Damit haben wir nun definitiv eine bessere Erfolgsgrundlage.“
„Evisort (jetzt Workday) hat mir sehr viel Arbeit abgenommen“, so der Executive Assistant von Five Rivers. „Der gesamte Prozess ist weniger stressig. Ich kann einfach das Archiv durchgehen und Dokumente abrufen. Das erleichtert mir die Sache, weil ich mich nicht fragen muss: Wie habe ich das Dokument genannt? Wo finde ich es? Sie müssen nur einen Begriff eingeben und schon erhalten Sie die gesuchte Datei. Alles ist direkt griffbereit. Das ist einfach großartig.“
Dank Evisort (jetzt Workday) muss ich nicht mehr eine Woche warten, bis ich einen Vertrag finde, um ihn dann prüfen zu können. Wenn ich die Vertragsbedingungen einsehen will, kann ich sie direkt aufrufen.
Chief Financial Officer