Eine Bio-Farm in Kauai. Eine globale Bank. Ein aufstrebendes Tech-Unternehmen. Sie alle sind Teil der umfangreichen Kundenbasis von Cushman & Wakefield. Als globales Immobilienunternehmen bietet Cushman & Wakefield seinen Kunden in 60 Ländern Immobilien-, Anlagen- und Projektmanagement.
Die schiere Menge an verarbeiteten Entgeltabrechnungen im Wert von 1,5 Milliarden Dollar und mehr als 100.000 Rechnungen pro Jahr ist sowohl gewaltig als auch komplex. Um den Anforderungen der Kunden gerecht zu werden, müssen Rechnungen, Finanzdaten und andere Transaktionsdokumente zeitnah und genau erstellt werden.
Das ist eine beachtliche Leistung. „Unsere Methoden sind komplex und lassen sich an jeden unserer Kunden anpassen“, sagt Michelle Sinn, Director of Global Non-Brokerage Billing. „Wir müssen große Datenmengen verarbeiten – etwa 7 Millionen Transaktionen pro Jahr.“
Veränderungen im Handumdrehen
Cushman & Wakefield entwickelte mithilfe des Workday Services Partners Intercrowd eine App, die diese Transaktionen effektiver verwaltet.
Mithilfe von Workday Extend arbeitete Intercrowd eng mit dem Entwicklungsteam von Cushman & Wakefield zusammen, um die Neuklassifizierung von Journalpositionen zu implementieren. Damit können Anwender automatisch Korrekturen im Buchungsprozess vornehmen und Buchungen nachträglich korrigieren. Massenkorrekturen und Ad-hoc-Anpassungen sind nun möglich, ohne dass Tausende von Tabelleneinträgen durchsucht werden müssen. Jetzt kann das Unternehmen Journalpositionen spontan anpassen oder die Kosten nach Prozentsätzen, Stunden oder Währung auf mehrere Arbeitsgruppen aufteilen.
Die Vorteile waren klar und unmittelbar. Da Cushman & Wakefield bereits andere Anwendungen von Workday nutzte, waren alle Daten sofort verfügbar. Die Führungskräfte konnten Einsparungen in Höhe von 1 Million Dollar pro Jahr erzielen, da sie für die manuelle Aktualisierung der Journalpositionen keine 6 bis 8 Mitarbeiter mehr benötigten. Mit der neuen App ließ sich der Zeitaufwand für die Aktualisierung von Journaleingaben von 45 Minuten auf 4 Minuten reduzieren. Innerhalb von 75 Tagen nach der Inbetriebnahme verringerte sich die Anzahl der Fehlertickets um 75 %.
„Die Informationen sind viel genauer“, sagt Sinn. „Beim Ausschneiden und Einfügen aus Spreadsheets, wie wir es früher getan haben, passieren ständig Fehler. Das ist ein großer Erfolg für uns.“
Es ist eine Rundum-Lösung, bei der alles im zentralen Workday-System zugänglich ist. Wir müssen erst gar nicht mehr versuchen, ein neues Tool zu konfigurieren.
Global Director of Finance Systems
Genaue Daten
Cushman & Wakefield beschäftigt 13.000 Fachkräfte im Außendienst, etwa ein Viertel der Belegschaft. Diese müssen wöchentlich Stundenzettel einreichen, aus denen hervorgeht, wo und womit sie eine bestimmte Arbeitsstunde verbracht haben.
„Die Angestellten vergaßen manchmal, in ihre Stundenzettel einzutragen, dass sie an einem anderen Standort arbeiteten, sodass unser Buchhaltungsteam dies später über Spreadsheets manuell nachtragen musste", sagt Sinn. „Die Korrektur der Stundenzettel war sehr zeitaufwändig.“
Und jetzt? „Man klickt auf die Schaltfläche ,Bearbeiten‘, um die Stunden in ein anderes Projekt zu verschieben, und dann geschieht alles automatisch", sagt Sinn.
Schnelle Suche
Mit der App können Mitarbeiter im Handumdrehen eine zu ändernde oder zu aktualisierende Positionseingabe finden, ohne erst Dutzende von Eingaben in einem Spreadsheet durchforsten zu müssen.
Wenn Sie beispielsweise nach einem bestimmten Unternehmen in den USA suchen, können Sie nach zusätzlichen Kriterien wie „USA“ filtern, um schneller Ergebnisse zu erhalten.
Sie können auch nach Teilnehmern eines Meetings suchen, das vor Jahren stattgefunden hat, indem Sie den Datumsbereich eingrenzen. Oder Sie recherchieren, wer ein Geschäftsessen bezahlt hat, um zu ermitteln, welches Büro die Rechnung übernommen hat, und legen dann einen Teil der Ausgaben auf andere Abteilungen um. Auch die Suche nach einer bestimmten Projektphase ist möglich. Das ist aber noch längst nicht alles.
Alles geschieht nahtlos und gleichzeitig. Für Endanwender ist alles viel genauer und übersichtlicher.
Director of Global Non-Brokerage Billing
Skalierung nach oben und nach außen
Das Software-Entwicklungsteam von Cushman & Wakefield verwaltet nun die App und ist für Updates zuständig.
„Intercrowd hat die Vorarbeit für uns geleistet“, sagt Sinn. „Da jetzt aber unser internes technisches Daten-Team die App verwaltet, können unsere Mitarbeiter sie verbessern und optimieren.“ Zu den Upgrades gehören beispielsweise zusätzliche Reporting- und Sortierfunktionen.
Das Unternehmen verwendet Workday Extend auch zur Entwicklung neuer Apps. „Gerade haben wir unsere erste Anwendung intern herausgebracht und haben damit einen Volltreffer gelandet", sagt Sinn. „Es ist unglaublich.“
Dabei stehen die Kollegen von Sinn erst am Anfang. „Wir haben das Gefühl, dass dies erst der Anfang unserer Journey mit Workday Extend ist“, sagt Sinn. „Als Unternehmen sind wir immer bestrebt, nach oben und nach außen zu skalieren."
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